Cómo organizar una noche de música sin improvisar
Una noche de música funciona mejor cuando separas la organización en fases: primero el lugar y las inscripciones, después el programa y el equipo, y al final la sala, la comida y las pruebas. Las preferencias dietéticas deben recogerse antes de comprar, y el sonido necesita una prueba con tiempo suficiente para corregir fallos. También conviene preparar el registro, la señalización y las baterías antes de que llegue el público. Así evitas montar todo a última hora y puedes concentrarte en recibir a los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Registrar el programa musical
2 personas
- 7
Reservar equipo de sonido
- 8
Reunir archivos de música
- 9
Probar la playlist y el equipo
2 personas
- 10
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
- 11
Comprobar la lista de la compra
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Enfriar las bebidas
2 personas
- 14
Preparar los aperitivos
3 personas
- 15
Crear etiquetas de alérgenos
- 16
Cargar las baterías
- 17
Imprimir el programa y los carteles
- 18
Montar mesas
4 personas
- 19
Colocar sillas
4 personas
- 20
Colgar la decoración
3 personas
- 21
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 22
Probar el nivel de sonido
2 personas
- 23
Montar la iluminación
2 personas
- 24
Montar la mesa de buffet
3 personas
- 25
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 26
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
- 27
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
- 28
Registrar la asistencia
2 personas
- 29
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 30
Iniciar el programa musical
- 31
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Servir aperitivos
3 personas
- 34
Comprobar el nivel de sonido
- 35
Comprobar las necesidades dietéticas
- 36
Recoger los vasos usados
2 personas
- 37
Comprobar los baños
- 38
Reponer artículos de aseo
- 39
Anunciar la última canción
- 40
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
Seguimiento
- 41
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 42
Empacar el equipo
3 personas
- 43
Recoger la basura
3 personas
- 44
Lavar la vajilla
3 personas
- 45
Limpiar el bufé y la cocina
2 personas
- 46
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 47
Retirar la decoración
2 personas
- 48
Limpiar el suelo y los baños
3 personas
- 49
Recoger objetos perdidos
- 50
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 51
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 70
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Jarrascant. 4
- Termoscant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Portátil
- Atril para partiturascant. 2
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Baterías de repuestocant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 6
- Guirnaldas ligerascant. 8
- Atriles para programascant. 4
- Pancartas con nombrescant. 60
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y abre las inscripciones con varias semanas de margen. Cierra el formulario al menos 3 días antes para conocer el número final de asistentes y sus preferencias dietéticas.
- Registra el programa musical antes de reunir los archivos de música. Prueba la playlist, el portátil, la mesa de mezclas, los altavoces y los micrófonos con al menos 2 horas de margen.
- Haz la distribución de la sala antes del montaje: deja pasillos de aproximadamente 1 metro y separa la mesa de registro del buffet para que las llegadas no bloqueen la comida.
- Compra y enfría las bebidas el día anterior cuando sea posible. Prepara los aperitivos y las etiquetas de alérgenos unas horas antes, usando bandejas y utensilios separados si hay dietas especiales.
- Carga las baterías y prepara regletas, enrollacables y baterías de repuesto antes de empezar. Imprime el programa y los carteles con antelación, y deja linternas disponibles por si falla la iluminación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de música?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y organizar las inscripciones. La lista final de asistentes y las preferencias dietéticas deberían estar cerradas al menos 3 días antes.
- ¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba la playlist, los niveles de sonido, los micrófonos, los cables, las regletas y las baterías de repuesto.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una noche de música?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 bebida por persona por cada hora adicional. Añade opciones sin alcohol y enfría una parte el día anterior para no depender del hielo de última hora.
- ¿Cuándo preparo la comida y las etiquetas de alérgenos?
- Prepara los aperitivos entre 2 y 3 horas antes de empezar y coloca las etiquetas justo después de montar la mesa de buffet. Revisa las inscripciones cerradas para confirmar cada restricción dietética antes de servir.
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