Organiser une course caritative, étape par étape
Une course caritative se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’installation du départ. Commencez par fixer la date, le lieu et le parcours, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, coordonnez les participants, les sponsors, les bénévoles et le matériel de sécurité. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les réservations, préparer les dossards, baliser le parcours et répartir clairement les rôles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Définir le parcours de course
3 personnes
- 3
Demander les autorisations
- 4
Réserver les dossards de départ
- 5
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 6
Publier le formulaire d'inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Envoyer les packs sponsors
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Confirmer les réservations
- 12
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 13
Vérifier le parcours et les points de circulation
3 personnes
- 14
Imprimer la liste de départ
- 15
Imprimer les affiches des sponsors
- 16
Faire les courses
3 personnes
- 17
Trier les dossards
2 personnes
- 18
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
- 19
Distribuer les gilets
2 personnes
- 20
Remplir les glacières
2 personnes
- 21
Préparer les en-cas
4 personnes
- 22
Imprimer le déroulé et les numéros de téléphone
Événement
- 23
Dégager le site
4 personnes
- 24
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
5 personnes
- 26
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
- 27
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
- 28
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
- 29
Installer des rubans de balisage le long du parcours
4 personnes
- 30
Installer des points d’eau
4 personnes
- 31
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
- 32
Installer le système son
2 personnes
- 33
Installer les banderoles des sponsors
3 personnes
- 34
Installer la décoration
3 personnes
- 35
Préparer les dossards
2 personnes
- 36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
- 37
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
- 38
Briefing des bénévoles
2 personnes
- 39
Vérifier une dernière fois l’itinéraire
3 personnes
- 40
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
- 41
Distribuer les dossards
3 personnes
- 42
Enregistrer les dons
2 personnes
- 43
Accompagner les participants au départ
4 personnes
- 44
Faire le discours d’ouverture
- 45
Lancer la course caritative
2 personnes
- 46
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
- 47
Encourager les participants
4 personnes
- 48
Distribuer de l'eau
4 personnes
- 49
Enregistrer les arrivants
3 personnes
- 50
Remettre la médaille ou le souvenir
2 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 52
Servir le café et le thé
2 personnes
- 53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 54
Vider les poubelles
2 personnes
- 55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 56
Préparer les lauréats
2 personnes
- 57
Annoncer les résultats
2 personnes
- 58
Remettre les prix
2 personnes
- 59
Collecter des dons supplémentaires
3 personnes
- 60
Fournir la musique
- 61
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes
- 62
Clôturer les inscriptions et la caisse
2 personnes
- 63
Ranger l'argent et les formulaires en sécurité
2 personnes
Suivi
- 64
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
- 65
Retirer le ruban de délimitation
3 personnes
- 66
Démonter les tentes de fête
6 personnes
- 67
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 68
Emballer l’installation sonore
2 personnes
- 69
Rassembler les déchets
4 personnes
- 70
Nettoyer le site
4 personnes
- 71
Faire la vaisselle
3 personnes
- 72
Vérifier le matériel
2 personnes
- 73
Retourner les matériels
2 personnes
- 74
Transférer le montant du don
2 personnes
- 75
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
- 76
Publier les résultats et les photos
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 40
- Tables de bièreqté 6
- Table d'inscription
- Portant à vêtements
Matériel de sport
- Numéros de départqté 180
- Bracelets de dossardqté 180
- Médaillesqté 180
- Flèches de directionqté 35
- Cônes de signalisationqté 30
- Barrières de sécuritéqté 12
- Ruban de balisageqté 6
- Gilets de sécuritéqté 25
- Chronomètresqté 6
- Presse-papiersqté 10
- Stylosqté 30
- Prixqté 12
Équipement
- Système de sonorisation portable
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 4
- Glacièresqté 6
- Pieds de haut-parleursqté 2
- Caisse
- Boîtes à donsqté 4
- Compteurs manuelsqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Assiettesqté 250
- Couvertsqté 250
- Tasses à caféqté 100
- Thermosqté 8
- Carafesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux d’officeqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Couteaux à painqté 3
- Pains de glaceqté 20
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Couvertures de survieqté 20
- Lampes de pocheqté 6
- Extincteursqté 2
Décoration
- Pancartes de sponsorsqté 20
- Drapeauxqté 12
- Ballonsqté 100
- Arche de départ et d’arrivée
- Nappesqté 10
- Craie de trottoirqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Pinces à déchetsqté 4
- Seauxqté 4
- Balaisqté 4
- Conteneurs à déchetsqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le lieu avant de communiquer : prévoyez ensuite plusieurs semaines pour les autorisations, le parcours et les réservations de dossards.
- Ouvrez les inscriptions seulement quand le formulaire, les informations pratiques et le mode de paiement sont prêts. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et les coordonnées utiles.
- Attribuez chaque bénévole à une mission précise et donnez-lui un horaire, un point de rendez-vous et un moyen de communication. Pour les zones éloignées, prévoyez des talkies-walkies et des gilets de sécurité.
- La veille, triez les numéros de départ, imprimez la liste des participants, les affiches des sponsors et le déroulé avec les numéros de téléphone. Gardez ces documents dans un porte-bloc à la table d’inscription.
- Le jour J, installez d’abord les tentes, les tables et les chaises, puis contrôlez le balisage avant l’arrivée des coureurs. Remplissez les glacières et préparez les encas assez tôt pour éviter une rupture au ravitaillement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, réserver les dossards, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
- Quand faut-il demander les autorisations pour une course ?
- Lancez les demandes dès que la date, le lieu et le parcours sont définis, au moins 6 à 8 semaines avant la course. Certaines validations peuvent dépendre de la circulation et de l’occupation de l’espace public.
- Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?
- Le nombre dépend du parcours et des points de circulation, mais répartissez les bénévoles par zones plutôt que de leur donner plusieurs missions. Finalisez la répartition au plus tard 7 jours avant et confirmez les horaires 48 heures avant.
- Que préparer la veille d’une course caritative ?
- Préparez les dossards, les panneaux directionnels, les documents imprimés, les gilets, les encas et le matériel de communication. Faites aussi une dernière vérification du parcours et des points de circulation la veille, puis gardez une personne responsable des imprévus.
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