Zo organiseer je een straatfeest zonder last-minute chaos

Begin met de datum, de straat en de benodigde straatafsluiting. Controleer daarna de vergunningvoorwaarden voordat je uitnodigingen verstuurt, want die bepalen vaak waar en wanneer je het feest kunt houden. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen, leg leveranciers vast en maak vervolgens een programma met duidelijke taken per vrijwilliger. In de laatste week controleer je materiaal, boodschappen en weersverwachting; op de dag zelf werk je met vaste momenten voor opbouw, eten, opruimen en het vrijmaken van de straat.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Vraag de straatafsluiting en eventuele vergunning minimaal 6 tot 8 weken vooraf aan. Controleer daarna de voorwaarden nogmaals: daarin kunnen tijden, doorgang voor hulpdiensten en regels voor geluid of tenten staan.
Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het feest. Dan kun je de definitieve gastenlijst, dieetwensen, hoeveelheden eten en het aantal tafels en stoelen op elkaar afstemmen.
Plan de opbouw in blokken van 30 tot 60 minuten. Zet partytenten, tafels en stoelen eerst neer, test daarna speakers en microfoons en plaats pas als laatste de versiering, het buffet en de gekoelde dranken.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf met voldoende koelelementen en gebruik aparte koelboxen voor drinken en kwetsbaar eten. Bereid sauzen, dressings, gesneden groenten en gemarineerd vlees zo veel mogelijk de dag ervoor.
Wijs per onderdeel één verantwoordelijke en één vervanger aan. Laat aan het einde minstens 30 minuten reserveren voor afval, geleende spullen, verlengsnoeren, stekkerdozen en het vrijmaken van de straat; dat wordt vaak te laat begonnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een straatfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de datum, de straatafsluiting en de vergunningvoorwaarden. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor het feest en leg de definitieve gastenlijst 7 dagen vooraf vast.
Hoeveel drank heb je nodig voor een straatfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast per persoon ongeveer 0,5 liter water of frisdrank en houd extra voorraad voor warm weer.
Wanneer moet je eten voorbereiden voor een straatfeest?: Maak sauzen, dressings en gesneden groenten bij voorkeur 1 dag vooraf. Marineer vlees maximaal 24 uur van tevoren, koel alles direct terug en bereid barbecuegerechten pas op de dag zelf.
Hoe plan je de opbouw van een straatfeest?: Start minimaal 2 uur voor de afgesproken begintijd met de opbouw. Reserveer eerst 45 tot 60 minuten voor tenten, tafels en stoelen, daarna 30 minuten voor stroom en geluid en nog 30 minuten voor buffet, drinken en controle.