Organiser une traversée à la nage du port
Une traversée à la nage du port se prépare d’abord comme une opération de sécurité, puis comme une épreuve sportive. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis faites valider le parcours et obtenez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les sauveteurs, les officiels, les bénévoles et les moyens de communication. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, les participants, le matériel et le briefing sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
- 2
Demander les autorisations
2 personnes
- 3
Informer la gestion du port
- 4
Faire approuver le parcours de natation
2 personnes
- 5
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
- 6
Contacter les clubs de natation
2 personnes
- 7
Faire les réservations
2 personnes
- 8
Publier le formulaire d'inscription
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Publier la promotion en ligne
- 11
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 14
Planifier les officiels de natation
2 personnes
- 15
Réserver la brigade de sauvetage
2 personnes
- 16
Fixer les porte-gobelets
- 17
Commander le catering
2 personnes
- 18
Suivre les prévisions météo
- 19
Publier l’itinéraire et les horaires
- 20
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 21
Imprimer les dossards
2 personnes
- 22
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
- 23
Informer le centre de coordination
- 24
Rassembler le matériel
3 personnes
- 25
Faire les courses
3 personnes
- 26
Composer les kits de démarrage
4 personnes
- 27
Remplir les glacières
2 personnes
Événement
- 28
Effectuer le contrôle météo et eau
3 personnes
- 29
Inspecter le site
3 personnes
- 30
Installer des barrières et des clôtures
4 personnes
- 31
Monter les tentes et les tables
6 personnes
- 32
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
- 33
Aménager la zone d'arrivée
4 personnes
- 34
Déployer les bouées de sécurité
5 personnes
- 35
Installer la signalisation
3 personnes
- 36
Vérifier les canots de sauvetage
3 personnes
- 37
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
- 38
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 39
Monter le buffet traiteur
4 personnes
- 40
Accueillir les participants
4 personnes
- 41
Distribuer les dossards
4 personnes
- 42
Recevoir les bagages
3 personnes
- 43
Enregistrer les participants
3 personnes
- 44
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
- 45
Accompagner les groupes au départ
4 personnes
- 46
Commencer l’encadrement
6 personnes
- 47
Surveiller le parcours de natation
10 personnes
- 48
Assurer le service intermédiaire
4 personnes
- 49
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
- 50
Assurer le poste des médailles
2 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 53
Traiter les résultats
2 personnes
- 54
Remettre les prix
3 personnes
- 55
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
- 56
Récupérer les bouées et les lignes de natation
5 personnes
- 57
Remettre les bagages des participants
3 personnes
- 58
Vérifier le matériel de natation
3 personnes
- 59
Rassembler les déchets
4 personnes
Suivi
- 60
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
- 61
Nettoyer le site
5 personnes
- 62
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
- 63
Vider les glacières
2 personnes
- 64
Évacuer les déchets
3 personnes
- 65
Enregistrer les objets trouvés
- 66
Retourner les matériels de location
3 personnes
- 67
Publier les résultats
- 68
Remercier les participants
- 69
Signaler les dégâts et les objets manquants
2 personnes
- 70
Finaliser les autorisations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 40
- Portantsqté 4
- Barrières de sécuritéqté 30
- Cônesqté 24
Matériel de sport
- Bouées de natationqté 40
- Lignes de nageqté 8
- Bouées de sauvetageqté 12
- Planches de sauvetageqté 6
- Pagaiesqté 12
- Horloge de départqté 2
- Chronomètresqté 8
- Gilets du personnelqté 30
- Bonnets de bain des participantsqté 180
- Médailles de finisherqté 180
- Housses de dossardqté 180
- Bracelets de dossardqté 180
- Cartes de score imperméablesqté 220
- Panneaux de directionqté 20
- Panneaux indicateursqté 30
- Marqueurs imperméablesqté 20
- Rouleaux de cordeqté 6
- Mousquetonsqté 30
- Lampes de pocheqté 12
Équipement
- Talkies-walkiesqté 12
- Téléphones portablesqté 6
- Mégaphoneqté 2
- Haut-parleurqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Stations de rechargeqté 3
Éclairage
- Projecteurs de chantierqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Assiettes réutilisablesqté 180
- Couverts réutilisablesqté 200
- Carafeqté 8
- Thermosqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 8
- Couvertures isolantesqté 4
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de cuisineqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 8
Nettoyage
- Conteneurs à déchetsqté 12
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 6
- Balais à mainqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Désinfectantqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 4
- Couvertures isolantesqté 20
- Brancards pliantsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Faites approuver le parcours avant toute promotion : indiquez clairement le départ, l’arrivée, les bouées et les zones interdites. Une modification tardive oblige souvent à refaire les informations envoyées aux nageurs.
- Réservez la brigade de sauvetage et les officiels plusieurs semaines à l’avance. Le jour de l’épreuve, attribuez un canal ou un groupe de talkies-walkies à chaque équipe afin de signaler rapidement un incident.
- Fermez les inscriptions assez tôt pour imprimer les dossards et vérifier les besoins alimentaires. Une dernière vérification de la liste la veille évite les doublons et les participants non attendus.
- Préparez le briefing des bénévoles avant l’installation : chacun doit connaître son poste, son horaire, le parcours et la personne à contacter en cas de problème. Prévoyez au moins 15 minutes de briefing collectif sur place.
- Suivez les prévisions météo chaque jour pendant la dernière semaine et fixez une heure limite pour décider d’un maintien ou d’une adaptation. Informez alors les participants par le même canal que celui utilisé pour les invitations.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il demander les autorisations pour une traversée à la nage du port ?
- Lancez les demandes au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Le parcours doit être approuvé et la gestion du port informée avant de publier l’itinéraire définitif ou d’ouvrir largement la promotion.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une traversée à la nage du port ?
- Ouvrez-les après validation du parcours, des autorisations et du dispositif de sécurité, généralement 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant l’événement pour traiter les informations et imprimer les dossards.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une traversée à la nage du port ?
- Le nombre dépend du parcours et des postes, mais prévoyez une personne par point de contrôle, plus une équipe pour l’accueil, les dossards, le ravitaillement et la coordination. Organisez le briefing 15 à 30 minutes avant l’ouverture afin que chaque bénévole connaisse son rôle.
- Que vérifier la veille d’une traversée à la nage du port ?
- Contrôlez la météo, la liste des participants, les dossards, les bouées, les lignes de nage, les moyens de communication et le matériel de sauvetage. Faites aussi confirmer les horaires de la brigade de sauvetage, des officiels, du catering et de l’équipe du port.
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