Zo organiseer je een paintballdag zonder stress

Begin met het vastleggen van de datum, het aantal deelnemers en de paintballbaan. Pas daarna regel je catering, vervoer en uitnodigingen, omdat die keuzes afhangen van de locatie en groepsgrootte. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en houd één actuele deelnemerslijst bij. In de laatste week controleer je het materiaal, de weersverwachting en de route; op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst en een veilige start.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en deelnemers bepalen
2 personen
2
Paintballbaan reserveren
3
Cateringafspraken vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoer en route delen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Teams voorlopig indelen
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemers herinneren
12
Paintballmateriaal bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Snacks portioneren
2 personen
17
Broodjes voorbereiden
3 personen
18
Vegetarische porties apart zetten
2 personen
19
Transportmateriaal laden
3 personen
20
Locatie en route controleren
21
Terrein en ontvangsttafel opstellen
3 personen
22
Paintballmateriaal klaarleggen
3 personen
23
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Teams definitief indelen
2 personen
28
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
29
Beschermende kleding uitdelen
3 personen
30
Maskers en markers controleren
3 personen
31
Eerste paintballronde begeleiden
3 personen
32
Korte pauze verzorgen
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Tweede paintballronde begeleiden
3 personen
35
Paintballmateriaal aanvullen
2 personen
36
Derde paintballronde begeleiden
3 personen
37
Beschermende kleding innemen
3 personen
38
Handen laten wassen
2 personen
39
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
40
Diner serveren
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Prijzen en bedankjes uitdelen
2 personen
43
Avondprogramma begeleiden
2 personen
44
Laatste drankronde verzorgen
2 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
47
Servies en keuken opruimen
3 personen
48
Terrein schoonmaken
4 personen
49
Materiaal tellen en inpakken
3 personen
50
Paintballmateriaal retourneren
2 personen
51
Herbruikbaar materiaal reinigen
2 personen
52
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Paintballmarkersaantal 30
Paintballmaskersaantal 30
Beschermende overallsaantal 30
Borstbeschermersaantal 30
Handschoenenaantal 30
Luchtflessenaantal 30
Paintballsaantal 3000
Teamlintenaantal 40
Pionnenaantal 20
Fluitjesaantal 3
Reservebrillenaantal 4
Handdoekenaantal 30
Regenponcho'saantal 35
Zonnebrandcrèmeaantal 4
Insectenwerende sprayaantal 3
Koelelementenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6
Scharenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Teamvlaggenaantal 6
Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 12
Veiligheidsbordenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de paintballbaan zodra je een voorlopige groepsgrootte hebt. Vraag direct na welk materiaal inbegrepen is, hoeveel paintballs beschikbaar zijn en hoe laat de groep aanwezig moet zijn.
Werk met een aanmelddeadline van ongeveer 2 weken voor de paintballdag. Dan kun je teams voorlopig indelen, vegetarische porties apart zetten en het aantal broodjes, snacks en drankjes berekenen.
Plan de catering rond het speelschema. Zet broodjes en snacks klaar voor het ontvangst- of pauzemoment en koel de dranken vooraf; koelelementen en koelboxen voorkómen dat alles op locatie warm aankomt.
Stuur route, parkeerinformatie en vertrektijd uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer daarnaast de route nogmaals op de ochtend zelf, vooral als deelnemers met eigen vervoer komen.
Maak de ontvangsttafel vóór aankomst compleet met de deelnemerslijst, teamlinten en veiligheidsinformatie. Leg reservebrillen, handdoeken, regenponcho's, zonnebrandcrème en insectenwerende spray apart, zodat je niet tijdens de eerste ronde hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een paintballdag reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zeker als je met een grotere groep gaat. Vraag bij de reservering meteen naar beschikbare tijden, inbegrepen paintballmateriaal en de uiterste termijn voor het definitieve aantal deelnemers.
Wanneer moet ik de deelnemers voor een paintballdag uitnodigen?: Stuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en geef een aanmelddeadline van 2 weken. Gebruik de definitieve lijst daarna voor teams, catering, vervoer en het verzamelen van dieetwensen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een paintballdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan daarnaast water voor tijdens en na het spelen. Stem het aantal broodjes en snacks af op het aantal definitieve aanmeldingen en houd vegetarische porties apart.
Wat moet ik de deelnemers voor een paintballdag laten weten?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de route, verzameltijd, parkeerinformatie, kledingadvies en wat zij zelf moeten meenemen. Vermeld ook dat de weersverwachting kan leiden tot extra lagen, regenponcho's of zonnebrandcrème.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.