Zo organiseer je een dansfilmavond zonder technische verrassingen
Begin met de locatie en het programma, niet met de decoratie. Controleer eerst of je de gekozen films mag vertonen en of de ruimte geschikt is voor projectie, geluid en een comfortabele opstelling. Plan daarna de uitnodigingen, aanmeldingen en catering, zodat je weet hoeveel stoelen, bekers en hapjes nodig zijn. Test de techniek minstens één keer vooraf en opnieuw op de dag zelf: een HDMI-kabel, audiokabel of stekkerdoos die ontbreekt kan de avond stilleggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Filmrechten controleren
- 3
Films selecteren
2 personen
- 4
Films reserveren of aanschaffen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Programma publiceren
- 9
Techniek testen
2 personen
- 10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Dranken koelen
2 personen
- 13
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 14
Aanmeldlijst afdrukken
- 15
Locatie openen
2 personen
- 16
Ruimte ventileren
2 personen
- 17
Vloer controleren
2 personen
- 18
Tafels opstellen
3 personen
- 19
Stoelen opstellen
3 personen
- 20
Projectiescherm plaatsen
2 personen
- 21
Projector aansluiten
2 personen
- 22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 23
Films klaarzetten
- 24
Techniek opnieuw testen
2 personen
- 25
Decoratie ophangen
2 personen
- 26
Licht instellen
2 personen
- 27
Buffettafels inrichten
3 personen
- 28
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 30
Entree inrichten
2 personen
- 31
Vrijwilligers instrueren
Event
- 32
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 33
Programma toelichten
- 34
Dranken serveren
2 personen
- 35
Hapjes serveren
3 personen
- 36
Eerste film starten
- 37
Dranken bijvullen
2 personen
- 38
Buffet bijvullen
2 personen
- 39
Pauze aankondigen
- 40
Tweede film starten
- 41
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 43
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 44
Afval verzamelen
3 personen
- 45
Servies afwassen
3 personen
- 46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 47
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 48
Locatie afsluiten
2 personen
- 49
Materialen retourneren
2 personen
- 50
Gevonden voorwerpen bewaren
- 51
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 6
- Buffettafelsaantal 3
- Kledingrek
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Audiokabelsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 4
- Reservebatterijenaantal 12
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 3
Decoratie
- Filmpostersaantal 8
- Tafelkledenaantal 6
- Filmklapbord
- Naambordjesaantal 70
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de filmkeuze vroeg vast en controleer per titel de vertoningsrechten voordat je het programma publiceert. Houd daarnaast tijd over voor pauzes; bij meerdere films loopt het programma anders snel uit.
- Test laptop, beamer, projectiescherm en luidsprekers samen met dezelfde kabels die je op de avond gebruikt. Zet reservebatterijen klaar en controleer of stekkerdozen en verlengsnoeren de volledige opstelling bereiken.
- Maak de zaal minstens 60 minuten voor ontvangst open. Ventileer de ruimte, controleer de vloer, zet stoelen en tafels neer en test beeld en geluid opnieuw voordat gasten binnenkomen.
- Stem hapjes en drank af op het aantal aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Koel dranken op tijd en zet koffie, thee en water zo neer dat de filmzaal niet tijdens elke pauze wordt doorkruist.
- Richt een aparte plek in voor jassen, aanmeldingen en eten. Een kledingrek, naambordjes, buffettafels en serveertangen voorkomen opstoppingen bij de ingang en houden kruimels weg van laptop en projector.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansfilmavond organiseren?
- Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Dan heb je tijd om de locatie en filmrechten te regelen, films te selecteren, uitnodigingen te versturen en aanmeldingen met dieetwensen te verwerken.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een dansfilmavond op te bouwen?
- Plan minstens 60 minuten voor het openen en inrichten van de locatie, plus 30 minuten extra als je de techniek nog niet eerder in deze ruimte hebt getest. Beeld, geluid en kabels kosten vaak meer tijd dan het neerzetten van stoelen.
- Wanneer moet je de filmrechten voor een dansfilmavond controleren?
- Controleer de rechten voordat je een filmtitel definitief aankondigt, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Zonder toestemming kan een film niet zomaar publiek worden vertoond, ook niet als je hem legaal hebt gekocht of gestreamd.
- Hoeveel films passen er op een dansfilmavond?
- Plan voor elke film de volledige speelduur plus 15 minuten voor aankondiging en wisselen, en reken per pauze minstens 20 minuten. Zo passen bijvoorbeeld twee films met één pauze meestal binnen een avond van ongeveer 3 tot 4 uur.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!