Zo organiseer je een jubileumconferentie
Begin met de datum, locatie en hoofdlijn van het programma. Daarna leg je sprekers vast, verstuur je uitnodigingen en richt je een eenvoudig systeem in voor aanmeldingen en dieetwensen. Plan een locatiebezoek voordat je de zaalindeling en techniek definitief maakt. In de laatste week controleer je presentaties, badges, catering en deelnemerslijst. Op de dag zelf draait alles om een vroege zaalopening, een geteste techniek en duidelijke briefing van sprekers en helpers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
- 2
Programma opstellen
2 personen
- 3
Sprekers benaderen
2 personen
- 4
Sprekers bevestigen
2 personen
- 5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Herinnering versturen
- 10
Catering reserveren
2 personen
- 11
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
- 12
Zaalindeling uitwerken
2 personen
- 13
Presentaties verzamelen
- 14
Presentaties controleren
2 personen
- 15
Draaiboek afdrukken
- 16
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 17
Deelnemerslijst afdrukken
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Dranken koelen
2 personen
- 20
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 21
Materialen verzamelen
2 personen
- 22
Techniek testen
2 personen
- 23
Sprekersbriefing versturen
Event
- 24
Zaal openen
2 personen
- 25
Tafels opstellen
4 personen
- 26
Stoelen opstellen
4 personen
- 27
Podium en spreekplek inrichten
3 personen
- 28
Projector aansluiten
2 personen
- 29
Microfoons testen
2 personen
- 30
Presentaties klaarzetten
- 31
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 32
Koffiepunt inrichten
3 personen
- 33
Buffet opbouwen
4 personen
- 34
Versiering ophangen
3 personen
- 35
Wayfinding ophangen
2 personen
- 36
Sprekers ontvangen
2 personen
- 37
Technische briefing geven
2 personen
- 38
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 39
Gasten ontvangen
4 personen
- 40
Naambadges uitdelen
2 personen
- 41
Koffie en thee serveren
3 personen
- 42
Opening begeleiden
2 personen
- 43
Presentaties ondersteunen
2 personen
- 44
Dranken bijvullen
2 personen
- 45
Pauzehapjes serveren
3 personen
- 46
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
- 47
Groepsfoto begeleiden
3 personen
- 48
Borrelhapjes klaarzetten
3 personen
- 49
Dinerbuffet openen
4 personen
- 50
Buffet aanvullen
3 personen
- 51
Servies ophalen
3 personen
- 52
Jubileumtoespraak begeleiden
2 personen
- 53
Taart aansnijden
3 personen
- 54
Koffie na diner serveren
3 personen
- 55
Afscheidsgasten begeleiden
3 personen
Nazorg
- 56
Techniek uitschakelen
2 personen
- 57
Etensresten koelen
2 personen
- 58
Servies verzamelen
3 personen
- 59
Afval scheiden
3 personen
- 60
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 61
Zaal schoonmaken
4 personen
- 62
Toiletten controleren
2 personen
- 63
Decoratie verwijderen
3 personen
- 64
Materialen inventariseren
2 personen
- 65
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 66
Overgebleven catering opruimen
2 personen
- 67
Sprekers bedanken
- 68
Deelnemersbericht versturen
- 69
Foto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congresstoelenaantal 100
- Tafelsaantal 14
- Buffettafelsaantal 4
- Registratietafel
- Lessenaar
- Podiumdelenaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
Servies
- Dinerbordenaantal 110
- Dessertbordenaantal 110
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 110
- Koffielepelsaantal 110
- Dinerbesteksetsaantal 110
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerplankenaantal 10
- Schaaltjesaantal 20
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikker
- Flip-overaantal 2
- Flip-overstiftenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenstandaardsaantal 4
- Jubileumbanneraantal 2
- Tafellopersaantal 14
- Bloemstukkenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 100
- Naambadgehoudersaantal 100
- Pijlbordenaantal 10
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 6
- Ledspotsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilsetsaantal 2
- Bezemsetsaantal 2
- Stofzuiger
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast. Reserveer daarna de sprekers en vraag meteen om titel, bio, presentatieduur en technische wensen.
- Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programmaonderdelen bekend zijn. Sluit de aanmelding 7 dagen voor de conferentie, zodat je dieetwensen, badges en catering aantallen kunt verwerken.
- Doe het locatiebezoek minimaal 3 weken vooraf. Meet de registratieplek, controleer stroompunten en loop de route na van garderobe naar zaal, buffet en podium.
- Verzamel presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf en test ze op de laptop met de beamer, HDMI-kabels, microfoons en speakers. Neem een reservekabel en presentatieklikker mee naar de zaal.
- Open de zaal minstens 90 minuten voor de eerste deelnemer arriveert. Zet registratie, tafels, stoelen en buffet klaar, koel de dranken en doe een volledige geluidstest met elke draadloze microfoon.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumconferentie?
- Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Sprekers leg je daarna zo snel mogelijk vast; de laatste 7 dagen gebruik je voor bevestigingen, dieetwensen en aantallen.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumconferentie?
- Verstuur ze ongeveer 8 weken voor de conferentie, zodra datum, locatie en de eerste programmaonderdelen vaststaan. Stuur 7 dagen vooraf een herinnering met aanvangstijd, route en eventuele parkeerinformatie.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een conferentiezaal op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten voor een zaal met registratie, podium, buffet, stoelen en audiovisuele techniek. Reserveer nog 30 minuten extra als je meerdere presentaties of microfoons moet testen.
- Wanneer controleer je de presentaties en techniek?
- Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en controleer ze op dezelfde laptop als tijdens de conferentie. Test op de locatie nogmaals beeld, geluid en microfoons, bij voorkeur minstens 60 minuten voor ontvangst.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!