Zo organiseer je een studentenpicknick
Begin met de deelnemerslijst en leg meteen een sluitingsdatum voor aanmeldingen vast. Daarna bepaal je het menu, de hoeveelheden en de indeling van de parkplek, terwijl je dieetwensen apart verzamelt. Regel vervolgens vervoer, koelboxen en herbruikbaar servies; juist die spullen worden vaak te laat gecontroleerd. Plan op de dag zelf eerst het koelen en voorbereiden, daarna het transport en de opbouw van tenten, tafels en kleedjes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Aanmeldingen openen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Parkplek reserveren
- 6
Weersverwachting controleren
- 7
Definitieve deelnemerslijst maken
- 8
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
- 9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 10
Koelboxen en kratten klaarzetten
2 personen
- 11
Materialen ophalen
2 personen
- 12
Boodschappen doen
3 personen
- 13
Dranken koelen
2 personen
- 14
Groenten en fruit wassen
2 personen
- 15
Brood en wraps voorbereiden
3 personen
- 16
Salades voorbereiden
3 personen
- 17
Vegetarische porties apart zetten
2 personen
- 18
Picknickkisten inpakken
3 personen
- 19
Route en plattegrond delen
- 20
Weersalarm instellen
- 21
Locatie afzetten
2 personen
- 22
Materialen naar locatie brengen
4 personen
- 23
Partytenten opbouwen
4 personen
- 24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 25
Picknickkleedjes uitspreiden
3 personen
- 26
Buffettafels inrichten
3 personen
- 27
Eten en drinken klaarzetten
4 personen
- 28
Muziek en verlichting testen
2 personen
Event
- 29
Gasten ontvangen
4 personen
- 30
Hapjes serveren
3 personen
- 31
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
- 32
Dranken bijvullen
2 personen
- 33
Buffet aanvullen
3 personen
- 34
Afvalbakken legen
2 personen
- 35
Koffie en thee serveren
2 personen
- 36
Dessert en fruit serveren
2 personen
- 37
Verlichting inschakelen
2 personen
- 38
Laatste ronde dranken schenken
2 personen
- 39
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 40
Eten veilig verpakken
3 personen
- 41
Servies en materialen verzamelen
4 personen
- 42
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 43
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 44
Partytenten afbreken
4 personen
- 45
Locatie schoonmaken
4 personen
- 46
Materialen terugbrengen
3 personen
- 47
Servies afwassen
3 personen
- 48
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
- 49
Overgebleven eten controleren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Picknickkleedjesaantal 15
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 75
- Herbruikbare kommenaantal 65
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 80
- Opscheplepelsaantal 10
- Scharenaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksserviezenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Keukenmessenaantal 5
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Powerbanksaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 3
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- LED-lantaarnsaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 6
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 2
- Frisbeesaantal 4
- Badmintonsetsaantal 3
- Picknickspellenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handvegersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afwasbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de aanmeldingen uiterlijk 5 dagen voor de picknick en maak daarna de definitieve deelnemerslijst. Zo kun je porties, vegetarische hoeveelheden en het aantal bekers en borden gericht bepalen.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en stel een weersalarm in. Spreek vooraf af wanneer je de parkplek verplaatst of het programma inkort; alleen hopen op beter weer geeft te weinig voorbereidingstijd.
- Koel dranken minstens 4 uur voor vertrek in koelboxen en zet koelboxen met eten apart van die met drinken. Zo blijft het voedsel langer koud en wordt niet elke koelbox voortdurend geopend.
- Bereid groenten, fruit, brood, wraps en salades de dag ervoor voor, maar houd vegetarische porties apart. Label schalen en serveerlepels, zodat dieetwensen tijdens het buffet niet door elkaar raken.
- Maak de opbouwvolgorde op papier: eerst locatie afzetten, daarna partytenten, tafels en stoelen, en pas dan kleedjes, buffet en spelmateriaal. Reken voor een kleine studentenpicknick minimaal 60 minuten opbouwtijd op locatie.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel eten heb je nodig voor een studentenpicknick?
- Reken per persoon op ongeveer 3 tot 4 belegde broodjes of wraps, 200 tot 250 gram salade of fruit en een kleine snack. Tel voor de zekerheid 5 tot 10 procent extra, vooral als deelnemers zich laat aanmelden.
- Hoeveel drinken moet ik kopen voor een studentenpicknick?
- Voor het eerste uur reken je op 2 tot 3 drankjes per persoon. Plan daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur en zorg dat water altijd beschikbaar is; koel de voorraad minimaal 4 uur vooraf.
- Wanneer moet ik de aanmeldingen voor een studentenpicknick sluiten?
- Sluit de aanmeldingen 5 dagen voor de picknick. Gebruik de daaropvolgende 2 dagen voor dieetwensen, hoeveelheden en de boodschappenlijst, zodat je uiterlijk 2 dagen vooraf kunt inkopen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een studentenpicknick op te bouwen?
- Reserveer minimaal 60 minuten voor de opbouw op locatie en nog 30 minuten voor het uitladen en verdelen van materialen. Bij partytenten, tafels en stoelen voor een grotere groep is 90 minuten veiliger.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!