Zo organiseer je een silent discopicknick

Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, vergunning en reservering van de silentdiscoapparatuur. Leg daarna het aantal deelnemers vast, zodat je hoofdtelefoons, picknickmeubilair en eten kunt afstemmen. Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en werk met offline opgeslagen muziek, want mobiel bereik en stroom zijn niet overal betrouwbaar. Op de dag zelf draait alles om een vroege opbouw, een gelijktijdige test van de muziekkanalen en een plan voor wind of regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en vergunning controleren
2
Silentdiscoapparatuur reserveren
3
Picknickmeubilair reserveren
4
Aanmeldformulier aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Muziek afspeellijsten samenstellen
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Definitieve deelnemerslijst maken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Hapjes en salades voorbereiden
3 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Apparatuur opladen
2 personen
15
Muziekbestanden offline opslaan
16
Weersbestendige kleding klaarleggen
17
Locatie inspecteren
2 personen
18
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
19
Picknickkleden uitrollen
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
24
Muziekkanalen testen
2 personen
25
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
26
Registratietafel klaarzetten
2 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen en registreren
3 personen
29
Hoofdtelefoons uitgeven
2 personen
30
Silentdisco uitleg geven
31
Hapjes en salades serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
34
Hoofdtelefoons controleren
35
Verlichting inschakelen
36
Laatste ronde aankondigen
37
Hoofdtelefoons innemen
3 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
3 personen
39
Buffet en drankpunt afbouwen
3 personen
40
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
41
Meubilair afbreken
4 personen
42
Verlichting en decoratie verwijderen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
4 personen
44
Overgebleven eten koelen
2 personen
45
Apparatuur laten opladen
46
Materialen inventariseren
2 personen
47
Servies en koelboxen reinigen
2 personen
48
Gehuurde materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknickkledenaantal 20
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekopjesaantal 50

Apparatuur

Silentdiscohoofdtelefoonsaantal 90
Silentdiscozenderaantal 2
Muziekspelersaantal 2
Hoofdtelefoonladersaantal 6
Reservehoofdtelefoonsaantal 5
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Reserveaudiokabelsaantal 4
Bluetoothspeaker

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Ledlantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Tafelversieringaantal 8
Welkomstbord
Richtingbordjesaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukenhandschoenenaantal 4
Voedselbakken met dekselaantal 12
IJslepelsaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de silentdiscohoofdtelefoons minimaal vier weken vooraf en tel per tien deelnemers minstens één reservehoofdtelefoon mee. Test ook de zender, laders en reserveaudiokabels voordat de apparatuur wordt opgeborgen.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk zeven dagen voor de picknick, zodat je de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en hoeveelheden hapjes en drank kunt maken. Houd enkele extra porties achter de hand voor onverwachte deelnemers.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen zo neer dat eten en apparatuur beschut staan, en laat deelnemers vooraf weten welke weersbestendige kleding nodig is.
Laad hoofdtelefoons, muziekspelers en powerbanks de avond ervoor volledig op en sla alle muziek offline op. Neem voor elk aansluitpunt een reservekabel mee en test alle kanalen voordat gasten arriveren.
Plan minstens 90 minuten voor de start voor locatie-inspectie, leveringen, kleden, verlichting, buffet en techniek. Loop daarna met één hoofdtelefoon langs de zitplekken om bereik, volume en verstaanbaarheid van de aanwijzingen te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel hoofdtelefoons heb je nodig voor een silent discopicknick?: Neem voor iedere aangemelde deelnemer één hoofdtelefoon en minimaal 10 procent reserve. Bij 40 deelnemers betekent dat 44 hoofdtelefoons; controleer daarnaast of alle exemplaren volledig zijn opgeladen.
Hoe lang van tevoren moet je een silent discopicknick organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, vergunning en apparatuur. Sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de datum, zodat je eten, drank en meubilair definitief kunt plannen.
Wanneer moet je de muziek voor een silent discopicknick regelen?: Maak de afspeellijsten uiterlijk één week vooraf en sla de bestanden de dag ervoor offline op. Test op de dag zelf alle muziekkanalen minstens 60 minuten voor aankomst van de deelnemers.
Wat doe je bij regen tijdens een silent discopicknick?: Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over beschutting of uitstel en controleer de verwachting opnieuw op de ochtend zelf. Bescherm buffet en apparatuur met partytenten en zorg dat deelnemers vooraf weten welke kleding en schoenen geschikt zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!