Zo organiseer je een geboortebosplanting

Een geboortebosplanting vraagt om meer voorbereiding dan alleen bomen bestellen. Leg eerst de plantlocatie en toestemming vast, bepaal daarna het aantal bomen en maak een praktisch plantplan. Regel vervolgens de deelnemers, levering, gereedschappen en ontvangst op locatie. Op de plantdag zelf moeten plantvakken, plantgaten, werkbanken en koffie of thee klaarstaan voordat de gasten aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Plantlocatie vastleggen
2 personen
2
Toestemming voor terrein regelen
3
Plantplan en aantallen bepalen
2 personen
4
Bomen en struiken bestellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Routebeschrijving versturen
10
Parkeerplaatsen afspreken
11
Levering plantmateriaal bevestigen
12
Bomenlabels ontwerpen
2 personen
13
Naamlabels voorbereiden
2 personen
14
Weersvoorspelling controleren
15
Definitieve deelnemerslijst maken
16
Dieetwensen doorgeven
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Plantmateriaal ophalen
2 personen
19
Bomen tijdelijk opslaan
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Plantvakken uitzetten
3 personen
24
Plantgaten voorbereiden
4 personen
25
Werkbanken opstellen
2 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Welkomstbord plaatsen
29
Bomenlabels klaarleggen
2 personen
30
Gereedschap verdelen
2 personen
31
Veiligheidsinstructie voorbereiden
2 personen
32
Aanmeldtafel inrichten
2 personen

Event

33
Deelnemers ontvangen
3 personen
34
Naamlabels uitdelen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Welkomstwoord verzorgen
37
Plantinstructie geven
2 personen
38
Bomen uitdelen
4 personen
39
Plantwerk begeleiden
6 personen
40
Water bij de bomen brengen
3 personen
41
Bomenlabels bevestigen
3 personen
42
Fotomoment begeleiden
2 personen
43
Gereedschap innemen
3 personen
44
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
47
Verlichting inschakelen
2 personen
48
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
49
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
51
Partytenten afbreken
4 personen
52
Gereedschap schoonmaken
3 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Locatie schoon achterlaten
4 personen
55
Afval afvoeren
2 personen
56
Materialen terugbrengen
2 personen
57
Huurmaterialen retourneren
2 personen
58
Plantlocatie nalopen
2 personen
59
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Plantmateriaal

Jonge bomenaantal 40
Boompalenaantal 40
Boombandenaantal 40
Compostaantal 10
Boomschorsaantal 8
Houten boomlabelsaantal 45

Gereedschap

Spadesaantal 12
Scheppenaantal 8
Harkenaantal 6
Kruiwagensaantal 4
Gietersaantal 8
Snoeischarenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 50
Meetlintenaantal 3
Houten pikettenaantal 30
Afzetlintaantal 4

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 12
EHBO-dozenaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 8

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Werkbankenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Kannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Buitenverlichtingaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Welkomstbordenaantal 2
Naamlabelsaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de plantlocatie en toestemming voor het terrein. Zonder akkoord kun je nog geen plantplan of bestelling definitief maken.
Maak het plantplan op basis van het aantal jonge bomen en deelnemers. Houd per plantvak ruimte voor een boompaal, boomband en voldoende werkruimte rond het plantgat.
Bevestig de levering van het plantmateriaal uiterlijk 1 week vooraf. Regel ook waar bomen en struiken tijdelijk uit de zon en uit de wind kunnen staan als ze niet direct geplant worden.
Stuur routebeschrijving en parkeerafspraken uiterlijk 3 dagen voor de planting naar alle deelnemers. Vraag dieetwensen tegelijk uit, zodat hapjes en dranken niet op het laatste moment aangepast moeten worden.
Controleer de weersvoorspelling 2 dagen vooraf en maak de locatie daarna klaar: zet plantvakken uit, bereid plantgaten voor en plaats werkbanken, gereedschap, veiligheidsmiddelen en een partytent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een geboortebosplanting organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Die termijn geeft ruimte om toestemming te regelen, bomen te bestellen, uitnodigingen te versturen en de deelnemerslijst af te ronden.
Hoeveel bomen heb je nodig voor een geboortebosplanting?: Dat hangt af van het plantplan en de beschikbare ruimte. Bepaal eerst hoeveel plantvakken en deelnemers je hebt en bestel daarna het exacte aantal jonge bomen, inclusief eventuele reserve voor uitval of beschadiging.
Wanneer moet je de deelnemerslijst en dieetwensen afronden?: Maak de definitieve deelnemerslijst ongeveer 1 week voor de plantdag. Geef dieetwensen daarna direct door en doe de boodschappen op basis van het definitieve aantal aanwezigen.
Wat moet je op de dag zelf voorbereiden voor het planten?: Zet de plantvakken en plantgaten vooraf uit en plaats per werkplek het benodigde gereedschap, zoals spades, scheppen, gieters en werkhandschoenen. Zorg daarnaast vóór aankomst van de gasten voor koffie, thee, gekoelde dranken, hapjes en een duidelijke parkeer- en looproute.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!