La checklist pour organiser une présentation de livre

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Traitez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement et recueillez les besoins alimentaires à ce moment-là. Vous pourrez ainsi prévoir les quantités d’en-cas et de boissons au lieu d’improviser le jour même.
• Confirmez l’intervenant avant de finaliser le programme, puis rassemblez les fichiers de présentation au même endroit. Testez l’ordinateur portable, le projecteur, le câble HDMI, le micro et le haut-parleur avant l’arrivée du public.
• Vérifiez le stock de livres avant d’envoyer les invitations si les ventes sont prévues sur place. Étiquetez chaque exemplaire avec son prix et préparez les moyens de paiement avant l’ouverture de la table des livres.
• Refroidissez les boissons suffisamment tôt et préparez le café, le thé et les amuse-bouches avant l’accueil. Les thermos, carafes, verres, tasses et plateaux de service sont souvent oubliés alors qu’ils doivent être disponibles dès le début.
• Faites une vérification du lieu avant l’installation : circulation entre les chaises, visibilité de l’écran, emplacement de la table d’inscription et accès aux prises. Gardez ensuite quelques minutes pour une seconde vérification de la technique avant le lancement.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une présentation de livre ?

Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la présentation. Prévoyez une relance 7 jours avant et clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.

Combien de livres prévoir pour une présentation ?

Commencez par vérifier le nombre d’inscrits, puis prévoyez généralement 1 exemplaire par participant intéressé, avec une petite marge. Faites le comptage et l’étiquetage des prix au plus tard 2 à 3 jours avant.

Quand tester le matériel audiovisuel ?

Effectuez un premier test au moins 24 heures avant, avec l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le micro, le haut-parleur et les câbles. Refaites une vérification sur place 30 à 60 minutes avant l’arrivée du public.

Combien de temps faut-il pour installer une présentation de livre ?

Prévoyez environ 90 minutes pour installer les tables, les chaises, l’espace de présentation, la table des livres, l’accueil et les boissons. Ajoutez 15 à 30 minutes pour la dernière vérification technique et les ajustements.