Zo organiseer je een jaarfeest zonder last-minute gedoe
Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna leg je catering, muziek en apparatuur vast. Verstuur de uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken voordat je menu en hoeveelheden bepaalt. Plan vervolgens de ruimte, boodschappen en materialen in twee duidelijke rondes. Op de dag zelf draait het vooral om controleren, koelen, klaarzetten en een korte openingscheck van de locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Catering reserveren
- 4
Muziek en apparatuur reserveren
- 5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Aanmeldingen bevestigen
- 10
Indeling van de ruimte maken
2 personen
- 11
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
- 12
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
- 13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 14
Programma en routebordjes maken
2 personen
- 15
Versiering inkopen
2 personen
- 16
Boodschappen doen
3 personen
- 17
Dranken en gekoelde producten ophalen
2 personen
- 18
Houdbare boodschappen controleren
2 personen
- 19
Groenten en fruit wassen
2 personen
- 20
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 21
Desserts portioneren
2 personen
- 22
Koelboxen vullen
2 personen
- 23
Materialen naar locatie brengen
4 personen
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Ruimte en sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
- 26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 27
Buffettafels klaarzetten
3 personen
- 28
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 29
Muziek testen
2 personen
- 30
Verlichting ophangen
3 personen
- 31
Versiering ophangen
4 personen
- 32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
- 33
Drankpunten inrichten
3 personen
- 34
Eten en drinken koelen
3 personen
- 35
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 36
Hapjes en buffet opmaken
4 personen
- 37
Inschrijvingstafel inrichten
2 personen
- 38
Openingstekst en programma klaarleggen
Event
- 39
Gasten ontvangen
3 personen
- 40
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 41
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 42
Koffie en thee serveren
2 personen
- 43
Hapjes serveren
3 personen
- 44
Openingswoord verzorgen
- 45
Activiteit begeleiden
3 personen
- 46
Buffet openen
2 personen
- 47
Buffet aanvullen
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 50
Afvalbakken legen
2 personen
- 51
Muziek verzorgen
2 personen
- 52
Taart aansnijden en serveren
3 personen
- 53
Afsluiting aankondigen
- 54
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 55
Eten en drinken opruimen
4 personen
- 56
Servies afwassen
3 personen
- 57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 58
Versiering verwijderen
3 personen
- 59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 61
Locatie schoonmaken
4 personen
- 62
Materialen terugbrengen
3 personen
- 63
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 64
Overgebleven eten veilig verpakken
2 personen
- 65
Borg en sleutels afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 4
- Barkrukkenaantal 8
- Kapstokkenaantal 3
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Drinkglazenaantal 160
- Wijnglazenaantal 80
- Koffielepelsaantal 90
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
Keuken
- Opscheplepelsaantal 8
- Opscheptangenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschotelsaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonaantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Ballonnenboogaantal 2
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Servettenhoudersaantal 10
- Ledlichtslingersaantal 8
- Fotowand
- Fotopropsaantal 20
- Naamkaartjesaantal 100
- Tafelnummersaantal 10
- Routebordjesaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalzakkenaantal 100
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afwasbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en locatie eerst vast. Reserveer catering en muziek daarna, zodat je niet op het laatste moment moet uitwijken of apparatuur moet zoeken.
- Stuur de uitnodigingen vroeg en geef een uiterste aanmelddatum. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en bevestig iedere deelnemer voordat je het menu definitief maakt.
- Maak de ruimte-indeling vóór je tafels, stoelen en buffettafels klaarzet. Reserveer ook plek voor kapstokken, routebordjes en een aparte drank- of koffiehoek.
- Verdeel boodschappen over houdbare producten en verse of gekoelde producten. Controleer houdbare voorraad vooraf, haal gekoelde dranken later op en vul koelboxen pas vlak voor vertrek.
- Doe vóór ontvangst van de gasten een openingsronde: controleer ruimte en sanitaire voorzieningen, test speakers en microfoon, en leg servies, opschepmateriaal en naamkaartjes klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een jaarfeest organiseren?
- Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 6 weken voor het jaarfeest, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
- Wanneer moet je de catering voor een jaarfeest regelen?
- Reserveer de catering zodra datum en locatie vaststaan, meestal 8 tot 10 weken van tevoren. Geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf door.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een jaarfeest op te bouwen?
- Plan minimaal 3 uur voor het klaarzetten van meubilair, buffet, servies, versiering en techniek. Open de locatie minstens 30 minuten vóór de eerste gasten arriveren voor een laatste controle.
- Wanneer doe je de boodschappen voor een jaarfeest?
- Controleer houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en koop verse producten de dag ervoor. Haal dranken en andere gekoelde producten op de feestdag zelf op, bij voorkeur 2 tot 4 uur vóór aanvang.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!