Zo organiseer je een carnavalsoptocht zonder gaten in de planning
Begin niet met versieringen, maar met de route, het tijdschema en de benodigde vergunningen of meldingen. Leg daarna start- en eindlocatie vast en werk het verkeersplan uit voordat je deelnemers uitnodigt. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, deel je startvolgorde en startnummers in en plan je verkeersregelaars, EHBO en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om controleren, briefen en klaarzetten: van routeborden en afzethekken tot portofoons, drank en hapjes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en tijdschema vastleggen
3 personen
- 2
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
- 3
Start- en eindlocatie reserveren
2 personen
- 4
Verkeersplan uitwerken
3 personen
- 5
Deelnemers uitnodigen
2 personen
- 6
Inschrijfformulier openen
- 7
Promotie online plaatsen
2 personen
- 8
Posters verspreiden
3 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 12
Startvolgorde indelen
3 personen
- 13
Startnummers toewijzen
2 personen
- 14
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
- 15
EHBO-bezetting inplannen
2 personen
- 16
Vrijwilligers informeren
2 personen
- 17
Routebriefing maken
2 personen
- 18
Materialen controleren
3 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Startnummers printen
2 personen
- 21
Routeborden voorbereiden
3 personen
- 22
Hekken en lint klaarzetten
3 personen
- 23
Versieringen voorbereiden
4 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 26
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 27
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 28
Startterrein opbouwen
6 personen
- 29
Publieksvakken afzetten
4 personen
- 30
Routeborden plaatsen
4 personen
- 31
Versiering ophangen
4 personen
Event
- 32
Deelnemers ontvangen
6 personen
- 33
Startnummers uitdelen
3 personen
- 34
Voertuigen controleren
3 personen
- 35
Deelnemers opstellen
6 personen
- 36
Publiek naar vakken begeleiden
6 personen
- 37
Verkeersafzetting controleren
4 personen
- 38
Opening aankondigen
2 personen
- 39
Optocht begeleiden
12 personen
- 40
Verkeerskruisingen bewaken
8 personen
- 41
EHBO-punt bemannen
2 personen
- 42
Dranken serveren
4 personen
- 43
Hapjes serveren
4 personen
- 44
Dranken bijvullen
2 personen
- 45
Afvalbakken legen
2 personen
- 46
Muziek en omroep bedienen
2 personen
- 47
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
- 48
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
- 49
Avondprogramma begeleiden
5 personen
- 50
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
Nazorg
- 51
Versiering verwijderen
4 personen
- 52
Catering opruimen
4 personen
- 53
Afval verzamelen
6 personen
- 54
Verkeersafzetting verwijderen
6 personen
- 55
Startterrein afbreken
6 personen
- 56
Servies afwassen
3 personen
- 57
Terrein schoonmaken
6 personen
- 58
Materialen terugbrengen
3 personen
- 59
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 60
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
- 61
Schade en gevonden voorwerpen registreren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Afzethekkenaantal 30
- Verkeerskegelsaantal 24
- Pionnenaantal 20
- Transportkarrenaantal 3
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Portofoonsaantal 12
- Megfoonsaantal 3
- Luidsprekerstandaardsaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Lichtslingersaantal 8
- Zaklampenaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Decoratie
- Carnavalsvlaggenaantal 40
- Vlaggenlijnenaantal 20
- Ballonnenaantal 200
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 12
- Plakbandaantal 12
- Tie-wrapsaantal 200
- Touwaantal 4
- Schaaraantal 6
- Routebordenaantal 25
- Startnummersaantal 60
- Pijlbordenaantal 20
- Prijzenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJsboxenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminium schalenaantal 20
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Drankdispensersaantal 4
- Koelelementenaantal 30
- Thermosbekersaantal 20
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Dweilsetsaantal 4
- Handvegersaantal 6
- Afvalgrijpersaantal 4
- Recyclingbakkenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Werkhandschoenenaantal 20
- Brandblussersaantal 4
- Zakjes voor gevonden voorwerpenaantal 30
Tips
- Leg route en tijden minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer daarbij waar afzethekken, verkeerskegels en routeborden nodig zijn en reserveer de start- en eindlocatie meteen.
- Regel vergunningen, meldingen en het verkeersplan voordat je promotie plaatst. Zo voorkom je dat deelnemers zich aanmelden voor een route of tijd die later moet wijzigen.
- Sluit de inschrijving uiterlijk 1 week voor de optocht en gebruik de laatste dagen voor de deelnemerslijst, dieetwensen, startvolgorde en startnummers. Deel de routebriefing vooraf digitaal en nogmaals bij de start uit.
- Plan verkeersregelaars en EHBO per tijdsblok en geef vrijwilligers één aanspreekpunt. Gebruik portofoons voor de organisatie en houd een megafon of draagbare speaker achter de hand voor instructies bij de start.
- Doe de eindcontrole 1 dag vooraf: test microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen, laad powerbanks op en leg routeborden, afzetmateriaal, versieringen en verlichting per transportkar klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een carnavalsoptocht organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met route, tijdschema, locaties en vergunningen of meldingen. Reserveer verkeersregelaars, EHBO en materiaal uiterlijk 4 weken voor de optocht.
- Wanneer moet je deelnemers voor een carnavalsoptocht uitnodigen?
- Open de inschrijving zodra route en tijden zijn vastgelegd, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de inschrijving ongeveer 1 week voor de optocht, zodat je startvolgorde en startnummers nog kunt controleren.
- Hoe maak je een verkeersplan voor een carnavalsoptocht?
- Teken de volledige route met kruisingen, oversteekpunten, afzethekken en posities van verkeersregelaars. Maak het plan minimaal 4 weken vooraf definitief en geef alle betrokkenen uiterlijk 1 week vooraf een briefing.
- Wat moet je de dag voor een carnavalsoptocht controleren?
- Controleer 1 dag vooraf de routeborden, hekken, linten, portofoons, speakers, microfoons en stroomvoorziening. Zet daarnaast startnummers, decoratie, verlichting, drank en hapjes per locatie of transportkar klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!