Zo organiseer je een jubileumcruise
Begin met het aantal gasten en de gewenste vaarroute; die bepalen welke boot, catering en opstelling passen. Leg daarna de boot, route en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met een duidelijke aanmelddatum, zodat je dieetwensen, vervoer en de definitieve gastenlijst op tijd kunt afronden. Plan op de dag zelf een apart moment voor het aan boord brengen van materialen, het inrichten van buffet en dranktafel en het testen van muziek en microfoon.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst opstellen
2 personen
- 2
Boot en route reserveren
- 3
Cateringafspraken vastleggen
2 personen
- 4
Muziek en entertainment boeken
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Vervoer naar opstapplaats regelen
- 9
Programma en route bevestigen
- 10
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
- 11
Dieetoverzicht aan catering geven
- 12
Gasten praktische informatie sturen
- 13
Taart en hapjes bestellen
- 14
Decoratie en materialen controleren
2 personen
- 15
Muziek afspeellijst samenstellen
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Dranken koelen
2 personen
- 18
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 19
Cadeaus en fotomateriaal klaarzetten
2 personen
- 20
Decoratie verpakken
2 personen
- 21
Opstapplaats controleren
- 22
Materialen naar de boot brengen
3 personen
- 23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 24
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
- 25
Versiering ophangen
2 personen
- 26
Muziekapparatuur testen
2 personen
- 27
Gastenlijst bij entree leggen
Event
- 28
Gasten ontvangen
3 personen
- 29
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 30
Veiligheidsinstructies geven
- 31
Hapjes serveren
3 personen
- 32
Dranken bijvullen
2 personen
- 33
Foto's maken
- 34
Jubileumtoespraak houden
- 35
Buffet klaarzetten
3 personen
- 36
Buffet serveren
4 personen
- 37
Servies en glazen afruimen
3 personen
- 38
Taart aansnijden en serveren
3 personen
- 39
Cadeaumoment begeleiden
2 personen
- 40
Laatste ronde serveren
2 personen
- 41
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
- 42
Decoratie verwijderen
3 personen
- 43
Afval verzamelen
3 personen
- 44
Servies en glazen afwassen
3 personen
- 45
Ruimtes schoonmaken
3 personen
- 46
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 47
Materialen naar opslag brengen
3 personen
- 48
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 49
Foto's met gasten delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 6
- Statafelsaantal 4
- Stoelenaantal 60
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Gebaksbordenaantal 70
- Glazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
Keuken
- Kurkentrekkersaantal 3
- Taartscheppenaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Microfoon
- Powerbanksaantal 3
- Verlengkabelsaantal 3
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Servettenhoudersaantal 10
- Ledkaarsenaantal 24
- Fotowand
- Fotopropsaantal 20
- Welkomstbord
- Menukaartenaantal 12
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasborstelsaantal 3
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
- Keukenrollenaantal 6
- Afvalzakkenaantal 40
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer boot en route eerst en vraag meteen naar opstaptijd, laadmogelijkheden, stroom en toegestane decoratie. Regel vervoer naar de opstapplaats uiterlijk twee weken vooraf; gasten onderschatten vaak hoe lastig parkeren of overstappen is.
- Zet een aanmelddatum ongeveer vier weken voor vertrek. Geef het definitieve aantal gasten en het dieetoverzicht uiterlijk zeven dagen voor de cruise aan de cateraar, zodat je niet op de vertrekdag nog menu’s hoeft te wijzigen.
- Maak twee informatiemomenten: stuur na de uitnodiging de aanmeldlink en stuur drie tot vijf dagen voor vertrek opnieuw de opstapplaats, verzameltijd, route, kledingadvies en een telefoonnummer voor vertragingen.
- Controleer alle spullen één dag eerder per categorie. Tel bijvoorbeeld glazen, wijnglazen, borden, bestek en serveerschalen afzonderlijk en test de bluetoothspeaker, microfoon, verlengkabels en powerbanks vóór je naar de boot vertrekt.
- Plan minstens 90 minuten voor vertrek voor het opstellen van tafels en stoelen, buffet en dranktafel en het ophangen van versiering. Koel dranken vooraf in koelboxen en leg taartmes, taartschep, kurkentrekkers, servetten en afvalzakken op één vaste plek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een jubileumcruise organiseren?
- Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf met de gastenlijst, boot, route en catering. Stuur de uitnodigingen daarna ongeveer 8 weken voor vertrek en sluit de aanmeldingen 4 weken vooraf.
- Wanneer geef je het definitieve aantal gasten door aan de catering?
- Geef het definitieve aantal en alle dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de cruise door. Controleer die gegevens nog één keer nadat de aanmeldtermijn is gesloten.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een boot voor vertrek klaar te zetten?
- Reserveer minstens 90 minuten voor het plaatsen van tafels en stoelen, het inrichten van buffet en dranktafel en het ophangen van decoratie. Houd daarnaast 15 minuten over voor een geluidscheck en een laatste controle van de opstapplaats.
- Wat stuur je gasten voor een jubileumcruise?
- Stuur 3 tot 5 dagen vooraf de exacte opstapplaats, verzameltijd, route, verwachte duur, vervoersinformatie en een contactnummer. Vermeld ook wat gasten meenemen en wat er aan boord beschikbaar is, zodat vragen over kleding, eten en parkeren niet op het laatste moment ontstaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.