Zo organiseer je een rooftop filmavond
Begin niet met popcorn of decoratie, maar met de film, de rechten en de daklocatie. Bevestig daarna hoeveel mensen je kunt ontvangen, hoe ze binnenkomen en wat je doet bij regen of harde wind. Test beeld, geluid en stroom ruim vóór de avond en sla de film lokaal op. Op de dag zelf werk je van techniek en zitplaatsen naar buffet, drank en verlichting, zodat je na zonsondergang niet meer hoeft te improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Film en vertoningsrechten vastleggen
- 2
Daklocatie en toegang bevestigen
- 3
Weersverwachting en regenplan controleren
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Reservering van extra stoelen maken
- 8
Techniek vooraf testen
2 personen
- 9
Boodschappenlijst controleren
- 10
Voorraad en houdbaarheid controleren
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Film downloaden en lokaal opslaan
- 13
Muziek en afspeellijst klaarzetten
- 14
Hapjes en drankjes koelen
2 personen
- 15
Groenten en fruit wassen
2 personen
- 16
Wraps en broodjes voorbereiden
3 personen
- 17
Popcorn bereiden
2 personen
- 18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 19
Scherm en projector plaatsen
2 personen
- 20
Speakers en laptop aansluiten
2 personen
- 21
Kabels veilig afplakken
2 personen
- 22
Sfeerverlichting ophangen
2 personen
- 23
Zitplaatsen en looproutes markeren
2 personen
- 24
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
- 25
Toilet- en afvalpunten controleren
- 26
Beeld en geluid finaliseren
2 personen
- 27
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Event
- 28
Gasten ontvangen
3 personen
- 29
Programma en huisregels toelichten
- 30
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
- 33
Film starten
- 34
Beeld en geluid tijdens film bewaken
- 35
Pauze aankondigen
- 36
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
- 37
Gasten veilig naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
- 38
Afval en lege verpakkingen verzamelen
3 personen
- 39
Servies en glaswerk verzamelen
2 personen
- 40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 41
Decoratie en verlichting verwijderen
2 personen
- 42
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
- 43
Dakvloer en tafels schoonmaken
3 personen
- 44
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 45
Servies afwassen en drogen
2 personen
- 46
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 47
Overgebleven eten veilig opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 45
- Loungebankenaantal 4
- Tafelsaantal 6
- Krukkenaantal 8
- Kussensaantal 30
- Plaidsaantal 20
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Audiokabelsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelmattenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Lantaarnsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Schaaltjesaantal 12
- Serveerschalenaantal 8
- Tangen en opscheplepelsaantal 8
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 3
- Popcornbakkenaantal 50
- Drankdispensersaantal 2
- IJsblokbakkenaantal 4
- Boodschappen
Decoratie
- Filmpostersaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
- Welkomstbord
- Pijlbordjesaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 3
- Toiletborstelsaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesjesaantal 3
- Serveermessenaantal 4
- Koelkastthermometer
Veiligheid
- EHBO-set
- Antislipmattenaantal 8
Tips
- Leg de film en vertoningsrechten minimaal twee weken vooraf vast. Download de film daarna lokaal op de laptop en test het bestand op het scherm waarop je hem gaat vertonen.
- Controleer de daktoegang, lift en maximale bezetting vóór je uitnodigingen verstuurt. Vraag dieetwensen uiterlijk een week van tevoren uit, zodat wraps, broodjes en snacks daarop kunnen worden afgestemd.
- Plan de techniek vóór de gasten arriveren: test beamer, scherm, speakers, HDMI- en audiokabels en controleer of verlengkabels lang genoeg zijn. Plak kabels volledig af en houd looproutes vrij.
- Maak 48 uur vooraf een beslissing over het weer en communiceer het regenplan meteen. Zet stoelen, loungebanken, krukken, kussens en plaids zo neer dat iedereen zicht op het scherm houdt en er een vrije route naar toilet en uitgang blijft.
- Koel drankjes en hapjes enkele uren vooraf en zet popcorn pas kort voor de start klaar. Gebruik aparte tafels voor buffet en drank, met herbruikbare bekers, schaaltjes, tangen en voldoende afvalpunten binnen handbereik.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een rooftop filmavond organiseren?
- Regel filmrechten, daklocatie en toegang bij voorkeur minimaal twee weken vooraf. Plan de technische test en het regenplan uiterlijk 48 uur voor de avond.
- Hoeveel stoelen heb je nodig voor een rooftop filmavond?
- Zet voor elke aangemelde gast één zitplaats klaar en reserveer daarnaast ongeveer 10 procent extra stoelen. Bij 30 gasten betekent dat 33 zitplaatsen, aangevuld met kussens of plaids als alternatief.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een filmavond op het dak?
- Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Voor 20 gasten heb je dus 40 tot 60 drankjes voor het eerste uur nodig, plus extra water en ijs.
- Wanneer bereid je het eten voor een rooftop filmavond?
- Was groenten en fruit en bereid wraps en broodjes op de dag zelf, enkele uren voor de start. Koel hapjes en drankjes direct daarna; maak popcorn pas vlak vóór de film, zodat die knapperig blijft.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!