LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist foodtruckfestival organiseren

Een foodtruckfestival staat of valt met meer dan alleen goede trucks. Je moet vooraf de vergunning, stroomvoorziening, toiletten, afvalinzameling en verzekering rond hebben. Daarna volgen de indeling van het terrein, menukaarten, dieetwensen, vrijwilligers en duidelijke parkeerinformatie. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat je in de laatste week en op de festivaldag controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Evenementdatum bevestigen

  • Foodtrucks vastleggen

  • Vergunning controleren

  • Locatie bevestigen

  • Verzekering controleren

  • Stroomvoorziening vastleggen

  • Afvalinzameling regelen

  • Toiletvoorzieningen bevestigen

  • Foodtruckindeling maken

    2 personen

  • Plattegrond uitwerken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Festival online aankondigen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Foodtruckinformatie verzamelen

  • Menukaarten verzamelen

  • Muziekprogramma vastleggen

  • Leveranciers bevestigen

  • Parkeerinformatie publiceren

  • Weersverwachting controleren

  • Voorraadlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Materialen klaarzetten

    3 personen

  • Kassa's testen

    2 personen

  • Terrein controleren

    2 personen

  • Foodtrucks ontvangen

    3 personen

  • Foodtrucks positioneren

    4 personen

  • Stroom aansluiten

    3 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    5 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Drankenstand opbouwen

    3 personen

  • Kassapunten inrichten

    2 personen

  • Menuborden plaatsen

    2 personen

  • Wegwijzers plaatsen

    2 personen

  • Afvalpunten inrichten

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    3 personen

  • Achtergrondmuziek testen

    2 personen

  • Voedselveiligheid controleren

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Eindcontrole terrein uitvoeren

    3 personen

Event

  • Drankverkoop starten

    3 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Foodtrucks bevoorraden

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Tafels schoonhouden

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Servetten aanvullen

  • Foodtruckwachtrijen begeleiden

    2 personen

  • Dieetvragen beantwoorden

  • Muziek bedienen

  • Verlichting inschakelen

  • Verloren voorwerpen registreren

  • Eindbestellingen afhandelen

    3 personen

  • Bezoekers uitgeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Drankverkoop afsluiten

    3 personen

  • Foodtrucks laten vertrekken

    3 personen

  • Kassa's afsluiten

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    5 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Koelboxen legen

    2 personen

  • Materialen schoonmaken

    3 personen

  • Stroomvoorziening verwijderen

    3 personen

  • Verlichting afnemen

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Borgmaterialen terugbrengen

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen afhandelen

  • Leveranciersfacturen verzamelen

  • Afvalcontainers laten ophalen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Biertafelsaantal 12
  • Klapstoelenaantal 80
  • Statafelsaantal 10
  • Partytentenaantal 4
  • Kassatafelsaantal 2
  • Drankenbar

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 400
  • Herbruikbare koffiebekersaantal 100
  • Herbruikbare bordenaantal 250
  • Herbruikbaar bestekaantal 300
  • Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 6
  • Drankenkoelingenaantal 2
  • Kassasystemenaantal 2
  • Pinapparatenaantal 3
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Stroomhaspelsaantal 4
  • Handportofoonsaantal 6
  • Mobiele telefoonsaantal 3
  • Muziekspeakersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Microfoon
  • Oplaadstationsaantal 2

Keuken

  • Thermoskannenaantal 4
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • IJsblokjesbakkenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Serveertangenaantal 8
  • Maatbekersaantal 2

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 12
  • Ballonnenaantal 100
  • Tafelkledenaantal 14
  • Menubordenaantal 8
  • Informatiebordenaantal 4
  • Wegwijzerbordenaantal 8
  • Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 8
  • LED-lantaarnsaantal 12
  • Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 14
  • Afvalcontainersaantal 4
  • Afvalknijpersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Stofblikkenaantal 3
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg foodtrucks, locatie en stroomvoorziening eerst vast. Controleer per truck hoeveel vermogen nodig is en plan kabels, stekkerdozen en stroomhaspels voordat je de plattegrond definitief maakt.
  • Maak uiterlijk 2 weken vooraf een terreinindeling met foodtrucks, zitplaatsen, drankenbar, toiletten, afvalpunten en vluchtroutes. Houd ruimte vrij voor bevoorrading en hulpdiensten.
  • Verzamel menukaarten en dieetwensen voordat je het festival aankondigt. Zet allergeneninformatie op één centrale plek en geef bezoekers vooraf praktische informatie over parkeren en betalen.
  • Plan vrijwilligers in blokken van 3 tot 4 uur. Wijs minimaal één aanspreekpunt aan voor foodtrucks, één voor bezoekers en één voor techniek, en zorg dat zij via handportofoons of telefoons bereikbaar zijn.
  • Controleer in de laatste 24 uur de weersverwachting, gekoelde dranken, materialen en pinapparaten. Zet partytenten, tafels, herbruikbaar servies, oplaadstations en muziekapparatuur klaar voordat de eerste truck arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodtruckfestival organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Foodtrucks, locatie, vergunning, stroom en toiletten moeten dan eerst worden vastgelegd; communicatie en aanmeldingen kunnen daarna starten.
Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een foodtruckfestival?
Reken als startpunt op 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de snelheid en het type menu. Voor 300 bezoekers kom je daarmee uit op ongeveer 3 tot 4 trucks; voeg variatie toe met bijvoorbeeld drank, koffie of dessert.
Wanneer moet ik de vergunning voor een foodtruckfestival regelen?
Controleer de vergunningseisen minimaal 8 weken voor de datum en dien een aanvraag in zodra de locatie en opzet bekend zijn. Houd rekening met extra voorwaarden voor geluid, alcohol, afval, stroom en tijdelijke tenten.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een foodtruckfestival?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voor 100 bezoekers gedurende 3 uur betekent dat ongeveer 400 tot 500 drankjes, exclusief koffie en water.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!