Zo organiseer je een familiefietstocht
Begin met de datum, startlocatie en route; pas daarna leg je rustpunten en een eetlocatie vast. Controleer de route op drukke kruisingen, smalle paden en veilige alternatieven voor gezinnen met kinderen. Verzamel bij de aanmeldingen contactgegevens en dieetwensen, zodat je onderweg en tijdens het eten niemand hoeft terug te zoeken. In de laatste week controleer je het weer, de fietsen, helmen, EHBO en het fietspechplan. Zo weet iedereen waar hij moet zijn en wie helpt als een band lek raakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Startlocatie bevestigen
- 3
Fietsroute uitwerken
2 personen
- 4
Route op veiligheid controleren
2 personen
- 5
Alternatieve route bepalen
2 personen
- 6
Rustpunten op de route kiezen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Contactgegevens deelnemers controleren
- 11
Reservering rustpunt maken
- 12
Reservering eetlocatie maken
- 13
Vergunningen en meldingen controleren
- 14
Weersverwachting volgen
- 15
Deelnemersinformatie versturen
- 16
Routekaarten afdrukken
- 17
Deelnemerslijst afdrukken
- 18
Fietspechplan afdrukken
- 19
Fietsen van begeleiders controleren
2 personen
- 20
Fietshelmen controleren
2 personen
- 21
EHBO-set controleren
- 22
Gereedschap en reserveonderdelen controleren
- 23
Decoratie en bewegwijzering verzamelen
- 24
Koelboxen reinigen
- 25
Boodschappen doen
2 personen
- 26
Dranken koelen
2 personen
- 27
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 28
Picknickpakketten samenstellen
3 personen
- 29
Startpakketjes klaarleggen
2 personen
- 30
Telefoons en powerbanks opladen
- 31
Weersbesluit nemen
2 personen
- 32
Startlocatie controleren
2 personen
- 33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 34
Partytenten opbouwen
4 personen
- 35
Fietsenstalling inrichten
2 personen
- 36
Routeborden plaatsen
2 personen
- 37
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
- 38
Drankpunt inrichten
2 personen
- 39
Hapjes en fruit uitstallen
2 personen
- 40
EHBO-punt inrichten
Event
- 41
Begeleidersposten innemen
6 personen
- 42
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 43
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 44
Startpakketten uitdelen
2 personen
- 45
Fietsroute uitleggen
- 46
Groepsfoto maken
2 personen
- 47
Fietstocht begeleiden
6 personen
- 48
Achterblijvers begeleiden
2 personen
- 49
Rustpunt openen
2 personen
- 50
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Fietspech ondersteunen
2 personen
- 53
Eerste hulp verlenen
2 personen
- 54
Binnenkomende fietsers opvangen
3 personen
- 55
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
- 56
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
- 57
Diner serveren
4 personen
- 58
Dranken bijvullen
2 personen
- 59
Koffie en thee serveren
2 personen
- 60
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
- 61
Laatste route-informatie geven
- 62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 63
Servies verzamelen
3 personen
- 64
Afval scheiden
2 personen
- 65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 66
Partytenten afbreken
4 personen
- 67
Fietsenstalling opruimen
2 personen
- 68
Routeborden verwijderen
2 personen
- 69
Servies afwassen
3 personen
- 70
Locatie schoonmaken
3 personen
- 71
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
- 72
Materialen inventariseren
2 personen
- 73
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 74
Overgebleven boodschappen opbergen
- 75
Gevonden voorwerpen bewaren
- 76
Routeborden en linten opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsetsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 6
- Fietsenrekkenaantal 30
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbare kommenaantal 60
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Broodmandenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Drankdispensersaantal 3
Sportmateriaal
- Fietshelmenaantal 8
- Reservefietsenaantal 2
- Fietspompenaantal 4
- Bandenplaksetsaantal 4
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Fietsgereedschapssetsaantal 3
- Fietsverlichtingaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 10
- Fietskaartenaantal 70
- Routehoudersaantal 10
- Fietsslotenaantal 12
- Pionnenaantal 20
- Springtouwenaantal 6
- Ballenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 6
- Noodfluitjesaantal 8
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Routebordenaantal 20
- Pijlenstickersaantal 40
- Afzetlintaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Naamstickersaantal 80
- Stiftenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlampenaantal 8
Schoonmaak
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasteilenaantal 6
- Afwasbakkenaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk met een vaste volgorde: leg eerst datum, startlocatie en route vast en reserveer daarna rust- en eetlocaties. Een route wijzigen nadat de deelnemersinformatie is verstuurd zorgt snel voor verwarring.
- Plan minstens één alternatief voor drukke of onveilige stukken en noteer rustpunten op de routekaart. Print de routekaarten, deelnemerslijst en het fietspechplan uiterlijk de dag ervoor.
- Controleer een week vooraf de aanmeldingen, telefoonnummers en dieetwensen. Neem op de dag zelf een actuele deelnemerslijst mee, zodat je bij elk rustpunt kunt nagaan wie aanwezig is.
- Laat begeleiders hun fietsen en helmen vooraf controleren en leg fietspompen, bandenplaksets en reservebinnenbanden klaar. Wijs vooraf aan wie pechgevallen opvangt en wie de groep bij elkaar houdt.
- Volg de weersverwachting vanaf enkele dagen voor vertrek en pas de briefing daarop aan. Zet water, koelboxen en koelelementen klaar en regel partytenten of een andere beschutte plek bij het rust- of eetmoment.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een familiefietstocht organiseren?
- Leg datum, startlocatie en route bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen te verwerken.
- Hoe lang moet een familiefietstocht zijn?
- Kies voor gezinnen een route die binnen ongeveer 2 tot 3 uur fietsen past, exclusief rustmomenten. Plan minstens één rustpunt en bepaal vooraf een kortere alternatieve route voor jonge kinderen of slecht weer.
- Wat neem je mee voor fietspech tijdens een familiefietstocht?
- Leg minstens één fietspomp, bandenplakset en enkele reservebinnenbanden klaar; bij een grote groep zijn twee sets praktischer. Neem ook een reservefiets mee als dat in het plan past en wijs vooraf een begeleider voor pechgevallen aan.
- Wanneer controleer je het weer voor een familiefietstocht?
- Bekijk de verwachting dagelijks in de laatste 3 dagen en maak uiterlijk de avond ervoor de definitieve keuze. Informeer deelnemers dan meteen over vertrek, kleding, routewijzigingen of een alternatief programma.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!