Zo organiseer je een foodtruckfestival zonder verrassingen
Begin niet met de promotie, maar met datum, locatie en vergunningen. Daarna leg je foodtrucks vast en controleer je per truck de stroombehoefte, leveringstijd en ruimte op het terrein. Werk vervolgens de indeling, veiligheid, afvalinzameling en toiletten uit. In de laatste weken draait alles om vrijwilligers, dieetwensen, leveranciersbevestigingen en duidelijke informatie voor bezoekers. Zo voorkom je dat op de dag zelf kabels, koeling of een aanspreekpunt ontbreken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Foodtrucks selecteren
2 personen
- 4
Foodtruckoffertes vastleggen
- 5
Stroombehoefte inventariseren
2 personen
- 6
Stroomvoorziening regelen
- 7
Terreinindeling uitwerken
2 personen
- 8
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 9
Afvalinzameling regelen
- 10
Toiletten regelen
- 11
Verzekering controleren
- 12
Leveranciers bevestigen
- 13
Promotiebeeld maken
2 personen
- 14
Evenement online publiceren
- 15
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 16
Sociale media plaatsen
- 17
Aanmeldingen verwerken
- 18
Dieetwensen verzamelen
- 19
Vrijwilligers werven
2 personen
- 20
Vrijwilligers indelen
- 21
Draaiboek verspreiden
- 22
Leveringstijden bevestigen
- 23
Weersverwachting controleren
- 24
Laatste bezoekersinformatie sturen
- 25
Boodschappen doen
2 personen
- 26
Dranken koelen
2 personen
- 27
Materialen verzamelen
3 personen
- 28
Terrein inspecteren
2 personen
- 29
Afzettingen plaatsen
3 personen
- 30
Foodtrucks ontvangen
3 personen
- 31
Foodtrucks positioneren
4 personen
- 32
Stroom aansluiten
3 personen
- 33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 34
Tent en parasols opbouwen
4 personen
- 35
Afvalpunten inrichten
2 personen
- 36
Verlichting ophangen
3 personen
- 37
Geluid testen
2 personen
- 38
Infobalie inrichten
2 personen
- 39
Drankpunt inrichten
3 personen
- 40
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 41
Terrein bewegwijzeren
2 personen
- 42
Toiletten controleren
2 personen
- 43
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 44
Foodtruckmenu's ophangen
2 personen
- 45
Houdbaarheid controleren
2 personen
- 46
Openingscontrole uitvoeren
3 personen
Event
- 47
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 48
Informatie verstrekken
2 personen
- 49
Dranken serveren
4 personen
- 50
Dranken bijvullen
3 personen
- 51
Koelboxen aanvullen
2 personen
- 52
Servies en bestek aanvullen
2 personen
- 53
Tafels schoonhouden
3 personen
- 54
Afvalbakken legen
3 personen
- 55
Toiletten controleren
2 personen
- 56
Parkeerroute aanwijzen
2 personen
- 57
Rijen bij foodtrucks begeleiden
3 personen
- 58
Dieetvragen beantwoorden
2 personen
- 59
Verloren voorwerpen registreren
- 60
Verlichting inschakelen
2 personen
- 61
Laatste bestellingen aankondigen
- 62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 63
Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
- 64
Drankpunt afsluiten
3 personen
- 65
Afval verzamelen
5 personen
- 66
Terrein schoonmaken
5 personen
- 67
Meubilair afbreken
4 personen
- 68
Tent en parasols afbreken
4 personen
- 69
Verlichting verwijderen
3 personen
- 70
Stroomvoorziening loskoppelen
2 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Materialen inventariseren
2 personen
- 73
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 74
Afval afvoeren
2 personen
- 75
Gevonden voorwerpen afhandelen
- 76
Leveranciersbetalingen verwerken
- 77
Foto's en berichten plaatsen
- 78
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 16
- Biertafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 8
- Partytentenaantal 3
- Parasolsaantal 6
- Drankbalie
- Infobalie
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Herbruikbare kommenaantal 150
- Herbruikbare bekersaantal 400
- Wijnglazenaantal 100
- Besteksetsaantal 300
- Serveerschalenaantal 20
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Koelkastenaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelhaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoon
- Contantgeldkassa
- Pinapparatenaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Waterkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- IJscontainersaantal 4
- Tangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Opbergbakkenaantal 20
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Menubordenaantal 12
- Krijtbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 16
- Plantenbakkenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg foodtruckoffertes pas definitief vast nadat je het menu, de benodigde ruimte en de stroomaansluiting per truck hebt gecontroleerd. Reserveer daarnaast ruimte voor een drankbalie, infobalie en wachtrijen.
- Maak de terreinindeling op schaal en houd looppaden vrij van kabelhaspels en verlengkabels. Plan foodtrucks, biertafels, klaptafels, statafels, toiletten en afvalpunten zo dat bezoekers niet door elkaar heen hoeven te lopen.
- Inventariseer dieetwensen vóór je de laatste bezoekersinformatie verstuurt. Vraag organisatoren van foodtrucks welke vegetarische, veganistische, glutenvrije of allergenenvrije opties zij daadwerkelijk kunnen leveren.
- Controleer de stroomvoorziening niet alleen op aansluitpunten, maar ook op totale belasting. Koffiezetapparaten, waterkokers, koelkasten, mobiele speakers en pinapparaten kunnen tegelijk stroom vragen; leg daarom vooraf vast wie welke aansluiting gebruikt.
- Plan een laatste controle uiterlijk 24 uur vooraf: weersverwachting, leveringstijden, vrijwilligersindeling, pinapparaten, contantgeldkassa, koeling, herbruikbaar servies en bezoekersbericht. Zet één persoon aan als aanspreekpunt voor leveranciers en vrijwilligers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een foodtruckfestival organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en foodtrucks. Regel uiterlijk 4 weken voor het festival de terreinindeling, veiligheidsafspraken, toiletten, afvalinzameling en vrijwilligers.
- Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruckfestival?
- Reken als startpunt op ongeveer 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van menu en bereidingstijd. Bij 300 bezoekers kom je dus uit op ongeveer 3 tot 4 trucks; vraag elke truck hoeveel porties per uur haalbaar zijn.
- Wanneer moet je de stroom voor foodtrucks regelen?
- Inventariseer de stroombehoefte zodra de foodtrucks zijn geselecteerd en leg de voorziening minimaal 4 weken vooraf vast. Vraag per truck het benodigde vermogen en het type aansluiting op, zodat je niet pas op de opbouwdag kabels en stekkerdozen tekortkomt.
- Wanneer verstuur je de laatste informatie naar bezoekers?
- Stuur de laatste bezoekersinformatie 2 tot 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de locatie, aanvangstijd, bereikbaarheid, betaalmogelijkheden, dieetopties en eventuele wijzigingen door het weer.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!