Zo organiseer je een jubileumfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Werk daarna naar buiten met uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je catering en zitplaatsen op echte aantallen baseert. In de laatste week draait het om bevestigen, inkopen en testen. Plan op de dag zelf een vast moment voor het klaarzetten van buffet, dranken, techniek en naamkaartjes, zodat ontvangst en speeches niet door elkaar lopen.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Leg het programma vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Noteer begin- en eindtijd, het moment van de speech, taart en eventuele groepsfoto; zo weet je ook wanneer microfoon en muziek nodig zijn.
Sluit de gastenlijst uiterlijk een week voor het feest. Verwerk dan pas de cateringhoeveelheden, dieetwensen, naamkaartjes en de indeling van tafels en stoelen; losse aanmeldingen veroorzaken anders snel te veel of te weinig eten.
Test geluid niet pas bij aanvang. Controleer de partyspeakers, muziekspeler, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag eerder en leg reservebatterijen klaar als die nodig zijn.
Maak het buffet in twee rondes klaar. Zet servies, serveerschalen, serveerbestek en karaffen eerst klaar; vul koelboxen en zet dranken koud voordat je de verse hapjes en salades afwerkt.
Plan een laatste controle op de ochtend zelf. Bevestig leveringen, haal taart en verse producten op, controleer decoratie en druk het draaiboek af; zet per onderdeel één verantwoordelijke en een tijdstip erbij.

Veelgestelde vragen

Wanneer stuur je uitnodigingen voor een jubileumfeest?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk 2 weken voor het feest, zodat je de definitieve gastenlijst en catering kunt afronden.
Hoeveel drank reken je per persoon op een jubileumfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel bij warm weer extra water mee en zet karaffen zichtbaar op tafel.
Wanneer moet je de cateringhoeveelheden vastleggen?: Bereken de hoeveelheden ongeveer 7 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer verse producten en taart vervolgens nogmaals 1 tot 2 dagen voor het feest.
Hoe lang van tevoren moet je de microfoon testen?: Test de draadloze microfoon en speakers minimaal 24 uur vooraf op de plek waar de speech plaatsvindt. Controleer op de dag zelf nog één keer het volume en de stroomaansluitingen.