Zo organiseer je een camping informatiedag
Een camping informatiedag vraagt om meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar tafels. Je moet bezoekers vooraf goed registreren, kampeerplaatsen en rondleidingen afstemmen en op de dag zelf een duidelijke route maken. Begin met datum, programma en aanmeldingen; regel daarna locaties, sprekers, materialen en catering. Plan uiterlijk de dag ervoor tijd voor techniek, tenten, informatiepakketten en naambadges, zodat de ontvangst op tijd kan starten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Aanmeldingen bevestigen
- 6
Kampeerplaatsen reserveren
- 7
Sprekers en rondleiders bevestigen
- 8
Weersverwachting controleren
- 9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Materialen verzamelen
2 personen
- 12
Informatiepakketten samenstellen
2 personen
- 13
Naambadges voorbereiden
- 14
Routebordjes maken
- 15
Dranken koelen
2 personen
- 16
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 17
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 18
Tafels opstellen
4 personen
- 19
Stoelen plaatsen
3 personen
- 20
Partytenten opbouwen
4 personen
- 21
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 22
Informatietafels inrichten
4 personen
- 23
Geluid en presentaties testen
2 personen
- 24
Versiering ophangen
2 personen
- 25
Routebordjes plaatsen
2 personen
- 26
Informatiepakketten klaarleggen
2 personen
- 27
Ontvangstruimte controleren
2 personen
Event
- 28
Bezoekers registreren
3 personen
- 29
Bezoekers welkom heten
2 personen
- 30
Informatiepakketten uitdelen
2 personen
- 31
Campingpresentatie geven
2 personen
- 32
Rondleidingen begeleiden
4 personen
- 33
Vragen bij informatietafels beantwoorden
5 personen
- 34
Koffie en thee serveren
2 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Hapjes aanvullen
2 personen
- 37
Lichte maaltijd serveren
4 personen
- 38
Avondprogramma begeleiden
3 personen
- 39
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 40
Afval verzamelen
3 personen
- 41
Servies afwassen
3 personen
- 42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 44
Partytenten afbreken
4 personen
- 45
Locatie schoonmaken
4 personen
- 46
Materialen sorteren
2 personen
- 47
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 48
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 49
Aanmeldgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Registratietafel
- Barkrukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 10
- Schenkkanenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Campingpostersaantal 10
- Prikbordenaantal 4
- Naambadgesaantal 70
- Pennenaantal 20
- Klembordenaantal 6
- Routebordjesaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afwasteiltjesaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg bij de aanmelding meteen dieetwensen, deelname aan rondleidingen en eventuele overnachting vast. Bevestig elke inschrijving uiterlijk één week vooraf, zodat je het aantal informatiepakketten, stoelen en kampeerplaatsen kunt aanpassen.
- Reserveer kampeerplaatsen en bevestig sprekers en rondleiders voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld in het programma een tijdsduur per onderdeel en houd minimaal 15 minuten tussen presentaties en rondleidingen voor verplaatsing.
- Controleer de weersverwachting 48 uur van tevoren en bepaal waar registratie, koffie en presentaties terechtkunnen bij regen. Bouw partytenten niet pas op het laatste moment op; controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen veilig en lang genoeg zijn.
- Richt de ontvangst in met een registratietafel, naambadges, pennen en informatiepakketten. Zet routebordjes op kruispunten en bij informatietafels; bezoekers moeten vanaf de ingang zonder uitleg naar registratie, koffie en het programma kunnen lopen.
- Test geluid, microfoons, draagbare speakers, beamer en projectiescherm minimaal één uur voor de start. Koel dranken vooraf en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een camping informatiedag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, kampeerplaatsen en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra die onderdelen vaststaan en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de informatiedag.
- Wanneer moet je de weersverwachting voor een camping informatiedag controleren?
- Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die controle om tenten, route, zitplaatsen en de plek van registratie en presentaties definitief in te delen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een camping informatiedag op te bouwen?
- Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, partytenten, registratie, informatietafels, routebordjes en catering. Plan daarnaast 1 uur voor het testen van geluid, presentaties en stroom.
- Wanneer maak je de informatiepakketten en naambadges?
- Maak de informatiepakketten en naambadges 1 tot 2 dagen vooraf op basis van de bevestigde aanmeldingen. Leg op de ochtend zelf een kleine voorraad blanco badges en extra pennen bij de registratietafel.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!