Zo organiseer je een bruiloftspicknick
Begin met de gastenlijst, de locatie en de datum; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna nodig is. Verzamel direct dieetwensen en controleer of toiletten en stroom geregeld zijn. Reserveer vervolgens catering, huurmaterialen en tenten voordat je de uitnodigingen verstuurt. Werk in de laatste week met een draaiboek voor leveringen, koeling, ceremonie en tafelschikking. Zo voorkom je dat praktische zaken op de trouwdag zelf nog moeten worden opgelost.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst opstellen
2 personen
- 2
Uitnodigingen ontwerpen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
- 7
Picknicklocatie reserveren
- 8
Toiletvoorziening bevestigen
- 9
Stroomvoorziening controleren
- 10
Weersverwachting controleren
- 11
Plan voor regen bepalen
2 personen
- 12
Catering bestellen
2 personen
- 13
Taart bestellen
- 14
Bloemen bestellen
- 15
Huurmaterialen reserveren
- 16
Muziekselectie samenstellen
2 personen
- 17
Afspeellijst downloaden
- 18
Ceremonietekst printen
- 19
Tafelindeling maken
2 personen
- 20
Naamkaartjes maken
2 personen
- 21
Programma printen
- 22
Leveringen bevestigen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Groenten wassen
2 personen
- 26
Fruit voorbereiden
2 personen
- 27
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
- 28
Salades voorbereiden
3 personen
- 29
Dessertporties voorbereiden
2 personen
- 30
Allergenenlabels maken
- 31
Koelboxen vullen
2 personen
- 32
Locatie inspecteren
2 personen
- 33
Partytenten opbouwen
4 personen
- 34
Vloerkleden neerleggen
3 personen
- 35
Tafels opstellen
4 personen
- 36
Stoelen plaatsen
4 personen
- 37
Picknickkleden uitrollen
3 personen
- 38
Ceremonieplek inrichten
3 personen
- 39
Versiering ophangen
3 personen
- 40
Bloemstukken plaatsen
2 personen
- 41
Lichtjes ophangen
3 personen
- 42
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 43
Muziek testen
2 personen
- 44
Servies klaarzetten
2 personen
- 45
Buffet opbouwen
4 personen
- 46
Drankenbuffet inrichten
2 personen
- 47
Taarttafel inrichten
2 personen
- 48
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
- 49
Welkomsttafel inrichten
2 personen
- 50
Toiletten controleren
- 51
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 52
Levering controleren
2 personen
Event
- 53
Gasten ontvangen
3 personen
- 54
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 55
Ceremonie begeleiden
3 personen
- 56
Muziek tijdens ceremonie verzorgen
- 57
Groepsfoto begeleiden
2 personen
- 58
Hapjes serveren
3 personen
- 59
Dranken bijvullen
2 personen
- 60
Buffet openen
2 personen
- 61
Buffet begeleiden
3 personen
- 62
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 63
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 64
Koffie en thee serveren
2 personen
- 65
Taart aansnijden
2 personen
- 66
Taart serveren
3 personen
- 67
Dansmuziek starten
- 68
Lichtjes inschakelen
- 69
Late snacks serveren
2 personen
- 70
Laatste ronde aankondigen
- 71
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 72
Restanten koelen
2 personen
- 73
Afval verzamelen
4 personen
- 74
Servies afwassen
3 personen
- 75
Buffet afbreken
3 personen
- 76
Decoratie verwijderen
3 personen
- 77
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 78
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 79
Partytenten afbreken
4 personen
- 80
Locatie schoon opleveren
4 personen
- 81
Materialen inventariseren
2 personen
- 82
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 83
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 84
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Buffettafelsaantal 4
- Eettafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Picknickkledenaantal 12
- Vloerkledenaantal 4
- Ceremoniestoelenaantal 8
- Statafelsaantal 4
- Krukkenaantal 8
- Taarttafel
Servies
- Dinerbordenaantal 75
- Dessertbordenaantal 75
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 90
- Champagneglazenaantal 70
- Koffielepelsaantal 75
- Eetlepelsaantal 75
- Vorkenaantal 75
- Messenaantal 75
- Taartvorkjesaantal 75
- Serveerschalenaantal 18
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Karaffenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 3
- Koelboxenaantal 8
- IJsblokbakkenaantal 6
- Thermosflesaantal 4
- Taartmes
- Taartspatelaantal 2
- Serveerschalen met dekselaantal 10
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadstationsaantal 2
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 10
- Vazenaantal 10
- Tafellopersaantal 8
- Servettenringenaantal 70
- Naamkaartjesaantal 70
- Welkomstbord
- Programmastandaard
- Slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 80
- Ballongewichtenaantal 6
- Confettikanonnenaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Ledkaarsenaantal 30
- Reservebatterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalscheidingsbakkenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Blikvanger
- Vloertrekker
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasteilaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk twee weken voor de picknick. Gebruik het aantal daarna voor catering, stoelen, borden, glazen en naamkaartjes; reken niet alleen met de mensen die voorlopig hebben toegezegd.
- Bevestig toiletten, stroom en een regenplan minimaal vier weken vooraf. Een partytent beschermt tegen een bui, maar lost geen natte ondergrond of onvoldoende stroom voor muziek en koeling op.
- Plan leveringen op tijdvakken en wijs per levering één persoon aan. Laat huurmaterialen, bloemen, taart en catering niet allemaal tegelijk aankomen; houd minstens 30 minuten tussen twee aankomsttijden.
- Koel dranken de avond ervoor en maak groenten pas op de dag zelf schoon. Zet water, wijn, champagne en koffie op aparte plekken met karaffen en thermoskannen, zodat de ceremonie niet wordt onderbroken voor bijvullen.
- Print ceremonietekst, programma, tafelindeling en naamkaartjes uiterlijk één dag vooraf. Download de afspeellijst ook offline en leg een reservekopie klaar op een tweede telefoon.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een locatie voor een bruiloftspicknick reserveren?
- Reserveer de picknicklocatie zodra de gewenste datum bekend is, bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Vraag tegelijk na of je tenten, tafels, muziek, catering en een eigen regenplan mag gebruiken.
- Hoeveel weken van tevoren verstuur je uitnodigingen voor een bruiloftspicknick?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken vooraf en zet een antwoorddeadline van 4 tot 6 weken voor de datum. Vraag meteen naar dieetwensen, zodat de catering de definitieve aantallen op tijd ontvangt.
- Wanneer maak je een regenplan voor een bruiloftspicknick?
- Leg het regenplan uiterlijk 4 weken vooraf vast en controleer de weersverwachting opnieuw 7 dagen en 48 uur voor het feest. Spreek af wie tenten, vloerkleden en stoelen verplaatst en wanneer de beslissing definitief wordt genomen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een bruiloftspicknick op te bouwen?
- Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tenten, tafels, stoelen, kleden, servies, buffet en taarttafel. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van muziek, ceremonietekst, drankkoeling en naamkaartjes.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!