Zo organiseer je een dansworkshop zonder gedoe
Begin met de datum, zaal, docent en muziekstijl; die keuzes bepalen de rest van je planning. Werk daarna het programma uit met pauzes, maak een inschrijfformulier en houd dieetwensen en deelnemersaantallen bij. Regel muziek en geluidsapparatuur niet pas op de dag zelf: test speakers, microfoon en aansluitingen vooraf. Op de workshopdag moet de dansruimte vrij zijn, de vloer gecontroleerd en de registratie klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Workshopdatum en zaal bevestigen
- 2
Docenten en muziekstijl vastleggen
2 personen
- 3
Programma en pauzes uitwerken
2 personen
- 4
Inschrijfformulier aanmaken
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemerslijst bijwerken
- 9
Reservering van de zaal bevestigen
- 10
Muziekbestanden verzamelen
- 11
Muziek afspelen en testen
2 personen
- 12
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Deelnemers herinneren
- 15
Apparatuur opladen
Event
- 16
Zaal openen
2 personen
- 17
Zaal en vloer controleren
2 personen
- 18
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 19
Dansruimte vrijmaken
3 personen
- 20
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
- 21
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 22
Versiering ophangen
2 personen
- 23
Registratietafel inrichten
2 personen
- 24
Dranken koud zetten
2 personen
- 25
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 26
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 27
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 28
Programma en huisregels toelichten
- 29
Warming-up begeleiden
2 personen
- 30
Dansinstructie begeleiden
3 personen
- 31
Pauzedranken serveren
2 personen
- 32
Dranken bijvullen
2 personen
- 33
Avondprogramma begeleiden
3 personen
- 34
Eindpresentatie begeleiden
3 personen
- 35
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 36
Afval verzamelen
3 personen
- 37
Servies afwassen
3 personen
- 38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 39
Zaal schoonmaken
4 personen
- 40
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 41
Materialen controleren en inpakken
2 personen
- 42
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 43
Deelnemers bedankbericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 45
- Tafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Scharenaantal 3
Apparatuur
- Draadloze speakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Telefoonstandaard
Sportmateriaal
- Yogamattenaantal 45
- Handdoekenaantal 45
- Waterflessenaantal 45
Decoratie
- Slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 80
- Ballonpompaantal 2
- Naamstickersaantal 60
- Papiertapeaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan naast de dansblokken minstens één duidelijke pauze en leg vooraf vast wanneer deelnemers kunnen drinken of iets eten. Zo voorkom je dat hapjes en dranken midden in een oefening worden klaargezet.
- Sluit inschrijvingen enkele dagen voor de workshop en werk daarna de deelnemerslijst bij. Gebruik het definitieve aantal om catering, stoelen, bekers en waterflessen af te stemmen.
- Test muziekbestanden, draadloze speakers, microfoon, mengpaneel en verlengkabels vóór de workshop. Controleer ook of alle apparatuur is opgeladen en of je een telefoonstandaard of andere afspeelmogelijkheid klaar hebt.
- Maak de dansruimte ruimer dan de opstelling op papier suggereert: zet tafels en stoelen aan de kant en controleer de vloer bij het openen van de zaal. Plaats registratie, kledingrekken en afvalbakken buiten het oefenvlak.
- Zet dranken minstens 30 minuten voor aanvang koud en richt de registratietafel in voordat je de versiering ophangt. Naamstickers, handdoeken, yogamatten en waterflessen moeten direct vindbaar zijn, zodat de ontvangst niet stilvalt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?
- Leg de zaal en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie, programma en muziekstijl definitief zijn, zodat je tijd houdt voor inschrijvingen en catering.
- Hoeveel pauzes heeft een dansworkshop nodig?
- Plan bij een workshop van 2 tot 3 uur minimaal één pauze van 15 minuten. Duurt het programma langer dan 3 uur, reken dan op een extra pauze of een langer eet- en drinkmoment.
- Wanneer moet ik de geluidsapparatuur testen voor een dansworkshop?
- Test muziek, speakers, microfoon en mengpaneel uiterlijk de dag ervoor en nogmaals direct na het opstellen. Reserveer op de dag zelf minstens 30 minuten voor aansluiten, opladen en een korte geluidscheck.
- Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een dansworkshop?
- Reken tijdens het eerste uur op 2 drankjes per deelnemer en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast water klaar, vooral wanneer de workshop intensief is of de zaal warm wordt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!