Zo organiseer je een Lichtjesavond
Begin met de datum, het programma en de route voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer daarna de locatie, vergunningen en stroompunten; juist die zaken kosten vaak meer tijd dan verwacht. Reserveer leveranciers en verdeel vrijwilligers zodra het programma vaststaat. In de laatste week controleer je lichtjes, batterijen, weersverwachting, hapjes en drank. Zo blijft er op de avond zelf vooral tijd over voor ontvangst, begeleiding en het veilig verlichten van de route.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en route bepalen
2 personen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Locatie reserveren
- 5
Stroompunten controleren
2 personen
- 6
Leveranciers reserveren
- 7
Uitnodigingen ontwerpen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen openen
- 10
Buurtbrief verspreiden
3 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 14
Weersverwachting controleren
- 15
Programma bevestigen
2 personen
- 16
Routepijlen voorbereiden
2 personen
- 17
Naamkaartjes maken
2 personen
- 18
Lichtjes controleren
3 personen
- 19
Batterijen controleren
2 personen
- 20
Tafelschikking uitwerken
2 personen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 25
Decoratie sorteren
2 personen
- 26
Materialen verzamelen
3 personen
- 27
Locatie nalopen
2 personen
- 28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 29
Partytenten opbouwen
4 personen
- 30
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
- 31
Lichtslingers ophangen
4 personen
- 32
Lantaarns plaatsen
3 personen
- 33
Route met licht markeren
3 personen
- 34
Infotafel inrichten
2 personen
- 35
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 37
Hapjes uitstallen
3 personen
- 38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 40
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
- 41
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 42
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 43
Lichtjes uitdelen
3 personen
- 44
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
- 45
Knutseltafel begeleiden
2 personen
- 46
Koffie en thee serveren
2 personen
- 47
Hapjes serveren
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Afval verzamelen
2 personen
- 50
Lichtjesroute begeleiden
4 personen
- 51
Muziek bedienen
- 52
Kaarsen en lichtjes controleren
2 personen
- 53
Bezoekers informeren
2 personen
- 54
Laatste ronde aankondigen
- 55
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 56
Lichtslingers uitschakelen
2 personen
- 57
Hapjes en dranken opruimen
3 personen
- 58
Servies verzamelen
3 personen
- 59
Afval sorteren
2 personen
- 60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 61
Partytenten afbreken
4 personen
- 62
Decoratie verwijderen
3 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Locatie schoonmaken
4 personen
- 65
Materialen inventariseren
2 personen
- 66
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 67
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Biertafelsaantal 8
- Klaptafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 50
- Barkrukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Kommetjesaantal 40
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Papieren lantaarnsaantal 80
- Decoratieve vlaggetjesaantal 8
- Tafeldecoratiesaantal 12
- Routepijlenaantal 20
- Informatiebordenaantal 6
- Krijtbordenaantal 3
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 12
- LED-lantaarnsaantal 30
- LED-theelichtjesaantal 150
- Zaklampenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 60
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afwasteilaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route vast vóór je routepijlen en informatieborden maakt. Controleer bij elk donker of onoverzichtelijk punt of een LED-lantaarn, zaklamp of extra vrijwilliger nodig is.
- Regel stroom uiterlijk 2 weken vooraf. Tel het benodigde vermogen van lichtslingers en apparatuur bij elkaar op en leg per stroompunt een verlengkabel, stekkerdoos en reservebatterijen klaar.
- Plan de vrijwilligers in blokken van 60 tot 90 minuten: ontvangst, routebegeleiding, catering en opruimen. Zorg dat iedere post minstens 15 minuten vóór de start bezet is.
- Verstuur uitnodigingen zodra datum, route en programma definitief zijn en sluit aanmeldingen bijvoorbeeld 5 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, zodat hapjes en servies niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
- Controleer lichtjes, lantaarns en batterijen 2 dagen vóór de Lichtjesavond. Koel dranken de avond ervoor en zet thermoskannen, herbruikbare bekers en serveerschalen per uitgiftepunt klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Lichtjesavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, route en vergunningen. Reserveer leveranciers en verstuur uitnodigingen zodra het programma definitief is, meestal 3 tot 4 weken voor de avond.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Lichtjesavond?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per routepost en 2 mensen voor ontvangst en catering. Voor een route met 4 posten kom je daarmee uit op ongeveer 6 tot 8 vrijwilligers, inclusief 1 coördinator.
- Wanneer controleer je de verlichting voor een Lichtjesavond?
- Test alle lichtslingers, LED-lantaarns en LED-theelichtjes 2 dagen vooraf en controleer de batterijen per item. Leg daarnaast minimaal 10 procent reservebatterijen en enkele zaklampen klaar.
- Hoeveel drank moet je inkopen voor een Lichtjesavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel voor koffie of thee extra thermoskannen mee als de avond langer dan 2 uur duurt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!