Zo organiseer je een klaverjasavond zonder gedoe
Begin een klaverjasavond niet met hapjes, maar met de spelopzet en de zaal. Bepaal hoeveel tafels en speelrondes je nodig hebt, reserveer de ruimte en stuur daarna pas de uitnodigingen. Houd aanmeldingen, dieetwensen en tafelnummers centraal bij, zodat je op de avond zelf snel kunt inschrijven. Controleer het kaartmateriaal, de scoreblokken en de prijzen minimaal een week vooraf; ontbrekende spullen vallen anders pas op wanneer de eerste ronde moet starten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Zaal reserveren
- 2
Spelopzet bepalen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Deelnemerslijst bijwerken
- 7
Prijzen bestellen
- 8
Spelmateriaal controleren
2 personen
- 9
Consumpties inventariseren
2 personen
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Prijzen ophalen
- 12
Koelboxen vullen
2 personen
- 13
Dranken koud zetten
2 personen
- 14
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 15
Koffievoorraad klaarzetten
2 personen
- 16
Tafels opstellen
4 personen
- 17
Stoelen plaatsen
3 personen
- 18
Tafelnummers plaatsen
2 personen
- 19
Spelmateriaal neerleggen
3 personen
- 20
Buffet klaarzetten
3 personen
- 21
Registratietafel inrichten
2 personen
- 22
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Event
- 23
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 24
Inschrijvingen afhandelen
2 personen
- 25
Spelregels toelichten
- 26
Tafelindeling bekendmaken
- 27
Eerste speelronde begeleiden
2 personen
- 28
Hapjes serveren
3 personen
- 29
Dranken bijvullen
2 personen
- 30
Tweede speelronde begeleiden
2 personen
- 31
Avondmaaltijd serveren
4 personen
- 32
Scores verzamelen
2 personen
- 33
Derde speelronde begeleiden
2 personen
- 34
Koffie en thee serveren
3 personen
- 35
Eindstanden berekenen
2 personen
- 36
Laatste speelronde begeleiden
2 personen
- 37
Prijzen uitreiken
2 personen
- 38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 39
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
- 40
Servies afwassen
3 personen
- 41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 42
Afval verzamelen
2 personen
- 43
Zaal schoonmaken
3 personen
- 44
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 45
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 46
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 47
Zaal opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Glazenaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Theelepelsaantal 50
- Schaaltjesaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Flessenopenersaantal 3
Spelmateriaal
- Kaartspellenaantal 12
- Scoreblokkenaantal 12
- Balpennenaantal 30
- Rekenmachinesaantal 4
- Tafelklokkenaantal 8
- Prijzenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Tafelnummersaantal 8
- Welkomstbord
- Rondebordenaantal 4
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Schoonmaak
- Afwasbakkenaantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal vóór het versturen van de uitnodiging hoeveel spelers je per tafel verwacht en hoeveel rondes je speelt. Zo weet je meteen hoeveel tafels, stoelen, kaartspellen en scoreblokken nodig zijn.
- Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de avond. Noteer dieetwensen apart en werk met een actuele lijst bij de registratietafel, zodat afmeldingen en late wijzigingen niet door elkaar lopen.
- Controleer het spelmateriaal minstens 7 dagen vooraf: tel de kaartspellen, leg per tafel scoreblokken en balpennen klaar en test of de rekenmachines en tafelklokken werken.
- Plan de zaalopbouw achteruit vanaf de ontvangst. Zet tafels, stoelen en tafelnummers eerst goed, richt daarna de registratie in en leg het spelmateriaal pas neer als de looproutes vrij zijn.
- Zet dranken tijdig koud en bereid koffie en hapjes vóór de ontvangst voor. Plaats koffiezetapparaten, thermoskannen, glazen en afvalbakken zo dat spelers niet langs de speeltafels hoeven te lopen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tafels heb je nodig voor een klaverjasavond?
- Reken per tafel op 4 spelers. Voor 24 deelnemers heb je dus 6 speeltafels nodig; reserveer daarnaast bij voorkeur 1 extra tafel voor registratie, prijzen of een reserveopstelling.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een klaverjasavond versturen?
- Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor de avond, zodat je tafels, consumpties en dieetwensen nog kunt aanpassen.
- Hoeveel kaartspellen en scoreblokken zijn nodig?
- Leg per speeltafel minimaal 1 kaartspel en 1 scoreblok klaar, plus 1 reservekaartspel en extra balpennen voor de hele zaal. Bij 6 tafels zijn dat dus minstens 7 kaartspellen en 6 scoreblokken.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een klaverjasavond op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, tafelnummers, registratie, buffet en spelmateriaal. Controleer de zaal en toiletten nog 30 minuten vóór de ontvangst, zodat je kleine problemen kunt oplossen voordat spelers binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!