Checklist voor een campingtalentenjacht organiseren
Een campingtalentenjacht vraagt om meer voorbereiding dan alleen een podium en een microfoon. Je regelt tegelijk kampeerplaatsen, deelnemers, jury, techniek, eten en een programma dat op tijd kan starten. Begin met datum en locatie, open daarna de aanmeldingen en leg de optredens vast. In de laatste week controleer je vooral het weer, de apparatuur, de bestanden voor de optredens en de indeling van het terrein. Zo voorkom je dat deelnemers of juryleden op de avond zelf nog moeten zoeken naar informatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Kampeerplaatsen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Optredens indelen
2 personen
Juryleden uitnodigen
Presentator vastleggen
Programma publiceren
Juryformulieren afdrukken
Nummers voor optredens verzamelen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur testen
2 personen
Optredensbestanden klaarzetten
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Jurytafel inrichten
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Optredens aanmelden
2 personen
Geluidscheck per optreden
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Opening aankondigen
Optredens begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Juryformulieren innemen
Juryuitslag verwerken
2 personen
Winnaars bekendmaken
Muziek verzorgen
Licht en geluid bewaken
Publiek uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Voorraad controleren
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 4
- Jurytafel
- Buffettafelaantal 2
- Podiumdelenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 90
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 160
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkanenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Laptop
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 3
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Podiumachterdoek
- Naambadgesaantal 100
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Flessenopenersaantal 3
- IJsblokbakkenaantal 6
Schoonmaak
- Afwasteilaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Bezemaantal 2
- Blikvanger
- Afvalbakkenaantal 6
Organisatie
- Juryformulierenaantal 30
- Klembordenaantal 5
- Pennenaantal 20
- Programmabordenaantal 4
- Prijstrofeeënaantal 3
- Cadeaubonnenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie vaststaan en geef deelnemers een duidelijke sluitingsdatum. Verzamel per optreden niet alleen de naam, maar ook de benodigde muziekbestanden en eventuele dieetwensen.
- Maak de optredensindeling niet pas op de dag zelf. Plan per optreden enkele minuten wisseltijd en zet de definitieve volgorde uiterlijk een paar dagen vooraf in het programma.
- Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop en verlengkabels vóór de camping volloopt. Controleer elk muziekbestand op de laptop en leg een reservekopie klaar.
- Zet jurytafel, juryformulieren en stoelen vóór de soundcheck op hun vaste plek. Reserveer daarnaast een duidelijke plek voor deelnemers die wachten, zodat zij niet voor de speakers of kabels staan.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en bepaal vooraf waar partytenten, podiumdelen en verlichting komen. Gebruik kabelhaspels en stekkerdozen zo dat looproutes vrij blijven en kabels niet in natte grond liggen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een campingtalentenjacht organiseren?
- Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, locatie, kampeerplaatsen en uitnodigingen. Plan de aanmeldingen, jury en presentator in de eerste 2 weken en rond programma en techniek uiterlijk 3 dagen vooraf af.
- Wanneer sluit ik de inschrijvingen voor een campingtalentenjacht?
- Sluit de inschrijvingen bij voorkeur 10 tot 14 dagen voor het evenement. Dan houd je nog tijd over om deelnemers te bevestigen, optredens in te delen en nummers voor de optredens te verzamelen.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de techniek op de dag zelf?
- Reserveer minimaal 2 uur voor het opbouwen en testen van geluidsapparatuur, verlichting en podium. Plan daarna nog 30 minuten voor een korte soundcheck met de presentator en de eerste deelnemers.
- Wanneer controleer ik het weer voor een campingtalentenjacht?
- Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van het evenement. Neem uiterlijk de dag ervoor een besluit over partytenten, de opstelling van het podium en de bescherming van kabels en apparatuur.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!