Zo organiseer je een praktische schuldhulpavond
Begin met een helder programma waarin uitleg, persoonlijke gesprekken en pauzes een vaste plek krijgen. Bevestig sprekers en begeleiders vroeg, omdat advieshoekjes alleen werken als er genoeg mensen beschikbaar zijn. Regel daarna de aanmeldingen, dieetwensen en hand-outs, zodat je op de avond zelf geen formulieren hoeft na te zoeken. Plan de zaalopbouw ruim vóór de ontvangst: registratie, presentatieapparatuur en gesprekstafels vragen elk een eigen plek.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Programma en tijden vastleggen
2 personen
- 2
Sprekers en begeleiders bevestigen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Aanmeldbevestigingen versturen
- 7
Locatie en zaalindeling reserveren
- 8
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
- 9
Hand-outs en formulieren printen
2 personen
- 10
Deelnemerslijst controleren
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Koelproducten koelen
- 13
Materialen naar locatie brengen
2 personen
- 14
Zaal controleren
2 personen
- 15
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 16
Advieshoekjes inrichten
3 personen
- 17
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
- 18
Registratietafel inrichten
2 personen
- 19
Hand-outs klaarleggen
2 personen
- 20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 21
Dranken koud zetten
- 22
Catering klaarzetten
2 personen
- 23
Techniek en presentatie testen
2 personen
Event
- 24
Ontvangst en registratie verzorgen
3 personen
- 25
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
- 26
Koffie en thee serveren
2 personen
- 27
Welkomstpresentatie verzorgen
- 28
Informatiesessie begeleiden
2 personen
- 29
Vragenronde begeleiden
2 personen
- 30
Hapjes en dranken bijvullen
2 personen
- 31
Individuele gesprekken begeleiden
5 personen
- 32
Aanvullende informatie uitdelen
2 personen
- 33
Aanwezigheidslijst afronden
- 34
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen
Nazorg
- 35
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
- 36
Servies afwassen
2 personen
- 37
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 38
Apparatuur loskoppelen
2 personen
- 39
Afval verzamelen
2 personen
- 40
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
- 41
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 42
Opvolginformatie versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 10
- Registratietafel
- Gesprekstafelsaantal 5
- Bureaustoelenaantal 10
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze microfoon
- Powerbanksaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Theelepelsaantal 60
- Vorkenaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Serveerschalenaantal 6
- Tangenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
Kantoor
- Naamkaartjesaantal 60
- Pennenaantal 40
- Klembordenaantal 10
- Notitieblokkenaantal 40
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 6
- Plakbandaantal 3
- Schaaraantal 2
- Documentmappenaantal 60
- Informatiefoldersaantal 100
Verlichting
- Tafellampenaantal 5
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan minimaal 60 minuten voor de start van de ontvangst in voor zaalopbouw, het aansluiten van laptop, beamer, scherm en microfoon en een volledige techniektest.
- Gebruik aparte gesprekstafels voor de advieshoekjes en zet naamkaartjes, pennen, klemborden en notitieblokken daar vooraf klaar. Zo hoeven bezoekers hun persoonlijke vraag niet bij de registratietafel te bespreken.
- Controleer de deelnemerslijst uiterlijk 24 uur vooraf en leg hand-outs en formulieren per deelnemer klaar. Print enkele extra exemplaren, omdat bezoekers soms zonder aanmelding komen.
- Zet koffie, thee, water en gekoelde producten pas kort voor de ontvangst klaar. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 koppen koffie of thee per deelnemer en houd extra glazen beschikbaar.
- Laat sprekers en begeleiders uiterlijk 7 dagen vooraf hun aanwezigheid bevestigen en verzamel hun presentaties uiterlijk 48 uur voor de avond. Bewaar alles op één laptop en neem een HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen mee.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een schuldhulpavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met programma, locatie en begeleiders. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf af, zodat je de deelnemerslijst en catering kunt controleren.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een schuldhulpavond?
- Plan minimaal 1 begeleider per advieshoekje en daarnaast 1 persoon voor registratie en ontvangst. Bij 20 deelnemers zijn bijvoorbeeld 2 advieshoekjes, 2 begeleiders en 1 registratiepersoon een werkbaar uitgangspunt.
- Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal klaar te zetten?
- Reserveer minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, registratie, hand-outs, koffie en techniek. Plan nog 15 minuten extra als de locatie niet bekend is of als je meerdere gesprekstafels en een presentatieopstelling moet maken.
- Wanneer test je de techniek voor een schuldhulpavond?
- Test laptop, beamer, scherm, microfoon en kabels uiterlijk 30 minuten vóór de ontvangst en controleer ook het geluid vanaf de achterste stoel. Zet de presentatie daarnaast 48 uur vooraf op de laptop om bestandsproblemen op de avond zelf te voorkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!