Zo organiseer je een dansavond zonder gedoe
Begin bij de zaal, datum en tijden; die bepalen hoeveel ruimte, apparatuur en hulp je nodig hebt. Stuur daarna de uitnodiging en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en muziekvoorkeuren. Regel de geluidsinstallatie, verlichting en drank ruim vóór de opbouw. Op de dag zelf maak je de dansvloer vrij, test je het geluid en richt je eten en drinken zo in dat gasten niet midden op de dansvloer in de rij staan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Zaal reserveren
- 2
Datum en tijden vastleggen
- 3
Uitnodiging opstellen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Muziekstijl inventariseren
- 8
Muziekplaylist samenstellen
- 9
Geluidsapparatuur regelen
2 personen
- 10
Praktische informatie versturen
- 11
Definitieve gastenlijst maken
- 12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Apparatuur opladen
- 16
Locatie openen
2 personen
- 17
Zaal controleren
2 personen
- 18
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 19
Dansruimte vrijmaken
3 personen
- 20
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 21
Geluidsniveau testen
2 personen
- 22
Verlichting ophangen
2 personen
- 23
Versiering ophangen
3 personen
- 24
Buffettafels inrichten
3 personen
- 25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 26
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 27
Dranken klaarzetten
2 personen
- 28
Registratietafel klaarzetten
- 29
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Event
- 30
Gasten ontvangen
3 personen
- 31
Aanmeldingen afhandelen
2 personen
- 32
Muziek starten
- 33
Hapjes serveren
3 personen
- 34
Koffie en thee serveren
2 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Buffet aanvullen
2 personen
- 37
Dansruimte vrijhouden
2 personen
- 38
Muziekprogramma bedienen
- 39
Afvalbakken legen
2 personen
- 40
Laatste ronde aankondigen
- 41
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 43
Eten en dranken opruimen
3 personen
- 44
Servies afwassen
3 personen
- 45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 46
Versiering verwijderen
2 personen
- 47
Zaal schoonmaken
3 personen
- 48
Afval afvoeren
2 personen
- 49
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 50
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 8
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalen met dekselaantal 4
- Schenk kannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Muzieklaptop
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 8
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Lichteffectenaantal 2
Decoratie
- Feestelijke vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 8
- Naambordjesaantal 60
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Rubberen handschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf: vermeld de begintijd, eindtijd, bereikbaarheid, garderobe en of gasten kunnen dansen op verzoeknummers. Zo voorkom je losse vragen op de dag zelf.
- Maak de definitieve gastenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en controleer meteen de hoeveelheden glazen, stoelen, borden en servies. Houd daarbij rekening met mensen die alleen voor het eerste deel komen.
- Zet de dansruimte vóór de buffettafels en stoelen klaar. Laat rondom de geluidsinstallatie voldoende vrije ruimte voor kabels en gebruik kabelgoten waar gasten lopen.
- Test de actieve speakers, het mengpaneel, de muzieklaptop en eventuele draadloze microfoons minimaal 60 minuten vóór de start. Laad apparatuur vooraf op en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
- Koel dranken vóór de gasten arriveren en zet water zichtbaar neer. Richt koffie, thee en hapjes aan een aparte tafel in; zo blijft de dansvloer vrij en ontstaan er minder opstoppingen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansavond organiseren?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, datum en tijden. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de dansavond en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een dansavond op te bouwen?
- Reken voor een kleine tot middelgrote dansavond op 2 tot 3 uur opbouwtijd. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor het aansluiten en testen van geluid, verlichting en muziek.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een dansavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast gedurende de hele avond water klaar, vooral wanneer er intensief wordt gedanst.
- Wanneer test je het geluid voor een dansavond?
- Test het geluid minimaal 60 minuten vóór de ontvangst van de gasten, met dezelfde muzieklaptop, speakers en microfoon die je tijdens de avond gebruikt. Controleer ook het geluidsniveau op de dansvloer en bij de dichtstbijzijnde zitplaatsen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!