Zo organiseer je een voetbaltoernooi
Begin met de datum, locatie en beschikbare wedstrijdvelden. Leg daarna de regels, speelduur en teamindeling vast, zodat je het wedstrijdschema pas maakt wanneer het aantal teams bekend is. Regel scheidsrechters, vrijwilligers, EHBO en vergunningen ruim vooraf; die onderdelen worden vaak te laat opgepakt. In de laatste week controleer je de teamlijst, materialen, boodschappen, parkeerinformatie en weersverwachting. Zo weet iedereen vóór de eerste aftrap waar hij moet zijn en wat er wordt verwacht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Wedstrijdvelden reserveren
- 4
Toernooiregels vastleggen
2 personen
- 5
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
- 6
Teams uitnodigen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier openen
- 8
Scheidsrechters benaderen
2 personen
- 9
Vrijwilligers werven
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Prijzen bestellen
- 13
Vergunningen controleren
- 14
Verzekering controleren
- 15
EHBO-bezetting regelen
- 16
Parkeerinformatie maken
- 17
Deelnemersinformatie versturen
- 18
Definitieve teamlijst maken
2 personen
- 19
Wedstrijdschema bevestigen
2 personen
- 20
Scheidsrechtersrooster maken
- 21
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Prijzen en medailles ophalen
- 25
Weersverwachting controleren
- 26
Teams informeren over weer
- 27
Wedstrijdformulieren printen
- 28
Ballen oppompen
2 personen
- 29
Materiaal klaarzetten
2 personen
- 30
Terrein inspecteren
2 personen
- 31
Velden uitzetten
4 personen
- 32
Doelen plaatsen
4 personen
- 33
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
- 34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 35
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 36
Cateringpunt inrichten
3 personen
- 37
Dranken koud zetten
2 personen
- 38
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 39
Prijzen uitstallen
- 40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 41
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 43
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Event
- 44
Teams ontvangen
3 personen
- 45
Teams registreren
3 personen
- 46
Toernooi openen
2 personen
- 47
Wedstrijden begeleiden
6 personen
- 48
Uitslagen registreren
2 personen
- 49
Tijdschema omroepen
- 50
Dranken serveren
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Hapjes serveren
3 personen
- 53
Afvalbakken legen
2 personen
- 54
Blessures registreren
- 55
Finalisten bekendmaken
- 56
Finale begeleiden
4 personen
- 57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 58
Laatste consumpties serveren
2 personen
- 59
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 60
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
- 61
Doelen en veldmarkering opruimen
4 personen
- 62
Catering afbouwen
3 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Terrein schoonmaken
4 personen
- 66
Meubilair terugzetten
4 personen
- 67
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
- 68
Locatie afsluiten
2 personen
- 69
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 70
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
- 71
Uitslagen publiceren
- 72
Bedankbericht versturen
- 73
Borg en sleutels afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 12
- Reservevoetballenaantal 4
- Pionnenaantal 60
- Veldmarkeringensetsaantal 4
- Mini-doelenaantal 8
- Doelnettenaantal 8
- Fluitjesaantal 8
- Scheidsrechtershorlogesaantal 8
- Scheidsrechterkaartenaantal 16
- Aanvoerdersbandenaantal 16
- Trainingshesjesaantal 40
- Pompaantal 2
- Reserveventielenaantal 20
- Meetlintaantal 2
- Scorebordenaantal 4
- Klembordenaantal 8
- Pennenaantal 30
- Wedstrijdformulierenaantal 100
- Programmaboekjesaantal 250
- Medaillesaantal 60
- Bekersaantal 4
- Prijzenaantal 8
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 40
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Versterker
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Handmegafoon
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerbladenaantal 12
- Waterkannenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Teamtafelnummersaantal 16
- Toernooibanner
- Prijsuitreikingstafel
Schoonmaak
- Schoonmaakemmeraantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en wedstrijdvelden minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer meteen hoeveel velden, kleedkamers, stroompunten en parkeerplaatsen beschikbaar zijn; dat bepaalt hoeveel teams je aankunt.
- Open de inschrijving pas nadat regels, leeftijdscategorieën, teamgrootte en sluitingsdatum vaststaan. Sluit de aanmelding bij voorkeur 2 weken voor het toernooi, zodat je tijd hebt voor een definitieve teamlijst en een haalbaar schema.
- Plan scheidsrechters en vrijwilligers niet alleen voor de wedstrijden. Reken ook bezetting voor inschrijving, scoreverwerking, veldbeheer, EHBO en opruimen; maak beide roosters uiterlijk 1 week vooraf.
- Maak het wedstrijdschema op basis van de definitieve teams en bevestig het 3 tot 5 dagen voor de wedstrijddag. Neem per wedstrijd wisseltijd en minimaal 10 minuten buffer per speelronde op, anders loopt het programma snel uit.
- Controleer materiaal en praktische zaken de dag vóór het toernooi. Test de geluidsinstallatie, pomp de voetballen op, leg reserveballen en reserveventielen klaar en zet wedstrijdformulieren, pennen en scoreborden per veld klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een voetbaltoernooi organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en velden. Voor een klein toernooi kan 6 weken volstaan, maar regel scheidsrechters, vergunningen en EHBO niet later dan 3 weken vooraf.
- Hoe maak je een wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?
- Wacht tot de inschrijving is gesloten en de teams definitief zijn, meestal 2 weken vooraf. Plan daarna wedstrijden, rust- en wisseltijden en houd minimaal 10 minuten buffer per ronde aan.
- Hoeveel scheidsrechters en vrijwilligers heb je nodig voor een voetbaltoernooi?
- Reken per gelijktijdig gebruikt veld op 1 scheidsrechter en minimaal 1 vrijwilliger voor score of veldbegeleiding. Voeg daarnaast minstens 2 mensen toe voor inschrijving, EHBO en algemene coördinatie.
- Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een voetbaltoernooi?
- Stuur een eerste praktische bevestiging ongeveer 2 weken vooraf en de definitieve teamindeling en wedstrijdtijden 3 tot 5 dagen voor de start. Vermeld ook parkeerinformatie, aanmeldtijd, regels en wat teams zelf moeten meenemen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!