Zo organiseer je een fietstocht zonder verrassingen
Begin niet met boodschappen doen, maar met de route. Leg afstand, start- en eindlocatie vast en rijd de volledige route vooraf, inclusief een alternatief voor slecht weer of een afgesloten weg. Daarna regel je deelnemers, informatie en veiligheid. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, goed zichtbare routebordjes, gecontroleerde fietsen en een rustpunt met drinken en eten. Met dit plan houd je overzicht van de eerste uitnodiging tot het opruimen van het startterrein.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en afstand vastleggen
2 personen
- 2
Route volledig voorrijden
2 personen
- 3
Alternatieve route vastleggen
- 4
Start- en eindlocatie bevestigen
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemerslijst afronden
- 9
Deelnemersinformatie versturen
- 10
Weersverwachting controleren
- 11
Routekaart en routebordjes maken
2 personen
- 12
Fietsen en banden controleren
2 personen
- 13
Gereedschap en reserveonderdelen klaarzetten
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Koelboxen vullen
2 personen
- 16
Routebestanden op telefoons zetten
2 personen
- 17
Startpakket per deelnemer maken
3 personen
- 18
Noodcontacten afdrukken
- 19
Startterrein opruimen
3 personen
- 20
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
- 21
Registratietafel inrichten
2 personen
- 22
Routebordjes plaatsen
3 personen
- 23
Rustpunt inrichten
3 personen
- 24
Dranken koud zetten
2 personen
- 25
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
- 26
EHBO- en reparatieset klaarleggen
- 27
Route en verkeerspunten controleren
2 personen
- 28
Vrijwilligers kort instrueren
3 personen
Event
- 29
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 30
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 31
Startpakketten uitdelen
2 personen
- 32
Fiets- en veiligheidsbriefing geven
2 personen
- 33
Groepen laten vertrekken
3 personen
- 34
Routegroepen begeleiden
4 personen
- 35
Rustpunt bemannen
3 personen
- 36
Dranken bijvullen
2 personen
- 37
Hapjes en fruit serveren
2 personen
- 38
Fietspech onderweg verhelpen
2 personen
- 39
Achterblijvende deelnemers begeleiden
2 personen
- 40
Deelnemers bij de finish ontvangen
3 personen
- 41
Finisherdrankjes uitdelen
2 personen
- 42
Lichte maaltijd serveren
4 personen
- 43
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 44
Routebordjes verwijderen
3 personen
- 45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 46
Servies afwassen
2 personen
- 47
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
- 48
Start- en eindlocatie schoonmaken
3 personen
- 49
Materialen inventariseren
2 personen
- 50
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
- 51
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 52
Gevonden voorwerpen bewaren
- 53
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 12
- Statafelsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbaar bestekaantal 60
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Fietspompenaantal 4
- Fietsgereedschapssetsaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Batterijladersaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Megafoonsaantal 2
- Walkietalkiesaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Sportmateriaal
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Fietshelmenaantal 4
- Bidonhoudersaantal 4
- Reservefietsslotenaantal 6
- Routekaarthoudersaantal 8
- Regenponcho'saantal 10
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidsdekensaantal 4
Decoratie
- Startvlaggenaantal 2
- Pijlbordjesaantal 30
- Statafelhoezenaantal 4
- Wegwerpbordjes voor routeaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Bezem en blikaantal 2
- Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Rijd de route uiterlijk één tot twee weken vooraf helemaal voor. Noteer gevaarlijke kruisingen, slechte fietspaden en plekken zonder bereik, en leg direct een alternatieve route vast.
- Stuur deelnemersinformatie minstens 3 dagen vooraf. Vermeld starttijd, locatie, afstand, verwachte fietstijd, wat ze zelf meenemen en een telefoonnummer voor noodgevallen.
- Controleer fietsen en banden de avond ervoor, niet pas bij vertrek. Leg fietspompen, gereedschapssets en reservebinnenbanden klaar en zet routebestanden op minstens twee telefoons.
- Plan het rustpunt op ongeveer de helft van de route. Zet water en andere dranken koud, maak hapjes en fruit vooraf klaar en richt de plek zo in dat deelnemers hun fiets veilig kunnen neerzetten.
- Maak voor elke deelnemer een startpakket en druk noodcontacten af. Plaats routebordjes op kruisingen en twijfelpunten vóór de eerste deelnemer vertrekt; alleen een routebestand op een telefoon is niet genoeg.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een fietstocht organiseren?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf met route, start- en eindlocatie en uitnodigingen. Rond de deelnemerslijst en dieetwensen ongeveer 1 week vooraf af; controleer het weer 1 tot 2 dagen voor vertrek.
- Hoeveel kilometer is geschikt voor een georganiseerde fietstocht?
- Kies voor een gemengde groep meestal 25 tot 40 kilometer. Reken bij een ontspannen tempo op ongeveer 2 tot 3 uur fietsen, exclusief een rustpunt en eventuele reparaties.
- Hoeveel drinken heb je nodig tijdens een fietstocht?
- Reken op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter drinken per deelnemer voor iedere 2 uur fietsen. Voorzie daarnaast water op het rustpunt en neem extra mee bij warm weer of een route met weinig winkels.
- Wanneer zet je routebordjes voor een fietstocht?
- Plaats de bordjes op de dag zelf, bij voorkeur 60 tot 90 minuten voor de start. Controleer daarna de eerste kilometers nogmaals, omdat bordjes kunnen verdwijnen of verkeerd gedraaid kunnen worden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!