Een schrijfworkshop organiseren: zo pak je het aan
Een schrijfworkshop staat of valt met een helder programma, voldoende schrijftijd en een ruimte waarin deelnemers rustig kunnen werken. Begin met de locatie en werk daarna terug vanaf de workshopdatum: uitnodigingen, aanmeldingen en deelnemersinformatie moeten op tijd klaar zijn. Bereid werkvormen, werkbladen en voorleesbijdragen afzonderlijk voor, zodat je tijdens de workshop niet hoeft te improviseren. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, geteste techniek en ingerichte werkplekken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Programma uitwerken
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Deelnemersinformatie versturen
- 7
Werkvormen voorbereiden
- 8
Werkbladen opmaken
- 9
Presentatie klaarzetten
- 10
Voorleesbijdragen verzamelen
- 11
Catering bestellen
- 12
Materialen controleren
2 personen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Werkbladen printen
- 15
Naamkaartjes maken
- 16
Deelnemerslijst printen
- 17
Dranken koelen
- 18
Locatie openen
2 personen
- 19
Tafels opstellen
2 personen
- 20
Stoelen plaatsen
2 personen
- 21
Werkplekken inrichten
2 personen
- 22
Presentatie testen
- 23
Koffiepunt inrichten
- 24
Ontvangsttafel inrichten
Event
- 25
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 26
Programma toelichten
- 27
Schrijfoefening begeleiden
- 28
Koffiepauze verzorgen
2 personen
- 29
Dranken bijvullen
- 30
Feedbackronde begeleiden
- 31
Pauzehapjes serveren
2 personen
- 32
Verdiepende oefening begeleiden
- 33
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
- 34
Diner serveren
2 personen
- 35
Dranken bijvullen
- 36
Voorleesronde begeleiden
- 37
Afsluitende schrijfopdracht geven
- 38
Feedbackformulieren uitdelen
- 39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 40
Servies afruimen
2 personen
- 41
Restanten verpakken
2 personen
- 42
Materialen verzamelen
2 personen
- 43
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
- 44
Afval verzamelen
- 45
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 46
Apparatuur uitschakelen
- 47
Locatie afsluiten
- 48
Feedback verwerken
- 49
Bedankmail versturen
- 50
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 5
- Stoelenaantal 22
- Ontvangsttafel
- Krukkenaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Bluetoothspeaker
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
- Serveerschalenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 4
Servies
- Bordenaantal 24
- Kommetjesaantal 24
- Glazenaantal 30
- Koffiekopjesaantal 24
- Besteksetsaantal 24
- Waterkannenaantal 4
Schrijfmateriaal
- Notitieboekenaantal 22
- Balpennenaantal 30
- Potlodenaantal 24
- Gummenaantal 24
- Markeerstiftenaantal 12
- Stiftenaantal 24
- Post-itsaantal 10
- Whiteboard
- Whiteboardstiftenaantal 6
- Papiersnijder
- Naamkaartjesaantal 24
Decoratie
- Tafelkledenaantal 5
- Klembordenaantal 5
- Pennenbakjesaantal 5
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma uiterlijk 3 weken vooraf vast. Plan afwisselend uitleg, schrijftijd en feedback; reserveer per schrijfopdracht minimaal 20 minuten en houd ruimte voor voorlezen.
- Stuur deelnemersinformatie minstens 7 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, route, wat deelnemers zelf meenemen en vraag dieetwensen uiterlijk 5 dagen van tevoren uit.
- Maak per deelnemer één werkplek met een notitieboek, balpen, potlood en gum. Leg extra schrijfmateriaal, post-its en stiften klaar voor werkvormen waarbij deelnemers op het whiteboard of in groepjes werken.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 60 minuten voor aanvang. Zet de presentatie al klaar en controleer ook of het geluid via de bluetoothspeaker werkt.
- Richt ontvangst- en koffiepunt in voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Zet naamkaartjes en de geprinte deelnemerslijst klaar, koel dranken en plaats waterkannen op de werktafels; zo kun je de eerste 10 minuten volledig aan ontvangst besteden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een schrijfworkshop?
- Reken voor een schrijfworkshop op 3 tot 4 uur, inclusief pauze. Plan bij een programma van 3 uur ongeveer 90 minuten schrijftijd, verdeeld over meerdere opdrachten, en houd minstens 30 minuten voor feedback of voorleesbijdragen.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een schrijfworkshop versturen?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen voor de workshop, zodat je dieetwensen kunt verzamelen, deelnemersinformatie kunt sturen en werkbladen op maat kunt printen.
- Hoeveel deelnemers passen in een schrijfworkshop?
- Voor persoonlijke feedback werkt een groep van 8 tot 12 deelnemers meestal het prettigst. Bij meer dan 12 deelnemers heb je extra begeleiders, meer tijd voor feedback of kleinere werkgroepen nodig.
- Wanneer moet ik de materialen voor een schrijfworkshop controleren?
- Controleer materialen en techniek uiterlijk 2 dagen vooraf en doe op de workshopdag nog een test. Print werkbladen en de deelnemerslijst bij voorkeur de dag ervoor, zodat ontbrekende pagina’s of namen nog kunnen worden aangevuld.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!