LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Dansavond organiseren: praktische checklist

Een dansavond staat of valt met een lege dansvloer, werkende techniek en een programma dat gasten vooraf kennen. Leg eerst datum, zaal en reservering vast; regel daarna muziek, uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen op tijd en stuur het programma mee, zodat je weet hoeveel drank, hapjes, glazen en zitplaatsen nodig zijn. Op de dag zelf draait alles om testen, koelen en een duidelijke opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en zaal bevestigen

  • Reservering vastleggen

  • Muziekprogramma samenstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma aan deelnemers sturen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

  • Voorraad controleren

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimte controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Dansvloer vrijmaken

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Verlichting plaatsen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    2 personen

  • Afspeellijst klaarzetten

  • Microfoon testen

    2 personen

  • Buffet inrichten

    3 personen

  • Drankpunt inrichten

    2 personen

  • Inschrijftafel klaarzetten

    2 personen

  • Welkomsteam briefen

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    2 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Welkomstwoord verzorgen

  • Muziek starten

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Muziek en volume bewaken

  • Verlichting aanpassen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Laatste ronde aankondigen

  • Bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Geluidsinstallatie uitschakelen

    2 personen

  • Versiering verwijderen

    2 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • Servies verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Apparatuur inpakken

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 60
  • Buffettafelsaantal 3
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Afzetpalenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 100
  • Wijnglazenaantal 40
  • Koffiekopjesaantal 40
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

  • Actieve speakersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Draadloze microfoon
  • Laptop
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Koelboxenaantal 4

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 4
  • Ledspotsaantal 4
  • Discolampenaantal 2

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Slingersaantal 8
  • Tafelkledenaantal 8
  • Vaasjesaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparaat
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • IJsblokjesbakkenaantal 4

Schoonmaak

  • Bezemaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Emmersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de technische test niet pas bij de opening. Controleer geluidsinstallatie, mengpaneel, microfoon, laptop, verlengsnoeren en verlichting minstens 2 uur voordat de eerste gasten komen.
  • Maak de dansvloer ruim voordat je tafels en stoelen plaatst. Houd buffettafels en kledingrekken aan de rand, zodat de looproute niet door het dansgedeelte loopt.
  • Koel dranken uiterlijk 3 uur vooraf en zet extra koelboxen klaar voor tijdens de avond. Reken per gast op minimaal 2 drankjes voor het eerste uur en 1 per volgend uur.
  • Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de dansavond. Gebruik dat aantal om hapjes, borden, bestek, glazen en serveerschalen te verdelen.
  • Geef vrijwilligers een concrete taak en tijdstip, bijvoorbeeld ontvangst, buffet, techniek of opruimen. Laat iedereen 30 minuten vóór opening aanwezig zijn voor een korte controle van de ruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansavond organiseren?
Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, zaal en reservering. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen 5 dagen vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een dansavond?
Reken op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd drank minstens 3 uur vooraf gekoeld.
Wanneer test ik de muziek en geluidsinstallatie voor een dansavond?
Test speakers, mengpaneel, laptop, microfoon en afspeellijst minimaal 2 uur voor de start. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en de verlichting voordat de ruimte opengaat.
Wanneer maak ik de hapjes voor een dansavond klaar?
Maak hapjes die kunnen worden gekoeld uiterlijk 2 tot 3 uur vooraf klaar. Zet het buffet pas kort voor opening neer, zodat eten, serveerschalen en bestek schoon en vers blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!