Zo organiseer je een dansavond zonder last-minute gedoe
Begin een dansavond niet met versiering, maar met datum, locatie en het aantal bezoekers. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen, catering en geluidsapparatuur in die volgorde. Zodra de bezoekerslijst bijna vaststaat, kun je drank, servies en boodschappen nauwkeurig plannen. Op de dag zelf draait alles om een vrije dansvloer, een geteste geluidsinstallatie en muziek die ook zonder internet werkt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Muziekvoorkeuren verzamelen
- 6
Locatie reserveren
- 7
Catering bestellen
- 8
Geluidsapparatuur reserveren
- 9
Playlist samenstellen
2 personen
- 10
Bezoekerslijst afronden
- 11
Dieetwensen doorgeven
- 12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
- 16
Apparatuur opladen
- 17
Playlist offline beschikbaar maken
- 18
Locatie openen
2 personen
- 19
Vloer en entree controleren
2 personen
- 20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 21
Dansvloer vrijmaken
3 personen
- 22
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
- 23
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 24
Verlichting ophangen
2 personen
- 25
Versiering ophangen
3 personen
- 26
Buffet en bar inrichten
3 personen
- 27
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 28
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
- 29
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Event
- 30
Ontvangstteam plaatsen
2 personen
- 31
Gasten ontvangen
2 personen
- 32
Muziek starten
- 33
Dranken serveren
3 personen
- 34
Hapjes serveren
3 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Buffet aanvullen
2 personen
- 37
Muziek en verlichting bedienen
- 38
Dansvloer en doorgangen controleren
2 personen
- 39
Laatste ronde aankondigen
- 40
Gasten uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 41
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
- 42
Versiering verwijderen
3 personen
- 43
Afval verzamelen
3 personen
- 44
Servies afwassen
3 personen
- 45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 46
Locatie schoonmaken
4 personen
- 47
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 48
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 49
Voorraad terugbrengen
2 personen
- 50
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 51
Afvalcontainers legen
2 personen
- 52
Verloren voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoon
- Muziekspeler
- Luidsprekerkabelsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
Verlichting
- Led-lichtslingersaantal 4
- Lichtspotsaantal 4
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 6
- Plakbandaantal 4
- Touwaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 80
- Herbruikbare wijnglazenaantal 40
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 3
- Flessenopenersaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Koelelementenaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer geluidsapparatuur en locatie vroeg, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Controleer of er actieve speakers, een mengpaneel, microfoon, luidsprekerkabels, stekkerdozen en verlengkabels beschikbaar zijn.
- Stuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de dansavond en sluit de bezoekerslijst ongeveer 7 dagen vooraf. Vraag in dezelfde aanmelding naar dieetwensen én muziekvoorkeuren, zodat catering en playlist niet apart achter de feiten aanlopen.
- Plan de ruimte eerst rond de dansvloer. Zet tafels, stoelen en buffettafels langs de randen en controleer vóór het opbouwen van versiering of de vloer volledig vrij blijft en de entree niet wordt geblokkeerd.
- Test muziek, microfoon en verlichting minimaal 1 uur vóór de eerste gasten komen. Maak de playlist offline beschikbaar en laad muziekspeler, lichtapparatuur en eventuele andere apparaten de avond ervoor op.
- Koel dranken enkele uren vooraf en zet houdbare voorraad, herbruikbare glazen, borden en bestek klaar voordat je de geluidsinstallatie opbouwt. Leg flessenopeners en koelboxen op een vaste plek bij het buffet, zodat je tijdens het dansen niet hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een dansavond organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met datum, locatie, geluidsapparatuur en uitnodigingen. Rond de bezoekerslijst en dieetwensen ongeveer 7 dagen voor de avond af, zodat je catering en boodschappen kunt bestellen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een dansavond op te bouwen?
- Reserveer minstens 3 uur voor locatie, meubilair, dansvloer, geluidsapparatuur, verlichting en versiering. Plan daarnaast 1 uur vóór de start voor een volledige muziek- en microfooncheck.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een dansavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop pas definitief in nadat de bezoekerslijst ongeveer 7 dagen vooraf is afgerond, en houd rekening met alcoholvrije opties.
- Wanneer maak ik de playlist voor een dansavond?
- Verzamel muziekvoorkeuren zodra de uitnodigingen uitgaan en maak de playlist uiterlijk 3 dagen vooraf af. Download hem daarna offline en test de afspeelvolgorde tijdens de geluidscheck op de dag zelf.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!