Zo organiseer je een boomplantdag zonder last-minute problemen
Begin minstens zes weken vooraf met het terrein, de plantvergunning en de keuze van bomen en struiken. Daarna leg je de deelnemers, vrijwilligers, levering, route en veiligheidsafspraken vast. Een boomplantdag vraagt daarnaast om voorbereiding op modder, regen en tijdelijk opslag van plantmateriaal. Op de dag zelf draait alles om duidelijke indeling: wie ontvangt deelnemers, wie markeert plantlocaties en welke ploeg werkt met welk gereedschap?
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Terreinreservering bevestigen
- 5
Plantvergunning controleren
- 6
Bomen en struiken bestellen
- 7
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 8
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 9
Levering van bomen bevestigen
- 10
Route en parkeerstrook bepalen
2 personen
- 11
Weersverwachting controleren
- 12
Boodschappen doen
3 personen
- 13
Gereedschap inspecteren
2 personen
- 14
Plantlocaties markeren
3 personen
- 15
Aanwezigheidslijst printen
- 16
Deelnemers bevestigen
2 personen
- 17
Bomen tijdelijk opslaan
3 personen
- 18
Plantwortels vochtig houden
2 personen
- 19
Dranken koud zetten
2 personen
- 20
Materialen verzamelen
3 personen
Event
- 21
Transport laden
4 personen
- 22
Terrein veilig afzetten
3 personen
- 23
Partytenten opbouwen
4 personen
- 24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 25
Informatieborden plaatsen
2 personen
- 26
Gereedschap klaarleggen
3 personen
- 27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 28
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 29
Plantmateriaal verdelen
4 personen
- 30
Deelnemers registreren
3 personen
- 31
Welkomstbriefing geven
2 personen
- 32
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 33
Plantdemonstratie geven
2 personen
- 34
Gereedschap uitdelen
3 personen
- 35
Plantgroepen begeleiden
8 personen
- 36
Plantdiepte controleren
3 personen
- 37
Boompalen bevestigen
4 personen
- 38
Bomen direct water geven
4 personen
- 39
Dranken en koffie serveren
3 personen
- 40
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
- 41
Dranken bijvullen
2 personen
- 42
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
- 43
Deelnemers informeren over nazorg
2 personen
- 44
Laatste terreincontrole uitvoeren
3 personen
- 45
Gereedschap innemen
3 personen
Nazorg
- 46
Servies afwassen
3 personen
- 47
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
- 48
Partytenten afbreken
4 personen
- 49
Terrein schoonmaken
5 personen
- 50
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 51
Borden en linten verwijderen
2 personen
- 52
Materialen terugbrengen
3 personen
- 53
Geleend gereedschap retourneren
2 personen
- 54
Overgebleven voedsel opruimen
2 personen
- 55
Jonge bomen opnieuw water geven
3 personen
- 56
Beschadigde boompalen vervangen
2 personen
- 57
Plantlocaties nalopen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 70
- Biertafelsaantal 4
- Klaptafel ontvangst
Gereedschap
- Spadesaantal 20
- Scheppenaantal 12
- Harkenaantal 8
- Schoffelsaantal 8
- Kruiwagensaantal 6
- Grondborenaantal 2
- Hameraantal 6
- Snoeischarenaantal 6
- Meetlintenaantal 4
- Gieteraantal 10
- Waterslangenaantal 2
- Jerrycansaantal 8
- Werkhandschoenenaantal 70
- Kruiwagenmattenaantal 4
Plantmateriaal
- Jonge bomenaantal 30
- Boompalenaantal 30
- Boombandenaantal 30
- Compostaantal 20
- Boomschorsaantal 12
- Worteldoekaantal 2
- Plantlabelsaantal 40
- Binddraadaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidsbrillenaantal 20
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Afzethekkenaantal 8
- Afzetlintaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Serveerschalenaantal 10
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Tangenaantal 4
Decoratie
- Welkomstbord
- Informatiebordenaantal 4
- Routepijlenaantal 8
- Krijtbordenaantal 3
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlantaarnsaantal 8
Apparatuur
- Megafoon
- Mobiele telefoonaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisbakkenaantal 6
- Afvalgrijpersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig uiterlijk vier weken vooraf dat het terrein gereserveerd is en controleer of voor het planten een vergunning of toestemming nodig is. Leg plantlocaties pas vast nadat je weet hoeveel bomen en struiken geleverd worden.
- Plan per 8 tot 10 deelnemers één begeleider en deel vrijwilligers vooraf in bij ontvangst, planten, gereedschap, water en veiligheid. Print de aanwezigheidslijst en bevestig deelnemers uiterlijk twee dagen voor de boomplantdag.
- Controleer de levering de dag ervoor en regel een schaduwrijke, beschutte plek voor tijdelijke opslag. Houd plantwortels vochtig, maar laat ze niet in stilstaand water liggen; plantmateriaal dat uitdroogt, loopt snel schade op.
- Zet voor elke plantploeg passend gereedschap klaar: bijvoorbeeld een spade, schep, hark en gieter. Tel het gereedschap vóór vertrek en opnieuw bij het opruimen, zodat er niets op het terrein achterblijft.
- Maak de route en parkeerstrook vooraf zichtbaar en zet werkzones af met veiligheidsvesten en informatieborden. Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bouw partytenten alleen op als de ondergrond en windcondities dat toelaten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een boomplantdag organiseren?
- Begin minimaal zes weken vooraf. Regel eerst terreinreservering, plantvergunning en de bestelling van bomen en struiken; plan daarna de deelnemers, vrijwilligers, levering en logistiek.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boomplantdag?
- Reken op één begeleider per 8 tot 10 deelnemers, naast iemand voor ontvangst en iemand voor veiligheid en gereedschap. Bij 30 deelnemers heb je dus ongeveer 3 tot 4 begeleiders nodig, plus 2 coördinatoren.
- Wanneer moet je bomen leveren voor een boomplantdag?
- Laat de bomen bij voorkeur één dag vooraf of op de ochtend zelf leveren. Kunnen ze niet direct de grond in, zorg dan maximaal 24 uur voor tijdelijke opslag en houd de wortels continu vochtig.
- Wat moet je doen als het regent op de boomplantdag?
- Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en beoordeel op de ochtend zelf de veiligheid van terrein en route. Stel het planten uit bij onweer, harde wind of een ondergrond waarop deelnemers en materiaal niet veilig kunnen werken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!