Cómo organizar una rueda de prensa sin dejar cabos sueltos

Una rueda de prensa se organiza en este orden: confirma fecha y lugar, cierra el programa, trabaja la lista de prensa y prepara a los ponentes. Después controla inscripciones, preguntas, acreditaciones, carpetas de prensa y catering. La víspera, el espacio y la parte técnica deben estar listos, no en fase de montaje. Reserva tiempo para probar micrófonos, proyector y cables, porque los fallos de sonido suelen aparecer justo cuando llegan los periodistas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Elaborar el programa y el horario
2 personas
3
Actualizar la lista de prensa
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Enviar un recordatorio a los invitados
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Recopilar las preguntas de prensa
2 personas
9
Preparar la sesión informativa de los ponentes
10
Preparar carpetas de prensa
3 personas
11
Imprimir etiquetas con nombres
12
Imprimir la lista de asistencia
13
Pedir el catering
14
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
15
Hacer la compra
2 personas
16
Enfriar bebidas
2 personas
17
Preparar las carpetas de prensa
2 personas
18
Limpiar el lugar
2 personas
19
Colocar mesas y sillas
3 personas
20
Montar la mesa de registro
2 personas
21
Preparar el espacio de presentación
2 personas
22
Probar el equipo de presentación
2 personas
23
Probar los micrófonos
2 personas
24
Colocar iluminación y señalización
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
27
Informar al equipo en la recepción
3 personas

Evento

28
Registrar a los invitados
3 personas
29
Distribuir carpetas de prensa
2 personas
30
Servir café y té
2 personas
31
Coordinar a los ponentes
2 personas
32
Coordinar la presentación
2 personas
33
Recoger preguntas del público
34
Anotar los contactos de prensa
35
Servir aperitivos
3 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Reponer el bufé
2 personas
38
Recoger la vajilla
2 personas
39
Entregar despedida y carpetas de prensa
2 personas

Seguimiento

40
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
41
Limpiar el lugar
4 personas
42
Lavar la vajilla
2 personas
43
Empacar el equipo
2 personas
44
Retirar la decoración
2 personas
45
Clasificar y retirar residuos
2 personas
46
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
47
Dejar el recinto limpio
2 personas
48
Devolver los objetos prestados
2 personas
49
Enviar información de prensa por vía digital

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesa de recepción
Mesas de buffetcant. 4
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 55
Mesa de oradores
Taburetescant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 60
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 60
Cucharascant. 60
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables HDMIcant. 2
Clic de presentación
Baterías externascant. 3

Decoración

Fondo impreso
Manteles individualescant. 12
Portanombrescant. 60
Sujetadores para acreditacionescant. 60
Decoraciones de mesacant. 8

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Jarrascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Cubo de limpiezacant. 2
Fregonacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el programa y el horario: define la hora de recepción, las intervenciones y el turno de preguntas antes de enviar las invitaciones. Así los periodistas saben cuánto tiempo deben reservar.
Actualiza la lista de prensa antes de invitar y envía un recordatorio con antelación. Cierra las inscripciones y recopila las preguntas previamente para que los ponentes puedan preparar respuestas concretas.
Prepara una carpeta de prensa por asistente confirmado y ten algunas copias adicionales. Imprime también las etiquetas con nombres y la lista de asistencia; son detalles fáciles de olvidar hasta que empieza el registro.
Haz una sesión informativa con los ponentes antes del evento y acuerda quién responde cada tema. El día de la rueda de prensa, coloca la mesa de oradores, el fondo y la señalización antes de abrir la recepción.
Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos y los altavoces con todos los cables conectados. Lleva baterías externas, cables alargadores y regletas de repuesto, y comprueba el volumen desde el lugar donde se sentará la prensa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una rueda de prensa?: Empieza a trabajar entre 3 y 4 semanas antes. Envía las invitaciones cuando la fecha, el lugar y el programa estén confirmados, y manda un recordatorio entre 48 y 72 horas antes.
¿Cuándo se debe enviar la invitación a una rueda de prensa?: Envíala aproximadamente 3 semanas antes para dar tiempo a responder. Solicita la inscripción y las preferencias dietéticas desde el primer mensaje, y confirma la asistencia al cerrar el registro.
¿Qué hay que preparar el día antes de una rueda de prensa?: Deja listas las carpetas de prensa, las acreditaciones, las etiquetas y la lista de asistencia. También conviene enfriar las bebidas, revisar el catering y hacer una prueba completa del proyector y los micrófonos.
¿Cuánto dura una rueda de prensa?: Reserva normalmente entre 45 y 60 minutos: unos 20-30 minutos para las intervenciones y el resto para preguntas. Añade al menos 30 minutos antes para el registro y las comprobaciones finales del equipo.

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