Hockeykamp organiseren: checklist en planning
Een hockeykamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een veld en een paar trainers. Je regelt vooraf de accommodatie, begeleiding, inschrijvingen, toestemmingsformulieren en noodcontacten. Op de dag zelf moeten registratie, teams, trainingsmateriaal, eten en drinken vrijwel gelijktijdig klaarstaan. Met deze checklist werk je van reserveringen en deelnemersgegevens naar de laatste controle van veld, doelen en hockeymateriaal.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Leg toestemmingsformulieren, noodcontacten en dieetwensen niet pas bij aankomst vast. Sluit de inschrijvingen enkele dagen voor het kamp en controleer daarna alle deelnemersgegevens in één overzicht.
- Plan de teamindeling vóór je het trainingsprogramma print. Maak per team een duidelijke lijst en leg teamhesjes, hockeysticks, hockeyballen en pionnen per oefenonderdeel klaar.
- Controleer het hockeymateriaal minstens één dag vooraf en loop op de kampdag de velden en doelen na. Tel onder meer de hockeysticks, hockeyballen, fluitjes en mini-doelen voordat de deelnemers arriveren.
- Zet eten en drinken vóór de eerste training klaar, niet tijdens de pauze. Vul koelboxen, zet dranken koud en houd voor de maaltijd warmhoudbakken, borden, besteksets en serveerschalen bij de eetruimte.
- Richt de registratieplek in bij de ingang met een registratietafel, deelnemerslijst en de gegevens van begeleiders. Zo zie je direct wie aanwezig is en voorkom je dat ontbrekende formulieren pas op het veld worden ontdekt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een hockeykamp organiseren?
- Reserveer het hockeyveld, clubhuis en de trainers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt voor aanmeldingen, toestemmingsformulieren en de teamindeling.
- Wat moet ik voor een hockeykamp regelen naast hockeymateriaal?
- Regel ook registratie, tafels en stoelen, afvalbakken, herbruikbare bekers, borden en bestek. Plan daarnaast EHBO, noodcontacten, maaltijden, koelboxen en voldoende drinkwater voor de hele kampdag.
- Wanneer moet ik de teamindeling voor een hockeykamp maken?
- Maak de teamindeling zodra de inschrijvingen zijn gesloten en de deelnemersgegevens zijn gecontroleerd, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Print daarna de teams en het trainingsprogramma, zodat trainers op de dag zelf direct kunnen starten.
- Hoe bereid ik een hockeykamp voor bij slecht weer?
- Controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor en nogmaals op de ochtend van het kamp. Bepaal vooraf welke activiteiten naar het clubhuis kunnen en zorg dat het programma en de deelnemersinformatie ook geprint beschikbaar zijn.