Zo organiseer je een economisch forum
Begin met het doel van het forum en werk daarna in vaste stappen naar de uitvoeringsdag. Leg eerst datum, locatie, thema en programma vast; daarna volgen sprekers, uitnodigingen, techniek en catering. Reserveer technische apparatuur ruim vooraf en verzamel presentaties en dieetwensen voordat je de aantallen definitief doorgeeft. Met een sluitend draaiboek, duidelijke routebeschrijving en gecontroleerde naamkaartjes voorkom je de meeste problemen op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Programma en thema bepalen
3 personen
- 3
Sprekers selecteren
2 personen
- 4
Sprekers uitnodigen
- 5
Dagvoorzitter vastleggen
- 6
Catering reserveren
- 7
Techniek reserveren
- 8
Zaalindeling bepalen
2 personen
- 9
Uitnodiging opstellen
- 10
Aanmeldformulier maken
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Sprekersinformatie opvragen
- 15
Presentaties verzamelen
- 16
Programma definitief maken
2 personen
- 17
Naamkaartjes ontwerpen
- 18
Naambadges printen
- 19
Aanmeldingen bevestigen
- 20
Catering aantallen doorgeven
- 21
Sprekersprogramma bevestigen
- 22
Techniekplan controleren
2 personen
- 23
Routebeschrijving versturen
- 24
Draaiboek printen
- 25
Materialen controleren
2 personen
- 26
Boodschappen doen
2 personen
- 27
Koelproducten inkopen
- 28
Dranken koud zetten
2 personen
- 29
Sprekersmap samenstellen
- 30
Registratietafel voorbereiden
2 personen
- 31
Tafels opstellen
4 personen
- 32
Stoelen plaatsen
4 personen
- 33
Podiumzone inrichten
3 personen
- 34
Projector aansluiten
2 personen
- 35
Microfoons testen
2 personen
- 36
Presentaties testen
2 personen
- 37
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 38
Buffettafels inrichten
3 personen
- 39
Naamkaartjes klaarleggen
Event
- 40
Sprekers ontvangen
2 personen
- 41
Bezoekers registreren
3 personen
- 42
Programma uitdelen
2 personen
- 43
Inloopkoffie serveren
3 personen
- 44
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
- 45
Sprekers aankondigen
- 46
Microfoons bedienen
- 47
Presentaties afspelen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
- 52
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
- 53
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
- 54
Dinerbuffet serveren
4 personen
- 55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 56
Tafels afruimen
3 personen
- 57
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
- 58
Netwerkborrel serveren
3 personen
- 59
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 60
Techniek uitschakelen
2 personen
- 61
Servies verzamelen
3 personen
- 62
Afval verzamelen
3 personen
- 63
Zaal opruimen
5 personen
- 64
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
- 67
Buffet schoonmaken
2 personen
- 68
Zaal schoonmaken
3 personen
- 69
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 70
Materialen inventariseren
2 personen
- 71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 72
Techniekmaterialen retourneren
2 personen
- 73
Sprekers bedanken
- 74
Deelnemers bedankmail sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Inschrijftafelsaantal 2
- Buffettafelsaantal 6
- Bistrotafelsaantal 12
- Stoelenaantal 140
- Sprekerstafel
- Sprekersstoelenaantal 6
- Katheder
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptopaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Laserpointeraantal 2
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Presentatieklikkeraantal 2
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 150
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 140
- Bordenaantal 160
- Besteksetsaantal 160
- Serveerbestekaantal 20
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkaraffenaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerschalen met dekselaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 12
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 18
- Naamkaartjeshoudersaantal 140
- Programmafoldersaantal 140
- Achtergrondbanner
- Richtingsbordenaantal 8
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Staande lampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma voordat je sprekers definitief uitnodigt. Reserveer per spreker niet alleen spreektijd, maar ook tijd voor wisselen, vragen en eventuele technische voorbereiding.
- Regel beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-adapters en draadloze microfoons als één techniekplan. Test alle aansluitingen vóór de ontvangst en leg een presentatieklikker en verlenghaspels klaar.
- Sluit de registratie uiterlijk enkele dagen vóór het forum af voor de catering. Verwerk dieetwensen apart en geef het definitieve aantal koffiekopjes, waterglazen, borden en besteksets daarna door.
- Vraag presentaties en sprekersinformatie vooraf op en maak naamkaartjes pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Print enkele extra naambadges voor late wijzigingen of onverwachte deelnemers.
- Print het draaiboek vóór de opbouw en loop de zaalindeling ter plekke na. Controleer inschrijftafels, stoelen, katheder, sprekerstafel, afvalbakken en de route vanaf de ingang voordat de eerste gasten arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een economisch forum organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Daarmee houd je tijd over om sprekers vast te leggen, techniek en catering te reserveren en uitnodigingen tijdig te versturen.
- Wanneer moet je sprekers uitnodigen voor een economisch forum?
- Nodig sprekers direct uit nadat thema en eerste programmaopzet vaststaan, meestal 6 tot 10 weken vóór het forum. Vraag hun presentatie en praktische informatie uiterlijk 1 week vooraf op.
- Wanneer geef je het aantal gasten door aan de catering?
- Geef een voorlopige schatting bij de reservering en het definitieve aantal meestal 3 tot 5 werkdagen vóór het forum door. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat de cateraar passende keuzes kan voorbereiden.
- Hoe controleer je de techniek voor een economisch forum?
- Test de volledige opstelling uiterlijk 1 dag vooraf: laptop, beamer, scherm, HDMI-kabels, adapters, microfoons, luidsprekers en mengpaneel. Controleer ook reservekabels, stroompunten en de presentatieklikker vóór de inloop.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.