Zo organiseer je een jubileumtoertocht
Begin met de datum, route en eindlocatie voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna leg je de deelnemersgegevens vast, verzamel je dieetwensen en werk je de route digitaal uit. Controleer de route minstens één keer op locatie en leg een alternatief vast voor wegwerkzaamheden of slecht weer. In de laatste dagen draait alles om routeboeken, startnummers, routebordjes, catering en een duidelijke briefing voor medewerkers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Deelnemerslijst aanmaken
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Reservering eindlocatie maken
- 7
Route digitaal uitwerken
2 personen
- 8
Routeboek samenstellen
2 personen
- 9
Route op locatie controleren
2 personen
- 10
Alternatieve route vastleggen
- 11
Deelnemersgegevens bevestigen
- 12
Startnummers en routeboeken printen
2 personen
- 13
Herinnering aan deelnemers sturen
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Materialen controleren
2 personen
- 16
Routepakketten klaarleggen
2 personen
- 17
Dranken koelen
2 personen
- 18
Eindlocatie schoonmaken
3 personen
- 19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 20
Partytenten opbouwen
4 personen
- 21
Versiering ophangen
2 personen
- 22
Buffet en bar inrichten
3 personen
- 23
Routebordjes plaatsen
3 personen
- 24
Startregistratie klaarzetten
2 personen
- 25
Briefing voor medewerkers houden
4 personen
Event
- 26
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 27
Startnummers uitdelen
3 personen
- 28
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 29
Toertocht begeleiden
4 personen
- 30
Routecontrole uitvoeren
2 personen
- 31
Tussenstop verzorgen
3 personen
- 32
Deelnemers bij terugkomst ontvangen
3 personen
- 33
Hapjes serveren
3 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Jubileumtoost schenken
2 personen
- 36
Buffet aanvullen
3 personen
- 37
Muziek en verlichting bedienen
- 38
Servies afruimen
2 personen
- 39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 40
Decoratie verwijderen
2 personen
- 41
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
- 42
Routebordjes ophalen
3 personen
- 43
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
- 44
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
- 45
Locatie schoonmaken
3 personen
- 46
Materialen drogen en opbergen
2 personen
- 47
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 50
- Barkrukkenaantal 4
Servies
- Glazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Powerbanksaantal 4
- Portofoonsaantal 4
Sportmateriaal
- Routebordjesaantal 30
- Pionnenaantal 20
- Veiligheidshesjesaantal 8
- Pechhulpsetsaantal 2
- Spanbandenaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenbogenaantal 2
- Jubileumbanner
- Tafelkledenaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlantaarnsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Koelelementenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, route en eindlocatie eerst vast. Pas daarna verstuur je uitnodigingen; zo voorkom je dat deelnemers informatie krijgen die later nog verandert.
- Maak direct een deelnemerslijst met contactgegevens en dieetwensen. Stuur na de aanmeldtermijn een bevestiging met startinformatie en controleer of het aantal overeenkomt met je reservering.
- Controleer de route op locatie en rij of fiets ook de alternatieve route. Let daarbij vooral op kruisingen, tijdelijke afsluitingen en plekken waar routebordjes minder goed zichtbaar zijn.
- Maak routepakketten enkele dagen vooraf klaar met startnummers en routeboeken. Print reserve-exemplaren en leg materialen zoals pechhulpsets, veiligheidshesjes en portofoons apart voor medewerkers.
- Richt de eindlocatie pas in nadat de route- en startmaterialen klaarstaan. Zet tafels, stoelen, partytenten, buffet en bar tijdig op; koel dranken en test speakers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik de route van een jubileumtoertocht vastleggen?
- Leg de route bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de tocht vast, vóór je de uitnodigingen verstuurt. Controleer hem daarna nog een keer op locatie en leg uiterlijk een week vooraf een alternatieve route vast.
- Hoeveel eerder moet ik uitnodigingen voor een jubileumtoertocht versturen?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Geef deelnemers minimaal 2 weken om zich aan te melden en vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen en contactgegevens.
- Wanneer maak ik de routeboeken en startnummers klaar?
- Maak de routepakketten 2 tot 3 dagen voor de tocht klaar. Houd enkele reservekopieën achter de hand en controleer op de ochtend zelf of elk pakket bij de juiste deelnemer hoort.
- Hoe laat moet ik de eindlocatie opbouwen?
- Begin minimaal 3 uur voor de verwachte aankomst met tafels, stoelen, partytenten, buffet en bar. Test licht, geluid en stroom vóór de start, zodat je tijdens de registratie niet meer hoeft te improviseren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!