Zo organiseer je een jubileumrit zonder losse eindjes
Een jubileumrit vraagt om meer dan een mooie route. Je organiseert tegelijk de deelnemers, start- en eindlocatie, verkeersveiligheid, catering en de informatie voor onderweg. Begin met de gastenlijst en werk daarna in deze volgorde: locaties en route vastleggen, aanmeldingen verwerken, materiaal voorbereiden en pas dan inkopen. Controleer uiterlijk een week vooraf de route opnieuw en maak een alternatief voor omleidingen of slecht weer. Zo voorkom je dat routekaarten, parkeerplaatsen of dieetwensen op het laatste moment problemen geven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst samenstellen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Routevoorstel maken
2 personen
- 4
Startlocatie reserveren
- 5
Eindlocatie reserveren
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Route verkennen
2 personen
- 9
Alternatieve route vastleggen
2 personen
- 10
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
- 11
Parkeerindeling maken
- 12
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
- 13
Muziekselectie samenstellen
- 14
Deelnemers bevestigen
- 15
Routekaarten afdrukken
2 personen
- 16
Deelnemersnummers maken
2 personen
- 17
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 18
Materiaal controleren
2 personen
- 19
Boodschappenlijst controleren
- 20
Boodschappen doen
2 personen
- 21
Dranken koelen
2 personen
- 22
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 23
Routepakketten samenstellen
2 personen
- 24
Apparatuur opladen
- 25
Locatie schoonmaken
2 personen
- 26
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
- 27
Partytenten opbouwen
4 personen
- 28
Versiering ophangen
2 personen
- 29
Routeborden plaatsen
3 personen
- 30
Routebalie inrichten
2 personen
- 31
Buffet klaarzetten
3 personen
Event
- 32
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 33
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 34
Routekaarten uitdelen
2 personen
- 35
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
- 36
Jubileumrit begeleiden
4 personen
- 37
Tussenstop verzorgen
2 personen
- 38
Deelnemers bij terugkomst opvangen
3 personen
- 39
Dranken bijvullen
2 personen
- 40
Buffet serveren
4 personen
- 41
Taart aansnijden
2 personen
- 42
Muziek verzorgen
- 43
Foto’s maken
- 44
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 45
Afval verzamelen
3 personen
- 46
Servies afwassen
3 personen
- 47
Meubilair afbreken
4 personen
- 48
Versiering verwijderen
2 personen
- 49
Locatie schoonmaken
3 personen
- 50
Routeborden verwijderen
3 personen
- 51
Materialen controleren en opbergen
2 personen
- 52
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
- 53
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 54
Routeborden schoonmaken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Tafelkledenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Bordenaantal 60
- Gebaksbordenaantal 50
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Besteksetsaantal 60
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveerlepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbladenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Powerbanksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Routebenodigdheden
- Routebordenaantal 20
- Pionnenaantal 12
- Reflectievestenaantal 8
- Routekaartenaantal 50
- Deelnemersnummersaantal 50
- Klembordenaantal 4
- Watervaste stiftenaantal 8
- Pennenaantal 20
- Routepijlenaantal 30
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Pechsetsaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Jubileumbanner
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg start- en eindlocatie vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Noteer meteen de parkeerruimte, beschikbare stroom en het aantal tafels en stoelen dat je nodig hebt.
- Verken de route minimaal twee weken vooraf en rijd de laatste versie nog één keer na. Leg een alternatieve route vast en zorg dat routeborden, pionnen en routekaarten dezelfde nummering gebruiken.
- Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de rit. Dan kun je deelnemers bevestigen, dieetwensen verwerken, deelnemersnummers maken en de cateringhoeveelheden berekenen zonder giswerk.
- Maak per deelnemer een routepakket met routekaart, veiligheidsinstructies en eventuele routegegevens. Print de routekaarten uiterlijk 2 dagen vooraf en leg extra exemplaren klaar voor verloren of beschadigde kaarten.
- Controleer materiaal en stroomvoorziening de dag vóór vertrek: laad de speaker en powerbanks op en test verlengkabels en stekkerdozen. Koel dranken pas nadat de aantallen zijn gecontroleerd; reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumrit?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, locaties en het eerste routevoorstel. Reserveer start- en eindlocatie zo vroeg mogelijk; verken de definitieve route uiterlijk 2 weken voor de rit.
- Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een jubileumrit?
- Bereken de catering pas nadat de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de rit zijn gesloten. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en tel extra mee voor bestuurders, begeleiders en een eventuele ontvangst na afloop.
- Wanneer maak je routekaarten en routeborden voor een jubileumrit?
- Maak de routekaarten en deelnemersnummers zodra de route definitief is, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Druk de kaarten uiterlijk 2 dagen voor vertrek en controleer de routeborden tijdens de laatste routeverkenning.
- Wat moet je de dag voor een jubileumrit controleren?
- Controleer dan alle routepakketten, parkeerindeling, veiligheidsinstructies, catering en materiaal. Laad apparatuur en powerbanks volledig op, zet dranken koud en leg een alternatief klaar voor een onverwachte routeafsluiting.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!