Zo organiseer je een hardloopwedstrijd
Begin met het wedstrijdconcept, de afstand(en) en het verwachte aantal deelnemers. Werk daarna het parcours uit en regel direct de gemeentelijke aanmelding, vergunningen en het verkeersplan. Pas als start- en finishlocatie, tijdregistratie, EHBO en toiletten vastliggen, open je de inschrijving. In de laatste weken draait alles om deelnemersgegevens, vrijwilligersbriefing, routepijlen, startnummers en een duidelijke wedstrijddagplanning.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
- 2
Parcours uitzetten
3 personen
- 3
Evenement aanmelden bij gemeente
- 4
Vergunningen aanvragen
- 5
Verkeersplan opstellen
2 personen
- 6
Verkeersregelaars reserveren
- 7
Start- en finishlocatie reserveren
- 8
Tijdregistratiesysteem reserveren
- 9
EHBO-team reserveren
- 10
Toiletvoorzieningen reserveren
- 11
Inschrijfformulier openen
2 personen
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Inschrijvingen verwerken
2 personen
- 14
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Vrijwilligers werven
2 personen
- 17
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 18
Briefing voor vrijwilligers maken
- 19
Startnummers ontwerpen
- 20
Startnummers en polsbandjes bestellen
- 21
Medaille en prijzen bestellen
- 22
Parcoursborden laten drukken
- 23
Routekaart publiceren
- 24
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 25
Weersverwachting controleren
- 26
Boodschappen doen
3 personen
- 27
Materialen verzamelen
3 personen
- 28
Startnummers sorteren
2 personen
- 29
Medische informatie klaarleggen
Event
- 30
Parcourscontrole uitvoeren
4 personen
- 31
Start- en finishterrein opbouwen
8 personen
- 32
Inschrijftafels opstellen
3 personen
- 33
Verzorgingsposten opbouwen
6 personen
- 34
Parcours afzetten
6 personen
- 35
Routepijlen plaatsen
4 personen
- 36
Tijdregistratie testen
2 personen
- 37
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 38
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 39
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 40
Startnummers uitdelen
4 personen
- 41
Kleedruimte begeleiden
2 personen
- 42
Water en sportdrank klaarzetten
4 personen
- 43
Startbriefing geven
2 personen
- 44
Hardloopwedstrijd starten
3 personen
- 45
Parcoursposten bemannen
12 personen
- 46
Deelnemers onderweg begeleiden
6 personen
- 47
Dranken serveren
6 personen
- 48
Dranken bijvullen
4 personen
- 49
Finishers registreren
3 personen
- 50
Medaille uitreiken
3 personen
- 51
Fruit en snacks serveren
4 personen
- 52
Eindtijden controleren
2 personen
- 53
Uitslagen verwerken
2 personen
- 54
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
- 55
Deelnemers informeren over uitslagen
2 personen
- 56
Afval inzamelen
4 personen
- 57
Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
Nazorg
- 58
Terrein afbouwen
8 personen
- 59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 60
Materialen schoonmaken
4 personen
- 61
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
- 62
Locatie schoon opleveren
4 personen
- 63
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 64
Uitslagen online publiceren
- 65
Deelnemers bedankmail versturen
- 66
Vergunningen administratief afsluiten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 30
- Partytentenaantal 4
- Kleedkamertentenaantal 2
- Barkrukkenaantal 6
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Stopwatchaantal 4
- Portofoonsaantal 12
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 250
- Startnummerbandenaantal 250
- Wedstrijdmedaillesaantal 250
- Wisselbekersaantal 6
- Startpistool
- Drinkbekersaantal 1200
- Waterkrattenaantal 20
- Afzethekkenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 80
- Routepijlenaantal 50
- Kilometerbordenaantal 10
- Pionnenaantal 30
- Startboog
- Finishboog
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 40
- Markeerstiftenaantal 12
- Ducttapeaantal 8
- Tie-wrapsaantal 500
- Meetlintenaantal 3
- Routekaartenaantal 100
- EHBO-koffersaantal 3
- Isolatiedekensaantal 20
- Hesjes verkeersregelaaraantal 20
- Hesjes parcoursbegeleideraantal 20
- Paraplu'saantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
- Tangenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
Decoratie
- Podiumvlaggenaantal 8
- Bannersaantal 6
- Pijlbordenaantal 20
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Handgelhoudersaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het parcours vroeg vast en loop het volledig na. Tel kruisingen, scherpe bochten en bevoorradingspunten; daarvoor heb je verkeersregelaars, afzethekken, kegels en routepijlen nodig.
- Start minimaal 8 tot 12 weken vooraf met gemeente, vergunningen en verkeersplan. Verkeersregelaars en een tijdregistratiesysteem zijn vaak te laat beschikbaar als je ze pas na de opening van de inschrijving reserveert.
- Plan de vrijwilligers niet alleen per taak, maar ook per locatie en tijdsblok. Geef iedere ploeg een briefing, portofoon of klembord en wijs één aanspreekpunt aan voor start, finish en parcours.
- Controleer deelnemersgegevens enkele dagen vóór de wedstrijd en druk startnummers pas daarna definitief. Verzamel dieetwensen vooraf, zodat je bij de finish niet op het laatste moment catering of medailles moet aanpassen.
- Maak een draaiboek met tijden voor opbouw, briefing, start, doorkomsten en afbouw. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en leg dan ook de partytenten, kleedkamertenten, waterkratten en geluidsinstallatie klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer in de eerste 4 weken de start- en finishlocatie, tijdregistratie, EHBO, toiletten en verkeersregelaars; vergunningen kunnen extra doorlooptijd vragen.
- Wanneer vraag je een vergunning aan voor een hardloopwedstrijd?
- Meld het evenement zo vroeg mogelijk bij de gemeente en vraag de benodigde vergunningen aan zodra het parcours en de datum vaststaan. Houd minimaal 8 tot 12 weken aan, tenzij je gemeente een langere termijn voorschrijft.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een hardloopwedstrijd?
- Dat hangt af van het parcours en het aantal kruisingen. Reken per onbeveiligde kruising minstens 2 verkeersregelaars en plan daarnaast aparte mensen voor inschrijving, start, finish, waterpunten, EHBO-ondersteuning en opruimen.
- Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een hardloopwedstrijd?
- Stuur de praktische informatie ongeveer 7 tot 10 dagen vóór de wedstrijd. Vermeld starttijd, locatie, routekaart, parkeren, startnummer, tijdregistratie, toiletten, kleding en wat deelnemers bij slecht weer kunnen verwachten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!