Zo organiseer je een hardloopchallenge
Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; pas daarna kun je vergunningen, verkeersmaatregelen en veiligheid goed regelen. Werk vervolgens de inschrijving uit en bepaal welke deelnemersinformatie je vooraf nodig hebt. In de laatste weken draait alles om vrijwilligers, startnummers, routeborden en waterstations. Op de dag zelf moet iedereen weten waar die staat, wat er klaarstaat en wie bij problemen handelt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Start- en finishlocatie reserveren
- 4
Route op veiligheid controleren
3 personen
- 5
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 6
Verzekering controleren
- 7
Inschrijfformulier publiceren
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Vrijwilligers werven
2 personen
- 13
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
- 14
EHBO-ondersteuning vastleggen
- 15
Weersverwachting controleren
- 16
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 17
Startnummers toewijzen
2 personen
- 18
Startnummerpakketten samenstellen
3 personen
- 19
Routeborden sorteren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Materialen ophalen
2 personen
- 22
Routeborden voorbereiden
3 personen
- 23
Waterstations klaarzetten
3 personen
- 24
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 25
EHBO-materiaal controleren
2 personen
- 26
Communicatieapparatuur opladen
Event
- 27
Route uitzetten
6 personen
- 28
Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
- 29
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 30
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
- 31
Waterstations vullen
4 personen
- 32
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
- 33
Vrijwilligersposten verdelen
2 personen
- 34
Deelnemers registreren
4 personen
- 35
Startnummers uitdelen
3 personen
- 36
Kleding en tassen innemen
2 personen
- 37
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
- 38
Startbriefing geven
2 personen
- 39
Startschot geven
- 40
Routeposten bemannen
8 personen
- 41
Deelnemers begeleiden
4 personen
- 42
Water uitdelen
4 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Finishers registreren
3 personen
- 45
Medaille-uitgifte verzorgen
2 personen
- 46
Fruit en snacks serveren
3 personen
- 47
Koffie en thee serveren
2 personen
- 48
Finishgebied schoonhouden
2 personen
- 49
Tassen uitgeven
2 personen
- 50
Uitslagen verzamelen
2 personen
- 51
Prijzen uitreiken
2 personen
- 52
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
- 53
Routeposten afmelden
2 personen
- 54
Deelnemers bedanken
Nazorg
- 55
Start- en finishgebied afbouwen
6 personen
- 56
Routeborden ophalen
4 personen
- 57
Achtergelaten spullen verzamelen
2 personen
- 58
Afval verzamelen
4 personen
- 59
Servies en materiaal reinigen
3 personen
- 60
Locatie schoonmaken
4 personen
- 61
Materialen inventariseren
2 personen
- 62
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 63
Uitslagen publiceren
- 64
Bedankbericht versturen
- 65
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 120
- Veiligheidsspeldenaantal 300
- Finishermedaillesaantal 120
- Prijzenaantal 6
- Routepijlenaantal 40
- Afzetlintaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 30
- Start- en finishboog
- Drinkbekersaantal 500
- Waterkranenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Reddingsdekensaantal 20
- Tafelnummersaantal 8
Apparatuur
- Megafoonaantal 2
- Wandklokaantal 2
- Stopwatchesaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Oplaadstationsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Koorts- en coldpacksaantal 20
Servies
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Schenk kannenaantal 4
- Koelelementenaantal 16
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handvegersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de route niet alleen op afstand, maar loop of fiets haar volledig na. Noteer kruisingen, smalle stukken en plekken waar afzetlint, verkeerskegels of routepijlen nodig zijn.
- Regel vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en EHBO vroeg in het traject. Plan uiterlijk twee weken voor de challenge een controle of alle bevestigingen binnen zijn.
- Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Controleer deelnemersgegevens vooraf, wijs startnummers toe en maak de startnummerpakketten minimaal één dag eerder klaar.
- Geef vrijwilligers een concrete post en instructie. Verkeersregelaars moeten per kruising weten wanneer ze aanwezig zijn, terwijl vrijwilligers bij start, finish en waterstations een eigen portofoon of contactpersoon nodig hebben.
- Maak een draaiboek met tijden voor opbouw, briefing, start, waterbevoorrading en afbouw. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en leg koelboxen, drinkbekers, EHBO-materiaal en extra routeborden bereikbaar klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een hardloopchallenge organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunningen. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersinformatie, vrijwilligersinstructies, startnummers en de definitieve materiaalcontrole.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopchallenge?
- Dat hangt vooral af van het aantal kruisingen en de route. Tel per bemande kruising minimaal 1 verkeersregelaar, plus aparte mensen voor start, finish, waterstations en EHBO; maak de bezetting uiterlijk 2 weken vooraf definitief.
- Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?
- Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen voor de challenge. Vermeld daarin starttijd, locatie, route, bereikbaarheid, startnummer, waterpunten en wat deelnemers bij slecht weer moeten weten.
- Wat moet je de dag voor een hardloopchallenge controleren?
- Controleer de weersverwachting, deelnemerslijst, startnummers, routeborden, portofoons, stopwatches en EHBO-materiaal. Leg materialen zoals afzetlint, verkeerskegels en drinkbekers per post klaar, zodat de opbouw op de wedstrijddag niet meer hoeft te zoeken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!