Zo organiseer je een fietsfestival
Begin een fietsfestival niet met muziek of hapjes, maar met de route, locatie en veiligheid. Leg eerst de datum vast, controleer de routes en regel vergunningen, verzekering, EHBO en fietsverhuur. Daarna bouw je het programma, de inschrijving en de vrijwilligersplanning op. In de laatste week controleer je deelnemers, leveringen en het weer; op de dag zelf draait alles om een duidelijke start, goed gemarkeerde routes en fietsen die klaarstaan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Fietsroutes bepalen
3 personen
- 3
Routekaarten controleren
2 personen
- 4
Vergunningen aanvragen
- 5
Verzekering controleren
- 6
Startlocatie reserveren
- 7
Fietsverhuur reserveren
- 8
EHBO-hulp reserveren
- 9
Muziek en techniek reserveren
- 10
Programma samenstellen
2 personen
- 11
Aanmeldformulier maken
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Sociale media publiceren
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Deelnemers bevestigen
- 17
Routevrijwilligers indelen
2 personen
- 18
Leveringen bevestigen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Fietsen en helmen controleren
2 personen
- 22
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 23
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 27
Terrein schoonmaken
3 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Partytenten opbouwen
5 personen
- 30
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 31
Fietscheckpunt inrichten
2 personen
- 32
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 33
Routeborden plaatsen
4 personen
- 34
Verlichting ophangen
3 personen
- 35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 36
Infoborden plaatsen
2 personen
- 37
Startpakketten klaarleggen
3 personen
- 38
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 39
Inschrijving openen
3 personen
- 40
Deelnemers verwelkomen
3 personen
- 41
Startnummers uitdelen
2 personen
- 42
Fietsen en helmen uitgeven
2 personen
- 43
Fietschecks uitvoeren
2 personen
- 44
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 45
Fietstocht begeleiden
8 personen
- 46
Routepost bemannen
4 personen
- 47
Waterpost bemannen
2 personen
- 48
Finish registreren
2 personen
- 49
Dranken serveren
3 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Fietsactiviteiten begeleiden
4 personen
- 53
Muziek verzorgen
2 personen
- 54
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
- 55
Verloren voorwerpen verzamelen
- 56
Laatste ronde aankondigen
- 57
Fietsverhuur innemen
2 personen
- 58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 59
Afval verzamelen
4 personen
- 60
Servies afwassen
3 personen
- 61
Terrein schoonmaken
4 personen
- 62
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
- 63
Verlichting afbreken
3 personen
- 64
Decoratie verwijderen
3 personen
- 65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 66
Partytenten afbreken
5 personen
- 67
Routeborden verwijderen
4 personen
- 68
Materialen inventariseren
2 personen
- 69
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 70
Restanten opruimen
2 personen
- 71
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
- Fietsrekkenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbaar bestekaantal 180
- Koffiekopjesaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Fietspompenaantal 6
- Fietsreparatiestandsaantal 2
Sportmateriaal
- Leenfietsenaantal 20
- Fietshelmenaantal 25
- Reservebinnenbandenaantal 30
- Fietsbellenaantal 10
- Fietsgereedschapssetsaantal 4
- Fietslichtsetsaantal 20
- Routepijlenaantal 40
- Routebordenaantal 15
- Pionnenaantal 30
- Startnummersaantal 180
- Polsbandjesaantal 200
- Stempelkaartenaantal 180
- Medaillelintenaantal 180
- Prijzenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 150
- Tafelkledenaantal 12
- Pijlbannersaantal 8
- Infobordenaantal 8
- Krijtbordenaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Koelmattenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfectiepompenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk de fietsroutes uit voordat je het programma publiceert. Controleer routekaarten, kruisingen en omleidingen en bepaal vooraf waar routevrijwilligers nodig zijn.
- Regel vergunningen, verzekering en EHBO vroeg in het traject. Controleer minimaal vier weken voor het festival of de startlocatie, routes en geplande activiteiten gedekt zijn.
- Maak de inschrijving concreet met starttijd, routekeuze en dieetwensen. Bevestig deelnemers uiterlijk één week vooraf, zodat je fietsverhuur, helmen, catering en startnummers kunt bijstellen.
- Controleer fietsen en veiligheidsmateriaal niet pas op de ochtend zelf. Test leenfietsen, fietshelmen, fietslichten en pompen uiterlijk één dag eerder en leg reservebinnenbanden en gereedschap bij de reparatiestand.
- Plan de opbouw rond de starttijd: plaats fietsrekken, routeborden en pionnen eerst, test daarna geluidsinstallatie en microfoons. Koel dranken en zet routepijlen pas uit nadat de laatste weers- en routecontrole is gedaan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een fietsfestival organiseren?
- Begin minimaal acht tot twaalf weken vooraf. Reserveer in de eerste twee weken de locatie, fietsverhuur, EHBO en techniek; vergunningen en routeafstemming kunnen langer duren.
- Hoeveel fietsen en helmen moet ik regelen voor een fietsfestival?
- Regel voor iedere deelnemer die geen eigen fiets meeneemt één passende fiets en helm, plus minimaal 5 procent reserve. Bij 40 leenfietsers zijn dat dus 42 fietsen en 42 helmen.
- Wanneer moet ik de fietsroutes en routeborden controleren?
- Controleer de routes bij het samenstellen van het programma en loop of fiets ze uiterlijk één week vooraf opnieuw. Controleer de routepijlen en routeborden nogmaals op de ochtend van het festival.
- Hoeveel drinken heb je nodig op een fietsfestival?
- Reken tijdens het fietsprogramma op ongeveer 0,5 liter drinken per deelnemer per uur, plus extra voor de ontvangst en nazit. Voor 50 deelnemers met drie fietsuren is dat minimaal 75 liter; houd daarnaast gekoeld water achter de hand.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!