Cómo organizar una noche de bolos para tu equipo

Una salida de bolos funciona mejor cuando se organiza como una actividad con horarios, equipos y turnos definidos. Empieza cerrando la reserva de las pistas y calcula después el catering, el transporte y la distribución de los grupos. Las inscripciones deben incluir las preferencias dietéticas y terminar con una confirmación clara. El día del evento, prepara la recepción antes de que llegue la primera persona y guía a cada equipo directamente a su pista.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Confirmar inscripciones
5
Reservar las pistas de bolos
6
Cerrar acuerdos de catering
7
Enviar información de transporte
8
Asignar equipos
9
Compartir el programa
10
Comprobar la lista de la compra
11
Hacer la compra
2 personas
12
Enfriar bebidas
2 personas
13
Hacer tarjetas con nombres
14
Imprimir la distribución del equipo
15
Preparar los materiales
2 personas
16
Comprobar el lugar
2 personas
17
Montar las mesas
2 personas
18
Colgar la decoración
2 personas
19
Preparar los snacks
2 personas
20
Montar la mesa de inscripción

Evento

21
Recibir a los invitados
2 personas
22
Repartir las tarjetas con nombres
23
Guiar a los equipos a las pistas
2 personas
24
Dar instrucciones de bolos
25
Servir aperitivos
2 personas
26
Rellenar las bebidas
2 personas
27
Servir la cena
3 personas
28
Servir comidas especiales
29
Coordinar el momento de fotos
30
Entregar premios
31
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

32
Limpiar restos de comida
2 personas
33
Lavar la vajilla
2 personas
34
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
35
Recoger la basura
2 personas
36
Limpiar el lugar
2 personas
37
Retirar la decoración
2 personas
38
Empaquetar materiales
2 personas
39
Devolver los objetos prestados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 3
Mesas altascant. 3
Mantelescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 30
Tazas de cafécant. 20
Platoscant. 30
Cubiertoscant. 30
Bandejas de serviciocant. 4

Decoración

Banner de bienvenida
Racimos de globoscant. 6
Tarjetas de nombrecant. 30
Rotuladorescant. 4
Premioscant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 2
Regletascant. 2
Altavoz portátil

Cocina

Cafetera
Termoscant. 3
Abrebotellascant. 2
Pinzas de servircant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2

Limpieza

Paños de limpiezacant. 8
Cuboscant. 2
Escoba y recogedor
Desinfectante de manoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la reserva de las pistas antes de enviar las invitaciones. Indica la hora de llegada, el inicio de las partidas y la hora prevista de finalización para que el transporte y el catering encajen.
Deja al menos 7 días para recoger inscripciones y preferencias dietéticas. Después, confirma la lista definitiva y asigna los equipos antes de imprimir las tarjetas con nombres y la distribución.
Calcula el catering según el programa, no solo según el número de asistentes. Prepara los aperitivos antes de recibir al grupo y enfría las bebidas con varias horas de antelación.
Envía la información de transporte junto con el programa, como mínimo 3 días antes. Incluye el punto de encuentro, la hora de salida y qué deben hacer quienes lleguen directamente a la bolera.
Monta la mesa de inscripción 30 minutos antes de la llegada prevista. Ten listas las tarjetas, los rotuladores, la distribución de equipos y las instrucciones para que la recepción no bloquee el acceso a las pistas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una salida de bolos de empresa?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar las pistas y cerrar el catering. Deja la última semana para confirmar inscripciones, preferencias dietéticas, equipos y transporte.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de asistentes?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar quién viene, preparar los equipos y comunicar al catering las necesidades dietéticas.
¿Cuánto antes hay que llegar a la bolera?: Llega unos 30 minutos antes de la hora de convocatoria. Ese margen permite comprobar el lugar, montar la mesa de inscripción, colocar la decoración y repartir las tarjetas sin retrasar el inicio.
¿Cuándo se deben preparar las bebidas y los aperitivos?: Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y prepara los aperitivos antes de recibir a los invitados. Si hay café, deja la cafetera y los termos listos durante el montaje, no al comienzo de las partidas.

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