Zo organiseer je een campingdansavond zonder gedoe
Begin met de praktische randvoorwaarden: hoeveel mensen komen, waar mag je dansen en waar haal je stroom vandaan? Verzamel dieetwensen direct met de aanmeldingen en controleer ruim vooraf de weersverwachting. Plan daarna de boodschappen, materialen en muziek, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te testen. Denk bij een campingdansavond vooral aan verlichting, koeling, kabels en een plan voor regen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Dansplek reserveren
- 5
Stroompunt reserveren
- 6
Muzieklijst samenstellen
- 7
Weersverwachting controleren
- 8
Boodschappen doen
2 personen
- 9
Materialen verzamelen
2 personen
- 10
Partytenten controleren
2 personen
- 11
Koelboxen vullen
2 personen
- 12
Groenten en fruit wassen
2 personen
- 13
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 14
Sausjes en dips klaarzetten
- 15
Muziek testen
2 personen
Event
- 16
Locatie vrijmaken
3 personen
- 17
Partytenten opbouwen
4 personen
- 18
Tafels opstellen
3 personen
- 19
Stoelen plaatsen
3 personen
- 20
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 21
Verlichting ophangen
2 personen
- 22
Versiering ophangen
2 personen
- 23
Buffet inrichten
3 personen
- 24
Dranken koud zetten
2 personen
- 25
Servies klaarzetten
2 personen
- 26
Allergenenkaarten plaatsen
- 27
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 28
Gasten ontvangen
2 personen
- 29
Hapjes serveren
2 personen
- 30
Buffet aanvullen
2 personen
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Muziek verzorgen
- 33
Afval tussentijds verzamelen
- 34
Laatste ronde aankondigen
- 35
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 36
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
- 37
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 39
Versiering verwijderen
2 personen
- 40
Afval verzamelen
2 personen
- 41
Servies afwassen
2 personen
- 42
Locatie schoonmaken
3 personen
- 43
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
- 44
Materialen controleren
2 personen
- 45
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Buffettafelsaantal 2
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Stekkerdozenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Oplaadbare powerbanksaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 4
- Reservebatterijenaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
- Ballonnenaantal 40
- Pijlenbordenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 6
- Schaaltjesaantal 10
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Thermoskannenaantal 3
- Waterkannenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afvalknijpersaantal 2
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodigingen minstens 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de dansavond. Dan heb je tijd om aantallen, dieetwensen en de hoeveelheid eten en drinken af te stemmen.
- Reserveer de dansplek en het stroompunt uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer ook hoeveel meter verlengsnoer je nodig hebt en leg stekkerdozen zo neer dat niemand over kabels loopt.
- Test muziek, speakers, microfoon en verlichting vóór de gasten arriveren. Doe die test bij voorkeur 2 uur voor aanvang, met dezelfde stroomaansluiting die je tijdens de avond gebruikt.
- Bouw partytenten, tafels en stoelen eerst op en richt daarna pas buffet en decoratie in. Zet koelboxen en dranken minimaal 1 uur voor het begin koud, zodat je niet tijdens het dansen hoeft te improviseren.
- Maak een regen- en stroomplan vóór de dag zelf. Leg batterijlantaarns, reservebatterijen en powerbanks klaar en wijs één persoon aan die tijdens de avond afval, drankvoorraad en eventuele kabelproblemen controleert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een campingdansavond organiseren?
- Begin minimaal 3 weken van tevoren met uitnodigingen en reserveringen voor de dansplek en stroom. Plan de boodschappen en materiaalcontrole in de laatste 7 dagen en houd de dag zelf minstens 2 uur voor de start vrij voor opbouw en tests.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een campingdansavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast doorlopend water klaar in waterkannen en houd extra voorraad achter de hand voor warm weer.
- Wanneer moet ik de partytenten en verlichting opbouwen?
- Bouw de partytenten en tafels 2 tot 3 uur voor aanvang op. Hang lichtslingers en andere verlichting daarna op en test alles uiterlijk 60 minuten voor de eerste gasten komen.
- Wat moet ik doen als het op de avond gaat regenen?
- Zorg uiterlijk 1 dag vooraf dat de partytenten gecontroleerd zijn en bepaal waar buffet, stoelen en dansplek droog blijven. Houd een alternatief binnen of een aangepaste indeling achter de hand en bescherm geluidsapparatuur tegen spatwater.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!