Zo organiseer je een literatuurpicknick
Begin met de locatie en het programma, niet met de boodschappen. Leg vast hoeveel mensen je verwacht, wie leest en hoe lang de onderdelen duren. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je eten, stoelen en bekers kunt afstemmen. In de laatste week controleer je het weer en publiceer je het definitieve programma. Op de dag zelf draait alles om een snelle opbouw: registratie, picknickplekken, leeshoek, buffet en een geteste geluidsinstallatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Programma vastleggen
2 personen
- 3
Leesoptredens bevestigen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Programma publiceren
- 8
Weersverwachting controleren
- 9
Deelnemerslijst afronden
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Boeken selecteren
2 personen
- 12
Leesfragmenten printen
- 13
Naambadges voorbereiden
- 14
Routeborden maken
- 15
Materialen inpakken
2 personen
- 16
Dranken koelen
2 personen
- 17
Broodjes voorbereiden
3 personen
- 18
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
- 19
Picknickmanden vullen
2 personen
- 20
Locatie inspecteren
2 personen
- 21
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
- 22
Picknickkleden uitspreiden
3 personen
- 23
Tafels opstellen
4 personen
- 24
Leeshoek inrichten
3 personen
- 25
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 26
Versiering ophangen
2 personen
- 27
Buffet en bar klaarzetten
3 personen
- 28
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Event
- 29
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 30
Programma toelichten
- 31
Koffie en thee serveren
2 personen
- 32
Leesrondes begeleiden
2 personen
- 33
Hapjes serveren
3 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Boekentafel aanvullen
- 36
Avondverlichting aanzetten
- 37
Laatste programmaonderdeel begeleiden
2 personen
- 38
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 39
Afval verzamelen
3 personen
- 40
Buffet en bar afbreken
3 personen
- 41
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 42
Versiering verwijderen
2 personen
- 43
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
- 44
Servies afwassen
3 personen
- 45
Locatie schoonmaken
4 personen
- 46
Materialen terugbrengen
2 personen
- 47
Geleende boeken retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Picknicktafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 50
- Picknickkledenaantal 12
- Buffettafelsaantal 2
- Registratietafel
Servies
- Bordenaantal 60
- Kommetjesaantal 60
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Messenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveermandenaantal 8
- Kurkentrekkersaantal 2
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Decoratie
- Boekentafelstandaardsaantal 6
- Boeken voor leeshoekaantal 30
- Programmapostersaantal 6
- Naambadgehoudersaantal 60
- Pennenaantal 20
- Krijtbordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afwasteilaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Handvegeraantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie zodra je een datum hebt en controleer meteen of je picknicktafels, stoelen, geluidsapparatuur en verlengkabels mag gebruiken. Zo voorkom je dat je op de opbouwdag nog voorzieningen moet regelen.
- Bevestig leesoptredens uiterlijk twee weken vooraf en zet per optreden de begintijd en duur in het programma. Print leesfragmenten en bereid naambadges eerder voor; dat zijn kleine onderdelen die vaak tot het laatst blijven liggen.
- Sluit de deelnemerslijst drie tot vijf dagen voor de picknick en verzamel dieetwensen op hetzelfde moment. Gebruik het definitieve aantal voor broodjes, fruit, snacks, bekers en servies, in plaats van op gevoel boodschappen te doen.
- Maak een apart weersplan voor regen, wind en felle zon. Controleer de verwachting de dag ervoor en bepaal vooraf wanneer je kleden, tafels en leeshoek verplaatst of de bijeenkomst moet aanpassen.
- Pak materialen per functie in: registratie, buffet, leeshoek en techniek. Test draadloze microfoons en draagbare speakers vóór de gasten komen en leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand over de kabels loopt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een literatuurpicknick?
- Begin ongeveer zes weken vooraf met de locatie, het programma en de leesoptredens. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken van tevoren, zodat je de deelnemerslijst en dieetwensen op tijd kunt afronden.
- Wanneer moet ik het programma van een literatuurpicknick publiceren?
- Publiceer het programma zodra de leesoptredens en tijden bevestigd zijn, bij voorkeur twee weken vooraf. Stuur een laatste versie drie tot vijf dagen voor de picknick als er nog wijzigingen zijn.
- Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een literatuurpicknick?
- Baseer de boodschappen op het definitieve aantal deelnemers en tel per persoon een portie broodjes, fruit en snacks. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en neem extra water mee bij warm weer.
- Wanneer controleer je het weer voor een literatuurpicknick?
- Controleer de weersverwachting zeven dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 24 uur voor de start. Neem dan de definitieve beslissing over de opstelling, routeborden en bescherming van boeken en apparatuur.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!