Zo organiseer je een creatieve workshop
Een creatieve workshop staat of valt met een goede voorbereiding van de werkplekken. Leg eerst datum, locatie en werkvorm vast en werk daarna terug vanuit het aantal deelnemers. Regel inschrijvingen, dieetwensen en bevestigingen op tijd, zodat je materialen en catering precies kunt afstemmen. Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor het opstellen van tafels, stoelen, ontvangst en materiaal. Zo kun je deelnemers rustig ontvangen en direct met de demonstratie beginnen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Workshopdatum en locatie vastleggen
- 2
Programma en werkvorm bepalen
2 personen
- 3
Benodigde materialen inventariseren
- 4
Inschrijfformulier aanmaken
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemerslijst bijwerken
- 9
Bevestiging aan deelnemers sturen
- 10
Catering en boodschappen plannen
- 11
Werkbladen en instructies maken
2 personen
- 12
Materialen controleren
2 personen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Workshopmaterialen sorteren
2 personen
- 15
Dranken koud zetten
- 16
Diner en hapjes voorbereiden
3 personen
- 17
Locatie openen en controleren
2 personen
- 18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 19
Werkplekken inrichten
3 personen
- 20
Materialen per werkplek klaarleggen
3 personen
- 21
Ontvangsttafel en registratie klaarzetten
Event
- 22
Welkom en registratie verzorgen
2 personen
- 23
Programma en veiligheidsregels uitleggen
- 24
Workshop demonstreren
2 personen
- 25
Deelnemers begeleiden bij de start
3 personen
- 26
Koffie en thee serveren
2 personen
- 27
Werkmaterialen aanvullen
2 personen
- 28
Deelnemers individueel begeleiden
3 personen
- 29
Werkresultaten laten presenteren
2 personen
- 30
Hapjes en drankjes klaarzetten
2 personen
- 31
Diner uitserveren
3 personen
- 32
Dranken bijvullen
- 33
Vragenronde begeleiden
- 34
Gezamenlijke afronding verzorgen
2 personen
- 35
Deelnemers uitchecken
Nazorg
- 36
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
- 37
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 39
Werktafels schoonmaken
2 personen
- 40
Servies afwassen
2 personen
- 41
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
- 42
Vloer en keuken schoonmaken
2 personen
- 43
Materialen tellen en opbergen
2 personen
- 44
Locatie afsluiten
2 personen
- 45
Geleende materialen retourneren
- 46
Bedankbericht aan deelnemers sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 6
- Stoelenaantal 28
- Ontvangsttafel
- Buffettafelaantal 2
- Afvalbakkenaantal 3
Servies
- Bordenaantal 35
- Kommenaantal 30
- Messenaantal 35
- Vorkenaantal 35
- Lepelsaantal 35
- Glazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Serveerschalenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 4
- Koelboxenaantal 2
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Presentatiescherm
- Laptop
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 4
Workshopmateriaal
- Werkmattenaantal 24
- Tekenpapieraantal 150
- Schetsblokkenaantal 24
- Grafietpotlodenaantal 30
- Kleurpotlodenaantal 12
- Gummenaantal 30
- Puntenslijpersaantal 12
- Aquarelverfsetsaantal 12
- Penselenaantal 36
- Waterbakjesaantal 24
- Mengpalettenaantal 24
- Schortenaantal 28
- Papieren handdoekenaantal 6
- Naamstickersaantal 35
- Balpennenaantal 30
- Werkbladenaantal 30
- Opbergdozenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Pijlen en bewegwijzeringaantal 8
- Presentatiepanelenaantal 3
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal vóór je het inschrijfformulier maakt hoeveel deelnemers één begeleider aankan en hoeveel werkplekken de ruimte werkelijk biedt. Houd per deelnemer een vaste set papier en potloden apart, plus enkele reserve-exemplaren.
- Stuur de bevestiging uiterlijk 5 dagen voor de workshop. Vermeld daarin de starttijd, route, verwachte eindtijd, kledingadvies en of deelnemers zelf iets moeten meenemen.
- Controleer materialen niet alleen op aantallen, maar ook op bruikbaarheid. Leg werkmatten, tekenpapier, schetsblokken en grafietpotloden per werkplek klaar en test vooraf de laptop, het presentatiescherm en eventuele verlengkabels.
- Plan de ontvangst vóór het inhoudelijke programma. Zet de ontvangsttafel, deelnemerslijst en naamkaartjes klaar en laat één persoon registreren terwijl een ander de laatste werkplekken controleert.
- Regel koffie, water en hapjes vóór de deelnemers arriveren. Zet dranken koud of klaar in thermoskannen en plaats afvalbakken bij zowel de werkplekken als de buffettafel, zodat opruimen tijdens de workshop beheersbaar blijft.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een creatieve workshop organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de inschrijving uiterlijk 4 weken voor de workshop en sluit die ongeveer 7 dagen van tevoren, zodat je materialen en catering kunt bestellen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een creatieve workshop klaar te zetten?
- Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangst, techniek en materiaal per werkplek. Kom je op een nieuwe locatie of moet je ook catering opbouwen, plan dan 2 uur.
- Hoeveel deelnemers kan één begeleider aan bij een creatieve workshop?
- Voor een workshop met demonstratie en persoonlijke begeleiding werkt 1 begeleider op ongeveer 8 tot 12 deelnemers meestal goed. Boven de 12 deelnemers heb je een extra begeleider of een tweede begeleidingsmoment nodig.
- Wanneer moet ik materialen voor een creatieve workshop controleren?
- Controleer de voorraad 7 dagen vooraf en nogmaals op de dag ervoor. Sorteer papier, werkmatten en potloden per werkplek uiterlijk de avond vóór de workshop, zodat je op locatie alleen hoeft neer te zetten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!