Zo organiseer je een reüniepicknick
Begin een reüniepicknick niet met boodschappen doen, maar met de gastenlijst, aanmeldingen en dieetwensen. Reserveer daarna de locatie en leg parkeerinformatie vast, zodat iedereen weet waar hij moet zijn. Bepaal het menu en de hoeveelheden pas wanneer het aantal deelnemers bekend is. Controleer in de laatste dagen het weer en werk met een duidelijk slechtweerbericht. Op de dag zelf draait alles om gekoeld vervoer, een vaste opbouwvolgorde en herkenbare labels voor speciale maaltijden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst controleren
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Aanmeldingen bevestigen
- 6
Picknicklocatie reserveren
- 7
Parkeerinformatie delen
- 8
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
- 9
Weersverwachting controleren
- 10
Slechtweerbericht versturen
- 11
Boodschappen doen
3 personen
- 12
Materialen ophalen
2 personen
- 13
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
- 14
Salades voorbereiden
3 personen
- 15
Fruit wassen en snijden
2 personen
- 16
Naamkaartjes maken
- 17
Muziek afspeellijst maken
- 18
Speaker en powerbanks opladen
- 19
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
- 20
Koelboxen vullen
3 personen
- 21
Picknickmateriaal inladen
3 personen
- 22
Eten en drinken inladen
3 personen
Event
- 23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 24
Partytenten en dekens plaatsen
4 personen
- 25
Buffettafels inrichten
3 personen
- 26
Versiering ophangen
2 personen
- 27
Muziek en verlichting plaatsen
2 personen
- 28
Dranken koud zetten
2 personen
- 29
Gasten ontvangen
3 personen
- 30
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 31
Buffet openen
2 personen
- 32
Eten en drinken serveren
4 personen
- 33
Dranken bijvullen
2 personen
- 34
Afvalbakken legen
2 personen
- 35
Groepsfoto maken
2 personen
- 36
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Nazorg
- 37
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
- 38
Versiering en tenten afbreken
4 personen
- 39
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
- 40
Locatie schoon achterlaten
3 personen
- 41
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
- 42
Materialen drogen en sorteren
2 personen
- 43
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 44
Koelboxen en tenten schoonmaken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 45
- Picknickdekensaantal 8
- Partytentenaantal 2
- Tafelkledenaantal 6
Catering
- Koelboxenaantal 5
- Koelelementenaantal 20
- Boodschappen
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 50
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiemokkenaantal 40
- Besteksetsaantal 50
- Serveerplankenaantal 8
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalen met dekselaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 10
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeaker
- Powerbanksaantal 2
Verlichting
- Batterijlampenaantal 6
Decoratie
- Feestslingersaantal 6
- Naamkaartjesaantal 50
- Watervaste markersaantal 6
Sportmateriaal
- Frisbeesaantal 4
- Badmintonsetsaantal 2
- Voetballenaantal 2
- Kaartspellenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Handgeldispensersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Emmersaantal 3
Tips
- Verstuur de uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verzamelen. Bevestig iedere aanmelding uiterlijk enkele dagen voor de picknick, zodat je het menu en de boodschappen op aantallen kunt afstemmen.
- Controleer de locatie niet alleen op beschikbaarheid, maar ook op parkeren en de plek voor tafels, stoelen en partytenten. Deel de parkeerinformatie opnieuw mee met de definitieve bevestiging.
- Plan het slechtweerbericht vooraf in plaats van op de ochtend zelf te improviseren. Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en meld dan duidelijk of de picknick doorgaat of wijzigt.
- Werk met aparte koelboxen en voldoende koelelementen voor eten en drinken. Vul ze pas vlak voor vertrek en houd salades, fruit en dieetmaaltijden tijdens het vervoer gekoeld.
- Maak de opbouwvolgorde zichtbaar voor de helpers: eerst tafels, stoelen, dekens en partytenten, daarna buffet en servies. Laad speaker, powerbanks en batterijlampen de avond ervoor op en label dieetmaaltijden voordat het eten wordt uitgeserveerd.
Veelgestelde vragen
- Wanneer stuur je uitnodigingen voor een reüniepicknick?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag meteen om een aanmelding en dieetwensen, en sluit de reacties ongeveer 7 dagen voor de picknick zodat je hoeveelheden kunt bepalen.
- Hoeveel eten moet ik voorzien voor een reüniepicknick?
- Bereken de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en houd rekening met een volledige maaltijd plus drinken. Neem voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon mee; vul daarna aan op basis van duur en weer.
- Wanneer controleer je het weer voor een reüniepicknick?
- Controleer de verwachting 3 dagen vooraf voor de voorbereiding en nogmaals de dag ervoor voor de beslissing. Verstuur het slechtweerbericht uiterlijk de avond tevoren, zodat gasten niet voor niets vertrekken.
- Hoe houd je eten koud tijdens een reüniepicknick?
- Koel eten vooraf en gebruik per koelbox meerdere koelelementen. Vul de koelboxen vlak voor vertrek, open ze zo weinig mogelijk en zet salades en dieetmaaltijden bij aankomst direct in de schaduw.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!