Organiser une bourse d’échange de jouets, étape par étape
Une bourse d’échange de jouets repose surtout sur des règles simples et une circulation fluide dans la salle. Commencez par réserver un lieu adapté, puis définissez précisément ce qui peut être apporté, échangé ou refusé. Les inscriptions, les catégories de jouets et la répartition des bénévoles doivent être finalisées avant l’installation. Le jour J, prévoyez un accueil visible, des tables clairement identifiées et une zone séparée pour les boissons et les encas.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Définir les règles d'échange
2 personnes
- 3
Créer le formulaire d’inscription
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Annoncer l'événement en ligne
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 9
Confirmer les participants
- 10
Confirmer les accords de lieu
- 11
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
- 12
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
- 13
Étiqueter les catégories d’échange
2 personnes
- 14
Imprimer les listes de prix
- 15
Imprimer les consignes pour les jouets
- 16
Recharger l’électronique
- 17
Emballer le matériel
2 personnes
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 20
Installer les tables d’échange
4 personnes
- 21
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 22
Installer les bacs à jouets
3 personnes
- 23
Suspendre la décoration
2 personnes
- 24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas
2 personnes
- 26
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 27
Accueillir les participants
3 personnes
- 28
Vérifier les jouets apportés
4 personnes
- 29
Trier les jouets par catégorie
5 personnes
- 30
Expliquer les règles d’échange
2 personnes
- 31
Animer les tables d’échange
4 personnes
- 32
Servir les boissons
2 personnes
- 33
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Finaliser les tables d'échange
3 personnes
- 36
Rassembler les jouets restants
4 personnes
Suivi
- 37
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 38
Faire la vaisselle
2 personnes
- 39
Rassembler les déchets
3 personnes
- 40
Nettoyer la salle
3 personnes
- 41
Vérifier le matériel
2 personnes
- 42
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 43
Faire don des jouets restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 30
- Portants à vêtementsqté 4
- Bancs pliantsqté 2
- Tables hautesqté 3
- Armoires de rangementqté 2
- Tapis de changeqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Glacièresqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Microphone à main
- Imprimante d'étiquettes
- Tablettesqté 2
- Chargeursqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Louchesqté 6
- Pichets de serviceqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 10
- Ballonsqté 50
- Pompe à ballons
- Panneaux indicateursqté 8
- Cartes de catégoriesqté 12
- Badges nominatifsqté 100
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 4
- Cuillères à caféqté 40
- Thermosqté 4
- Pains de glaceqté 12
- Boîtes de rangement en plastiqueqté 10
Nettoyage
- Balayette et pelleqté 2
- Balaiqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Balayetteqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les règles d’échange avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez le nombre maximal de jouets par participant, leur état attendu et la procédure en cas de désaccord.
- Fermez les inscriptions au moins 3 jours avant l’événement afin de confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles sans improvisation.
- Prévoyez une table d’accueil distincte des tables d’échange. Les panneaux indicateurs et les cartes de catégories doivent être installés avant l’arrivée du premier participant.
- Réservez au moins 60 minutes pour l’installation : tables, chaises, bacs à jouets, catégories, accueil et branchements électriques doivent être vérifiés dans cet ordre.
- Rechargez l’électronique et emballez le matériel la veille. Les rallonges, multiprises, badges et listes imprimées sont souvent oubliés alors qu’ils servent dès l’ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une bourse d’échange de jouets ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez d’abord le lieu, puis consacrez les 7 derniers jours aux inscriptions, aux confirmations, aux impressions et à la préparation du matériel.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une bourse de jouets ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Rappelez les règles et la date limite d’inscription, puis confirmez chaque participant au plus tard 3 jours avant l’événement.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour orienter les échanges et 1 personne pour surveiller la circulation dans la salle. Ajoutez un bénévole par zone si le nombre de participants dépasse 30.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Comptez au moins 60 minutes, ou 90 minutes si les tables d’échange, les bacs et la signalétique doivent être montés sur place. Gardez 15 minutes supplémentaires pour vérifier les branchements et les boissons.
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