Zo organiseer je een dansworkshop
Begin met de dansstijl, het niveau en de duur van de workshop. Leg daarna de dansruimte en docent vast, want vloeroppervlak en begeleiding bepalen hoeveel deelnemers je veilig kunt ontvangen. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen ruim vóór de workshop en stuur programma, route en praktische informatie op tijd door. Plan op de dag zelf eerst de ruimte, techniek en ontvangst; zo blijft er tijd over voor deelnemers die later binnenkomen of vragen hebben.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Dansstijl en programma vastleggen
2 personen
- 2
Dansruimte reserveren
- 3
Dansdocent bevestigen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Aanmeldingen bevestigen
- 8
Deelnemerslijst afdrukken
- 9
Programma en route versturen
- 10
Muziek en afspeellijst voorbereiden
2 personen
- 11
Ruimte en vloer controleren
2 personen
- 12
Benodigdheden inventariseren
2 personen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
- 15
Koelproducten koelen
- 16
Deelnemers polsbandjes sorteren
- 17
EHBO-materiaal controleren
- 18
Telefoonnummers noodcontacten klaarleggen
Event
- 19
Meubilair klaarzetten
3 personen
- 20
Dansvloer vrijmaken
2 personen
- 21
Dansmatten uitleggen
3 personen
- 22
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 23
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 24
Dranken en snacks klaarzetten
3 personen
- 25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 26
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 27
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 28
Workshop en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
- 29
Dansworkshop begeleiden
2 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Pauzesnacks serveren
2 personen
- 32
Dansvloer veilig houden
- 33
Groepsfoto maken
2 personen
- 34
Buffet en avondeten klaarzetten
3 personen
- 35
Avondeten serveren
3 personen
- 36
Servies en tafels afruimen
3 personen
- 37
Avondprogramma begeleiden
2 personen
- 38
Dranken bijvullen tijdens avondprogramma
2 personen
- 39
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen
Nazorg
- 40
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 41
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
- 42
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
- 43
Servies afwassen
3 personen
- 44
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 45
Dansvloer schoonmaken
2 personen
- 46
Apparatuur en materialen inpakken
3 personen
- 47
Ruimte afsluiten
2 personen
- 48
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 49
Foto's met deelnemers delen
- 50
Verloren voorwerpen terugbezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klapstoelenaantal 24
- Klaptafelsaantal 4
- Kapstokrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Sportmateriaal
- Dansmattenaantal 24
- Weerstandsbandenaantal 24
- Handdoekenaantal 30
Apparatuur
- Draadloze speakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Laptop
- Muziekadapteraantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 30
- Herbruikbare bordenaantal 30
- Herbruikbaar bestekaantal 30
- Koffiekopjesaantal 24
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
Decoratie
- Naamstickersaantal 30
- Stiftenaantal 6
- Welkomstbord
- Pijlbordjesaantal 6
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
Schoonmaak
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handdesinfectieaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma vóór je uitnodigingen verstuurt. Vermeld de dansstijl, het niveau, de start- en eindtijd en hoeveel plaatsen beschikbaar zijn, zodat je aanmeldingen passend kunt verwerken.
- Reserveer de dansruimte met genoeg vrije vloer. Controleer vooraf de vloer, plaats dansmatten waar nodig en zet stoelen en tafels langs de rand in plaats van in de looproute.
- Test geluidsapparatuur en microfoon minimaal 60 minuten voor de start met dezelfde laptop, muziekadapter, stekkerdozen en verlengsnoeren die je tijdens de workshop gebruikt.
- Zet ontvangst en deelnemersregistratie vóór de les klaar. Leg naamstickers, stiften, polsbandjes en de afgedrukte deelnemerslijst op één tafel en houd noodcontacten en EHBO-materiaal direct bereikbaar.
- Regel catering niet pas bij aanvang. Koel koelproducten vooraf, zet waterkannen en dranken klaar en reken per deelnemer op minstens één drinkglas, plus snacks die tijdens een korte pauze zonder bestek kunnen worden gegeten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een dansworkshop?
- Plan meestal 90 tot 120 minuten voor de workshop zelf, met minstens één korte pauze bij een programma langer dan 90 minuten. Reserveer daarnaast 60 minuten voor opbouw en een halfuur voor ontvangst en afronding.
- Hoeveel deelnemers kunnen in een dansworkshop?
- Dat hangt vooral af van de vrije dansvloer en de dansstijl. Houd bij een actieve workshop ongeveer 2 tot 3 vierkante meter vrije vloer per deelnemer aan en laat de docent het maximum bevestigen voordat je uitnodigingen verstuurt.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een dansworkshop versturen?
- Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst, dieetwensen, polsbandjes en catering kunt afronden.
- Hoe laat moet ik de techniek testen voor een dansworkshop?
- Test speakers, microfoon, laptop en muziek minimaal 60 minuten voor de start. Controleer ook het bereik van draadloze apparatuur en leg een reservekabel of muziekbron klaar voordat deelnemers binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!