Checklist voor een aangepaste fietstocht
Een aangepaste fietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je moet vooraf weten welke fietsen en hulpmiddelen deelnemers nodig hebben, waar rustpunten zijn en wie onderweg begeleidt. Controleer de toegankelijkheid van de route zelf, niet alleen het eindpunt: let op hellingen, smalle doorgangen en verkeerspunten. Deze checklist helpt je de tocht stap voor stap te organiseren, van aanmeldingen en reserveringen tot routebordjes, lunch en een technische controle van alle fietsen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Fietsbehoeften inventariseren
2 personen
Reserveringen maken
Route uitstippelen
2 personen
Route toegankelijk controleren
2 personen
Rustpunten vastleggen
Verkeerspunten beoordelen
2 personen
Fietsen reserveren
Begeleiders indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Fietsen ophalen
3 personen
Fietsen technisch controleren
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten printen
Fietsnummers voorbereiden
Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Fietsen klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunch en snacks voorbereiden
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Fietsen en helmen uitgeven
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Fietstocht begeleiden
6 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Pechhulp verzorgen
2 personen
Deelnemers terug begeleiden
4 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Fietsen en helmen innemen
3 personen
Nazorg
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Fietsen retourneren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Bankjesaantal 4
- Fietsenrekkenaantal 4
Sportmateriaal
- Aangepaste fietsenaantal 25
- Reservefietsenaantal 3
- Fietshelmenaantal 35
- Reflecterende hesjesaantal 35
- Fietsbelletjesaantal 30
- Fietspompenaantal 3
- Reparatiesetsaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 10
- Sjorbandenaantal 12
- Fietstassenaantal 8
- Bidonhoudersaantal 25
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Tangenaantal 4
Decoratie
- Routebordjesaantal 20
- Pionnenaantal 20
- Tafelkledenaantal 6
- Fietsnummersaantal 35
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel bij de aanmelding meteen fietsbehoeften, dieetwensen en eventuele begeleiding. Plan uiterlijk twee weken vooraf de reservering van aangepaste fietsen en reservefietsen, zodat je nog kunt bijsturen.
- Controleer de route minimaal één keer fysiek met het type fietsen dat deelnemers gebruiken. Noteer per rustpunt de afstand, beschikbare zitplaatsen en eventuele lastige verkeerspunten; een routekaart alleen laat hoogteverschillen en smalle passages niet altijd zien.
- Plan per fiets een technische controle op de dag vóór vertrek. Controleer remmen, banden, fietsbel en bevestigingen en leg per groep een fietspomp, reparatieset en reservebinnenband klaar.
- Zet ontvangst, fietsen en catering op minstens drie aparte plekken klaar. Zo blokkeren de ontvangsttafel, fietsenrekken en tafels elkaar niet en kunnen deelnemers rustig hun nummer, helm en route-informatie ophalen.
- Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 3 uur voor de start. Zet partytenten, koelboxen, waterkannen en extra verlichting tijdig klaar; routebordjes en fietsen moeten ook bij minder goed weer zichtbaar blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een aangepaste fietstocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het inventariseren van fietsbehoeften. Reserveer fietsen en leg de route uiterlijk 2 tot 3 weken voor vertrek vast.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een aangepaste fietstocht?
- Reken als basis op 1 begeleider per 5 tot 8 deelnemers, afhankelijk van de route en de benodigde ondersteuning. Wijs daarnaast minimaal 1 persoon aan voor de ontvangst en 1 voor technische hulp of pech onderweg.
- Hoe controleer ik of een fietsroute toegankelijk is?
- Rijd de volledige route vooraf met een vergelijkbare aangepaste fiets en controleer hellingen, ondergrond, doorgangen en verkeerspunten. Plan per 5 tot 8 kilometer een rustpunt, of vaker wanneer deelnemers extra ondersteuning nodig hebben.
- Hoeveel drinken en eten moet ik voorzien voor de fietstocht?
- Voorzie minimaal 0,5 tot 0,75 liter drinken per deelnemer voor de tocht en vul aan bij elk rustpunt. Reken daarnaast op 1 snack per deelnemer onderweg en plan een volledige lunch na afloop of tijdens een langere pauze.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!