Zo organiseer je een bruiloftsborrel zonder last-minute stress
Een bruiloftsborrel vraagt om een andere aanpak dan een volledige bruiloft: gasten komen vaak verspreid binnen, terwijl drank, hapjes en zitplekken continu beschikbaar moeten zijn. Begin met de gastenlijst en werk daarna via uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen naar de definitieve aantallen. Regel catering, bloemen, muziek en servies op tijd. In de laatste week draait alles om ophalen, koelen, opladen en de locatie klaarzetten. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog glazen, ijs of verlengkabels moet regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst opstellen
2 personen
- 2
Uitnodigingen ontwerpen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
- 7
Catering bestellen
2 personen
- 8
Bloemen bestellen
- 9
Muziek samenstellen
- 10
Tafelschikking bepalen
2 personen
- 11
Allergieën doorgeven
- 12
Weersverwachting controleren
- 13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Dranken ophalen
2 personen
- 16
Bloemen ophalen
- 17
Hapjes ophalen
2 personen
- 18
Koelkasten leegruimen
2 personen
- 19
Dranken koud zetten
2 personen
- 20
Servies controleren
2 personen
- 21
Apparatuur opladen
- 22
Locatie stofzuigen
2 personen
- 23
Toiletten controleren
- 24
Afvalcontainers klaarzetten
- 25
Partytent opbouwen
4 personen
- 26
Tafels opstellen
3 personen
- 27
Stoelen plaatsen
3 personen
- 28
Buffettafels inrichten
3 personen
- 29
Drankstation inrichten
2 personen
- 30
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 31
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 32
Versiering ophangen
3 personen
- 33
Bloemstukken plaatsen
2 personen
- 34
Welkomstbord plaatsen
- 35
Gastenboek klaarleggen
- 36
Muziek aansluiten
2 personen
- 37
Microfoon testen
2 personen
- 38
Verlichting testen
2 personen
- 39
Hapjes portioneren
3 personen
- 40
Dieetvrije hapjes apart zetten
2 personen
- 41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 42
Koelboxen vullen
2 personen
- 43
Toiletten bevoorraden
Event
- 44
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 45
Gasten verwelkomen
2 personen
- 46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 47
Hapjes serveren
3 personen
- 48
Buffet aanvullen
2 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Koffie en thee schenken
2 personen
- 51
Glazen verzamelen
2 personen
- 52
Vuile borden afruimen
2 personen
- 53
Afvalbakken legen
- 54
Toiletten tussentijds controleren
- 55
Muziek bedienen
- 56
Licht bedienen
- 57
Laatste ronde serveren
2 personen
- 58
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 59
Eten en drinken veilig opbergen
2 personen
- 60
Decoratie afhalen
3 personen
- 61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 62
Partytent afbreken
4 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Keuken schoonmaken
2 personen
- 65
Locatie schoonmaken
3 personen
- 66
Afval afvoeren
2 personen
- 67
Geleende spullen verzamelen
2 personen
- 68
Apparatuur schoonmaken
2 personen
- 69
Spullen controleren
2 personen
- 70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytent
- Tafelsaantal 8
- Statafelsaantal 4
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Tafelrokkenaantal 8
Servies
- Wijnglazenaantal 72
- Bierglazenaantal 60
- Waterglazenaantal 72
- Champagneglazenaantal 72
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 90
- Gebaksbordjesaantal 72
- Besteksetsaantal 90
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 3
- Theepottenaantal 2
- Waterkaraffenaantal 8
- IJslepelsaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
- Barkoelersaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Microfoonstatief
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadkabelsaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Tafellantaarnsaantal 6
Decoratie
- Bloemvazenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpomp
- Ballonlintaantal 2
- Vlaggenlijnaantal 4
- Kaarsenaantal 24
- Kaarsenhoudersaantal 12
- Welkomstbord
- Gastenboek
- Pennenaantal 4
- Fotolijstjesaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesseaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Keukenhanddoekenaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 3
- Pedaalemmersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die aantallen voor catering, stoelen, glazen en drank; tel daarna per categorie na of je niets hebt overgeslagen.
- Plan het ophalen van dranken, bloemen en hapjes op één duidelijk moment, maar haal gekoelde producten pas zo laat mogelijk op. Zet dranken minimaal 4 uur voor ontvangst koud als je genoeg koelruimte hebt.
- Controleer dieetwensen en allergieën uiterlijk 5 dagen vooraf met de cateraar. Leg allergievrije hapjes apart en label ze, zodat gasten niet hoeven te raden wat ze veilig kunnen eten.
- Test muziek, Bluetoothspeakers en de draadloze microfoon de dag ervoor. Laad apparatuur volledig op en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat de partytent wordt opgebouwd.
- Reserveer het laatste uur voor een vaste controle: toiletten, afvalcontainers, servies, ijs, waterkaraffen en buffettafels. Controleer ook de weersverwachting en bouw de partytent op volgens het weerplan.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren organiseer je een bruiloftsborrel?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en catering. De definitieve aantallen, dieetwensen en allergieën verwerk je uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de borrel.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een bruiloftsborrel?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast continu water; bij warm weer heb je extra ijs en koelruimte nodig.
- Wanneer zet je de drank koud voor een bruiloftsborrel?
- Zet bier, frisdrank en wijn bij voorkeur 4 tot 6 uur vooraf koud. Heb je beperkte koelkastcapaciteit, gebruik dan koelboxen, barkoelers of ijscontainers en koel in rondes.
- Wanneer bouw je een partytent op voor een bruiloftsborrel?
- Bouw de partytent bij voorkeur de ochtend van de borrel op, zodat tafels en stoelen daarna rustig kunnen worden geplaatst. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals 3 uur voor aanvang.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!